Erfolgsstory: J.C.C. Bruns verarbeitet Rechnungen ab sofort papierlos in SAP®

Mit Hilfe der Consult-SK GmbH hat die zentrale Buchhaltung des Medienhauses J.C.C. Bruns ihre Rechnungsprozesse erfolgreich ins digitale Zeitalter überführt. Innerhalb weniger Monate wurden Abläufe und Strukturen analysiert, Prozesse verbessert und eine entsprechende SAP-Softwarelösung installiert.

?Innerhalb von drei Monaten muss alles laufen?, lautet die Devise des Geschäftsführers der Consult-SK GmbH, Stephan Kaup. Dies wird unter anderem dadurch möglich, dass statt dem Verfassen langwieriger und theoretischer Soll-Ist-Konzepte, direkt zu Projektbeginn bereits auf einem Testsystem mit realen Daten gearbeitet wird.  Oft ist die Herausforderung in Kundenprojekten jedoch weniger technologischer Natur, als vielmehr eine Frage der Prozessgestaltung.

Bis das neue, digitale System in der Unternehmensgruppe J.C.C. Bruns startklar war, gab es für die Mitarbeiter in der Buchhaltung viel zu tun. Eingangsrechnungen erhielt die Buchhaltung noch gedruckt auf Papier. Die Mitarbeiter mussten diese Eingangsrechnungen manuell erfassen, mit einem Stempel versehen und zur Freigabe an unterschiedliche Stellen weiterleiten. Gerät das Papier in die richtigen Hände und wird freigegeben, kann gebucht zu werden. ?Mitunter hatten wir keinen Überblick darüber, wo sich welche Rechnung in welchem Status gerade befindet?, erinnert sich Jutta Lacour, kaufmännische Leiterin bei J.C.C. Bruns.

Zum Projektstart mussten daher Abläufe und Strukturen hinterfragt, Zuständigkeiten und Befugnisse neu festgelegt werden. Trotzdem, betont Jutta Lacour, hätte das Team der neuen Software von Anfang an aufgeschlossen gegenübergestanden. Stephan Kaup ergänzt: ?Egal, ob Konzern oder Mittelständler: Die Herausforderung ist der Mensch, nicht die Technik?. Daher sollten die zukünftigen Anwender frühzeitig in ein Softwareprojekt involviert werden. ?Consult-SK versteht sich während des gesamten Projektes als Teil des Teams?, unterstreicht er. ?Als Externer in ein Unternehmen zu kommen, eine IT-Lösung zu verkaufen und anschließend wieder vom Hof zu fahren, entspricht nicht unserer Philosophie?, so Kaup. Der Service von Consult-SK beinhalte deshalb auch, dass ein Mitarbeiter in der Eingewöhnungsphase nach dem Projektstart einmal wöchentlich im Unternehmen ist. ?Dass wir bei Startschwierigkeiten oder ?Kinderkrankheiten?, die sich leider nicht immer vermeiden lassen, jederzeit telefonisch oder persönlich erreichbar sind, versteht sich von selbst?, führt der Geschäftsführer weiter aus.

Frau Jutta Lacour, wie auch Stephan Kaup, sprechen den Lieferanten der Unternehmensgruppe J.C.C. Bruns ein großes Lob aus. Diese wurden vorab darüber informiert, dass Rechnungen künftig per E-Mail gestellt werden sollen. ?Nach nur zweieinhalb Monaten haben etwa 95 Prozent unserer Lieferanten auf digitale Rechnungen umgestellt?, berichtet Jutta Lacour. Alle Beteiligten sind stolz auf den erfolgreichen Projektabschluss. 

Anti-Tipps für die Software-Einführung finden Sie in unserer Infografik ;). 

Die Consult-SK GmbH (CSK) mit Sitz in Minden ist seit 2013 deutschland- und europaweit als SAP® Prozessberatung für namhafte Einzelhandelsunternehmen tätig. Zu den Leistungen und Kompetenzen des Unternehmens zählen kundenspezifische Anpassungen von SAP® Addons, die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in den Bereichen Purchase2Pay und Order2Cash sowie die Entwicklung eigener SAP® Softwarelösungen. Getreu dem Motto ?Prozesse. Einfach. Besser.? steht während eines agilen Veränderungsprozesses neben der IT gleichermaßen der Anwender im Fokus. Ziel der Consult-SK GmbH (CSK) ist es, Verbesserungspotenziale zu erkennen und ein Business-/IT-Design zu entwickeln, das eine transparente sowie effiziente Arbeitsweise ermöglicht.

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