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Eine Verfahrensdokumentation?wie sie im Buche steht? ? mit Opti.Tax

Schon seit Jahren unterstützt das auf den Mittelstand spezialisierte Beratungsunternehmen Ecovis seine Mandanten bei der Erstellung von Verfahrensdokumentationen. Diese sind bei Betriebsprüfungen Pflicht. Nun hat Ecovis das passende Programm gefunden, um die Dokumentation effizient zu erstellen: die Software Opti.Tax von hsp.

Für das Beratungsunternehmen Ecovis, das in über 100 Kanzleien in Deutschland mittelständische Unternehmen, inhabergeführte Betriebe und Freiberufler betreut, liegen die Vorteile der Software Opti.Tax klar auf der Hand: Um alle Daten für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation zu erheben, bietet sie einzelne Module und den Interviewmodus. So können Berater und Mandanten arbeitsteilig zusammenarbeiten, Aufgaben klar definieren und sie an Mitarbeiter delegieren. Zusätzlich bietet die Software Schnittstellen in das Produktivsystem von Ecovis und auch in die hauseigene Serviceplattform für Mandanten: Ecovis Online.

Im Gegensatz zu klassischen Textverarbeitungsprogrammen gewährleistet Opti.Tax die Vollständigkeit der Daten und stellt diese übersichtlich und nachvollziehbar in einer Gesamtdokumentation dar. ?Am Ende hat der Mandant eine Verfahrensdokumentation wie sie im Buche steht?, sagt Christoph Zehme, Vorstand der ECOVIS Europe AG und Verantwortlicher für IT-Themen.

Mit Hilfe der Versionierung, die die Software zusätzlich bietet, können die bestehenden Daten in den Folgejahren optimiert werden. So lässt sich über die Zeit eine hervorragende Dokumentation der Prozesse und Verfahren erstellen. Mit einer solchen Verfahrensdokumentation erfüllen Unternehmen dann nicht nur ihre Pflicht bei der Betriebsprüfung, sondern sie gewinnen auch mit dem gebündelten Wissen über alle Daten, Prozesse und Verfahren einen Mehrwert für das eigene Kontrollsystem. Unternehmen können so bestehende Arbeitsweisen und Abläufe für alle Beteiligten sichtbar machen und mit Unterstützung von Ecovis optimieren.

Wie wichtig eine umfassende Verfahrensdokumentation ist, wird sich vor allem in den kommenden ein bis zwei Jahren zeigen, ist Christoph Zehme überzeugt. Während der Corona-Pandemie mussten die Unternehmerinnen und Unternehmer viele Prozesse anpassen, zum Beispiel den Mehrwertsteuersatz gleich zweimal ändern. Sind diese Änderungen nicht sauber dokumentiert, gibt es möglicherweise Kenntnislücken bei den Mitarbeitern ? und Ärger bei der nächsten Betriebsprüfung.

Das Hamburger Software-Unternehmen hsp existiert bereits seit 1991. Zu Beginn war die hsp Handels-Software-Partner GmbH auf ERP-Software spezialisiert, namentlich auf die Comet-Programme von Nixdorf. In der Folge begleitete das junge Unternehmen unter anderem die Umstellung der Postleitzahlen Anfang der 1990er.

Seit dem Jahr 2001 entwickelt die hsp die Compliance Suite Opti.X. Der Vertrieb erfolgt über ein stetig wachsendes Netzwerk an OEM-Partnern. Mittlerweile bietet die flexible wie universale Taxonomie-Software Opti.Tax eine Fülle an Modulen und Funktionen: E-Bilanz, Offenlegung beim Bundesanzeiger, Jahresabschluss-Erstellung, Dokumentation nach GoBD und DSGVO, DiFin, Tax Compliance Management System (TCMS) u.v.m. 2020 wurde die umfassende Service-Plattform hsp Community gestartet, wo Unternehmen, Kunden und Partner gemeinsam neue Lösungen entwickeln.

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