Ergobaby arbeitet mit automatisierter Archivierung, während Endnutzer:innen wie gewohnt auf ihre Dateien zugreifen

Ergobaby hat seinen zusätzlichen SharePoint-Online-Speicher mit der Archivierungslösung ShArc um 61 Prozent reduziert. Bereits innerhalb der ersten zwei Wochen in denen das Tool im Einsatz war, lagerte das Unternehmen 6 TB Daten aus. Manuelle Archivierungs-Workflows und IT-Tickets für das Wiederherstellen von Dateien gehören damit der Vergangenheit an.

Über Ergobaby

Ergobaby ist ein global tätiger Hersteller moderner, ergonomischer Babytragen. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Los Angeles und verkauft in über 50 Ländern seine hochwertigen Produkte. SharePoint Online ist die zentrale Ablage für Marketing-Assets wie Videos, Bilder, Präsentationen und Produktmaterialien.

Wachsende Speicherkosten nach der SharePoint-Migration

Um Kosten zu sparen, hatte Ergobaby seine Daten über mehrere Jahre von einem Drittanbieter-Dienst nach SharePoint Online verlagert. SharePoint wurde so zur Heimat für alles: Kampagnen, Produktfotografie, Videos, Präsentationen und Dateien, die niemand mehr nutzte, aber auch niemand löschen wollte. Die Lizenzen umfassten 3 TB. Zusätzlich musste Ergobaby 9 TB Speicher hinzukaufen. Die Speicherkosten erreichten rund 21.000 US-Dollar pro Jahr.

Die Archivierung lief manuell. Die IT taggte Dateien, identifizierte kalte Daten, kopierte sie in den Azure Blob Storage und löschte sie anschließend aus SharePoint. Brauchte ein:e Anwender:in eine archivierte Datei, war ein IT-Ticket nötig.

Die Lösung: automatisierte Archivierung, Wiederherstellung mit nur einem Klick

Ergobaby hatte die Entwicklung ShArcs bereits seit der Produktankündigung verfolgt. Das Konzept fand sofort Anklang: Es erinnerte Ergobaby an ein anderes Tool, das E-Mail-Anhänge durch kleine Verweise ersetzte. Die echten Anhänge wurden unterdessen auf einer deutlich kostengünstigeren Speicherlösung gespeichert. Als das Unternehmen sah, dass ShArc dieselbe Logik auf SharePoint anwandte, wurde klar, dass dies genau die richtige Lösung zur automatisierten Archivierung war. 

ShArc ersetzt heute inaktive Dateien in SharePoint durch leichtgewichtige .sharc-Stub-Dateien. Die Originaldaten wandern in den Azure Blob Storage innerhalb des eigenen Azure-Tenants von Ergobaby. Klickt ein:e Anwender:in in SharePoint, Teams oder OneDrive auf eine Datei, lädt ShArc sie aus Azure zurück und stellt sie in Sekunden bereit. Möglich ist das durch den One-Click Restore.  

Über das Policy-Management definiert die IT automatisierte Archivierungsregeln, basierend auf Dateigröße, Alter und Typ. Berechtigungen bleiben durch die Entra-ID-Integration vollständig erhalten. Auch Metadaten bleiben über den gesamten Zyklus bestehen. Einrichtung und Onboarding dauerten rund zwei Stunden.

„Für den Benutzer ist der Vorgang völlig nahtlos, genau wie wir es uns erhofft hatten. Keine Beschwerden, keine Supportanfragen – es funktioniert einfach“, erklärt Ken Hayes, Senior Director IT bei Ergobaby. 

Ergobaby investiert die zuvor für manuelle Archivierung gebundene Zeit nun in andere Projekte. Das eingesparte Budget steht ebenfalls für neue Vorhaben bereit.

Über ShArc

ShArc ist eine Archivierungslösung für Microsoft 365. ShArc verlagert kalte Daten aus SharePoint Online in den Azure Blob Storage des eigenen Tenants und ersetzt sie durch Stub-Dateien. Endnutzer:innen stellen archivierte Inhalte per Klick wieder her, ohne IT-Beteiligung. Berechtigungen und Metadaten bleiben durchgängig erhalten.

Mehr über ShArc erfahren Sie online auf layer2-sharc.com 

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