Effizienter digital arbeiten – 4 wichtige Tipps

Viele mittelständische Unternehmen leiden in diesen Tagen unter einem enorm hohen Verwaltungsaufwand. Dieser nimmt nicht nur einen wesentlichen Teil der Arbeitszeit in Anspruch, sondern wirkt sich darüber hinaus negativ auf die Gewinne aus. Wir werfen einen Blick auf fünf zentrale Tipps, welche die Gelegenheit bieten, dieser Falle zu entkommen und effizienter zu arbeiten.

Auf digitale Strukturen setzen

Viele mittelständische Unternehmen, die vielleicht bereits seit Jahren oder Jahrzehnten in ihrer Branche aktiv sind, verfügen über analoge Strukturen. Die meisten Formulare existieren nur in Papierform und müssen aus diesem Grund in Aktenordnern verwaltet werden. Werden nach und nach digitale Strukturen für diese Dinge erstellt, so lässt sich im Laufe der Zeit nebenbei ein digitales Archiv aufbauen. Hierbei handelt es sich um einen gelungenen Weg, um einerseits mehr räumliche Freiheit zu schaffen. Die Platzersparnis kann ein wichtiger Grund sein, sich für diesen Schritt zu entscheiden. Andererseits ist von nun an ein stets komfortabler Zugriff auf alle Daten direkt am eigenen Computer möglich. Langfristig liegt in den digitalen Strukturen aus diesem Grund ein großer Mehrwert.

Verwaltungsprozesse optimieren

Der Prozess der Digitalisierung muss nicht nur Unterlagen erfassen. Darüber hinaus bietet sich die Möglichkeit, bei Verwaltungsprozessen anzusetzen und diese zu automatisieren. Die beginnt bereits mit der Umgestaltung alter Tabellen, die einst für die Lohnabrechnung gedacht waren. Von der Buchhaltung über die Lageverwaltung bis hin zum Verkauf unterstützt ERP-Software diesen Prozess. So lassen sich die Ressourcen des Unternehmens unter dem Strich effizienter einsetzen, um damit wirtschaftliche Vorteile zu schaffen. Weitere Informationen zu den aktuellen Chancen und Möglichkeiten der ERP-Systeme finden Sie auch unter lexbizz.de.

Die Chancen der Cloud nutzen

Alle Beteiligten in einem Unternehmen wünschen sich die Möglichkeit, über eine reibungslose interne Kommunikation zu verfügen. Dafür ist es von großer Bedeutung, dass jeder stets auf die Daten und Dateien zugreifen kann, die im persönlichen Fall von besonders großer Bedeutung sind. Während die Nutzung klassischer Datenträger hier häufig ein Hindernis darstellt, umgeht die Cloud die gängigen Grenzen. Von nun an sind alle Daten sofort dort verfügbar, wo sie aktuell gebraucht werden. Durch die stetige Verbesserung der IT-Sicherheit in den vergangenen Jahren erhalten zudem nur Personen Zugriff, die über die entsprechende Berechtigung verfügen. So bietet die Cloud am Ende die Möglichkeit, sich als Unternehmer ganz und gar auf das operative Geschäft zu konzentrieren und dort die persönliche Priorität zu setzen.

Stets schrittweise optimieren

So groß die Chancen sind, welche mit diesen digitalen Verbesserungen in Verbindung stehen, so wichtig bleibt es, sich schrittweise heranzutasten. Viele Mittelständler, welche die Zeichen der Zeit in den vergangenen Jahren übersehen haben, neigen dazu, den fehlenden Entwicklungsschritt in allzu kurzer Zeit auszugleichen. Damit ist das Risiko verbunden, gut funktionierende bestehende Strukturen, die keiner Veränderung bedurft hätten, ebenfalls zu wandeln. So besteht die Gefahr, in blinden Aktionismus zu verfallen, der die Zahlen des Unternehmens zumindest kurzfristig nicht positiv beeinflussen kann. Ratsam wäre es stattdessen, einen genauen Blick auf das individuelle Potenzial im eigenen Fall zu werfen. Daran sollte sich zeigen, wo Eingriffe besonders sinnvoll sind und wo sich womöglich die Chance bietet, bekannte Probleme zu lösen, welche den Geschäftsprozess bereits seit längerer Zeit behinderten.