Ein Büroumzug ist nicht leicht, bietet aber tolle Chancen

Viele Menschen wagen heute den Schritt in die Selbstständigkeit, um persönliche Vorstellungen beruflich zu verwirklichen. Statistisch gesehen, handelt es dabei sowohl um jüngere als auch um ältere Menschen, die ihre eigenen Ideen umsetzen und vermarkten möchten, zum Beispiel mit einem eigenen Start-Up-Unternehmen. So stehen in letzter Zeit beispielsweise viele junge Unternehmer im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit, die ihre eigenen Apps entwickeln und schließlich erfolgreich an den Markt bringen können. Diese erfolgreichen Beispiele sorgen dafür, dass auch andere den Mut zu einer Unternehmensgründung aufbringen.

Die eigenen vier Wände als Start in die Selbstständigkeit

Dabei beginnen die meisten Selbstständigen ihre Tätigkeit von Zuhause aus. Dies ist nicht nur aus Bequemlichkeit empfehlenswert, sondern erscheint auch aus Kostengründen sinnvoll. Sobald sich das eigene Unternehmen jedoch als finanziell gewinnbringend herausstellt, wünschen sich viele Selbstständige ein externes Büro. Dafür sprechen unterschiedliche Faktoren: Zunächst erleichtert ein solcher Umzug die Trennung zwischen privatem und beruflichem Leben. An dieser Stelle sei die sogenannte Work-Life-Balance erwähnt, die ohne externes Büro schnell in ein Ungleichgewicht gerät, da es für viele Menschen mit einem Heimbüro auf die Dauer schwierig ist, auch mal abzuschalten. Die Versuchung auch in der Freizeit nur mal schnell einen Abstecher ins Arbeitszimmer zu machen oder die ein oder anderen geschäftlichen Anrufe zu tätigen ist einfach zu groß. Darüber hinaus macht  das geplante Einstellen von Mitarbeitern diesen Schritt oft notwendig, denn diese lassen sich kaum am heimischen Wohnzimmertisch zufriedenstellend unterbringen, sondern benötigen eigene, qualifizierte Arbeitsplätze. Das stärkste Argument für ein externes Büro ist vermutlich die Optimierung des Kundenkontakts, denn in einem offiziellen Umfeld lassen sich deutlich besser Kunden empfangen: Der erste Eindruck zählt und wer als seriöser und vertrauenswürdiger Unternehmer wahrgenommen werden möchte, sollte seine Meetings besser in einem offiziellen Umfeld abhalten.

Planung für ein neues Büro

Diese Überlegungen führen an einem gewissen Punkt zu dem Entschluss, sich ein eigenes Büro zu mieten oder sich gemeinsam mit anderen Gründern in ein Großraumbüro einzumieten. An dieser Stelle steht man allerdings direkt vor einer neuen Herausforderung, denn ein Büroumzug ist stellt einige Anforderungen: Es müssen wertvolle Möbel, zahlreiche Akten mit vertraulichen Kundendaten und teure, technische Geräte sicher transportiert werden. Eine genaue Planung und Organisation ist wichtig, um einen geregelten Ablauf zu gewährleisten und die eigene Büroausstattung oder den geplanten Eröffnungstermin nicht zu gefährden. Dabei gibt es einige Punkte, die man bedenken muss:

Zum Beispiel sollte man Kunden und Geschäftspartner rechtzeitig darauf aufmerksam machen, dass man zukünftig unter einer andere Adresse und Telefonnummer zu erreichen ist. Dazu eignet sich ein Verweis auf der eigenen Homepage oder eine Ergänzung in der E-Mail-Signatur. Darüber hinaus müssen auch  Versicherungen, Verbände, die Gewerkschaft, die Bank und die Krankenkasse informiert werden.

Es ist ratsam bereits einige Tage vor dem Umzugstermin damit zu beginnen sein Inventar sicher und – ganz wichtig – stapelbar zu verpacken. Denn niemand möchte, dass einem der Karton mit dem teuren Laserdrucker plötzlich aus der Hand fällt oder unter anderen Kartons begraben wird. Online findet man geeignete Umzugskartons, denn diese sind in verschiedenen Größen erhältlich, leicht zu kombinieren und weisen Verstärkungen am Greifloch und Klappsteg auf. Die stabile Pappe ist außerdem recyclingfähig, was im Sinne der Nachhaltigkeit für jeden Unternehmer interessant sein sollte. Dort gibt es übrigens auch Bücherkartons, die sich hervorragend eignen, um darin Geschäftsakten zu verstauen. Ganz wichtig ist es, daran zu denken, die gepackten Kartons am Ende auch zu beschriften, damit am Tag des Umzugs kein Chaos entsteht und wichtige Arbeitsutensilien nicht verloren gehen.

Hilfreich kann es sein, wenn man sich anhand des Grundrisses des neuen Büros schon detaillierte Vorstellungen zur Einrichtung macht: das hilft, einzuschätzen, welche Büromöbel zukünftig benötigt werden – und womöglich schon besorgt werden könnten – und welche Dinge man möglicherweise vom Heimarbeitsplatz mitnehmen kann.

Außerdem ist es wichtig den zeitlichen Rahmen im Blick zu behalten, der Umzug sollte möglichst schnell von statten gehen, damit ohne größere Verzögerungen im neuen Büro weitergearbeitet werden kann. Darüber hinaus lohnt es sich die umsatzstarken Phasen nicht mit einem Umzug zu gefährden, sondern diesen durchzuführen, wenn erfahrungsgemäß mit weniger Kundenanfragen und/oder Bestellungen zu rechnen ist.

Auch, wenn der Umzug in ein neues Büro zunächst eine Menge anstrengender Planung bedeutet und einen gewissen Arbeitsaufwand nötig ist, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, zahlt sich dieser Schritt im Nachhinein meist durch ein bessere Arbeitsklima und ein professionelleres Arbeitsumfeld aus. Denn gerade der Schritt vom Home-Office in ein externes Büro erfordert zunächst eine gewisse Überwindung, stellt aber ab einer gewissen Unternehmensgröße den nächsten notwendigen Schritt dar.