Für welche Workflow-Management-Software sollte man sich entscheiden?

Was ist ein Workflow?

Vereinfacht ausgedrückt ist der Workflow nichts anderes als eine Art und Weise, die Arbeit eines Teams von Menschen innerhalb eines bestimmten Prozesses zu organisieren und den Fluss von Aufgaben und Aktivitäten im Zusammenhang mit seiner Ausführung zu planen. Es ist ein sehr weit gefasster Begriff, der sich sowohl auf die Methoden der Arbeitsorganisation in einem Unternehmen, als auch auf digitale Prozesse und IT-Systeme beziehen kann, die deren Betrieb steuern. Durch die Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen soll der Fluss von Aufgaben, Informationen und Dokumenten innerhalb der Organisation rationalisiert und beschleunigt werden. Dies verbessert signifikant die Ausführung von Prozessen im Unternehmen und die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten. Sie können einfach und schnell Wissen und Dateien austauschen und haben die Gewissheit, dass sie die richtigen Aufgaben gemäß den richtigen Verfahren und Geschäftsszenarien ausführen. Immer mehr Unternehmen und Organisationen gehen zu diesem Ansatz beim Workflow-Management über und setzen damit einige der wichtigsten und geschäftsfördernden Grundsätze der digitalen Transformation in die Praxis um. Natürlich ist dieses Verständnis des Begriffs Workflow auch untrennbar mit spezialisierter Software für das Workflow-Management verbunden, sowie einer reichhaltigen und sich dynamisch entwickelnden Methodik für die Implementierung von Tools zur Digitalisierung und Automatisierung des Workflows. Die Implementierung oder Weiterentwicklung des Einsatzes eines Workflow-Management-Systems in einer Organisation steht ganz oben auf der Prioritätenliste vieler CIOs und IT-Leiter, deren Aufgabe es immer häufiger ist, das Geschäft und die Umsetzung des sogenannten papierlosen Büros proaktiv zu unterstützen. Daher lohnt es sich, das Thema strategisch anzugehen und das Potenzial zu maximieren, nicht nur in Bezug auf die Technologie, sondern auch in Bezug auf das Geschäft.

Workflow-Management-Software und ihre Aufgaben

Das Workflow-System ist eine Software, deren Hauptaufgabe es ist, die Arbeit des Teams zu unterstützen. Aus diesem Grund sollte es in jedem Unternehmen zu finden sein, welches seine Aufgaben schnell, effizient und effektiv erledigen will. Ein unschätzbarer Vorteil der Implementierung der Workflow-Management-Software ist die Automatisierung, Optimierung und Organisation des gesamten Flusses von Aufgaben, Informationen, Dokumenten und Verantwortlichkeiten zwischen allen an der Ausführung eines bestimmten Prozesses beteiligten Personen. Bei der Implementierung des Systems muss jedoch darauf geachtet werden, dass nicht „das Chaos digitalisiert“ wird. Nur eine richtig implementierte Prozessautomatisierung mit dem Einsatz geeigneter technologischer Tools ermöglicht es einem Unternehmen, die Qualität seiner Abläufe und Dienstleistungen schnell und effektiv zu verbessern und seine Wettbewerbsfähigkeit in der Branche systematisch zu steigern.

Es gibt zahlreiche Vorteile, die mit der Implementierung eines Workflow-Management-Systems verbunden sind. Die Workflow-Management-Software ist nicht nur ein Tool, mit dem Sie einen reibungslosen und effizienten Arbeitsablauf organisieren können. Die besten Workflow-Systeme bieten darüber hinaus viele weitere Funktionen und Möglichkeiten. Der Funktionsumfang umfasst fortschrittliche Tools zur Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen sowie den Bereich der Verwaltung von Unternehmensunterlagen und deren Umlauf. Durch die Automatisierung des Umlaufs von Aufgaben, Dokumenten und Informationen zwischen allen an der Ausführung eines bestimmten Prozesses beteiligten Personen werden die Prozesse zuverlässiger, schneller und effektiver durchgeführt, da das System in der Praxis seine Teilnehmer „an der Hand“ führt. Alle Tätigkeiten werden daher in der richtigen Reihenfolge von Personen ausgeführt, die ihnen gemäß den Prozeduren zugewiesen sind, mit entsprechenden Verantwortlichkeiten und Berechtigungen.

In welche Workflow-Management-Software sollte man investieren?

Es gibt eine ganze Reihe von Workflow-Management-Systemen auf dem Markt. Um den maximalen Nutzen aus der Implementierung eines dieser Systeme zu ziehen, lohnt es sich, sich für den Kauf einer bewährten und modernen Software zu entscheiden, mit der Sie mehrere Geschäftsziele gleichzeitig verfolgen können. Solche Möglichkeiten bieten innovative Low-Code-Plattformen der Klasse BPMS (Business Process Management System), die eine schnelle Entwicklung der sog. Geschäftsanwendungen ohne Kodierung oder mit ihrem minimalen Einsatz ermöglichen. Sie sind äußerst effizient und effektiv bei der Erfüllung der Anforderungen von Unternehmen an die Digitalisierung und Automatisierung des Workflows. Low-Code-Plattformen ermöglichen es, die Annahmen der digitalen Transformationsstrategie eines Unternehmens erfolgreich umzusetzen – durch Evolution und Quick Wins, was ein sehr guter strategischer Ansatz in der Ära der allgegenwärtigen Digitalisierung, aber auch der enormen Dynamik der Veränderungen in der Umwelt und der Erwartungen der Verbraucher ist.

Die mit der Low-Code-Plattform entwickelten Geschäftsanwendungen sind für die Aufgabenzuweisung zuständig, was die Abwicklung von Prozessen (z.B. Freigabe), Daten- und Informationsrouting zwischen Mitarbeitern, Unternehmensabteilungen und IT-Systemen deutlich verbessert.

Low-Code-Plattformen wurden speziell für jene Unternehmen und Organisationen vorbereitet, die besonders daran interessiert sind, in der Ära der digitalen Transformation, der allgegenwärtigen Digitalisierung und der Einführung von Remote Working in großem Umfang eine hohe Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten oder zu erreichen. Solche Lösungen ermöglichen es, hochfunktionale, perfekt auf die Unternehmenstools (Geschäftsanwendungen) zugeschnittene Anwendungen zu entwickeln, ohne auf spezielle Entwicklerteams angewiesen zu sein. Ein wichtiger Vorteil der besten Low-Code-Plattformen ist auch die Möglichkeit, schnell und effizient Änderungen und Modifikationen einzuführen, die dem Tempo der Geschäftsentwicklung folgen und die Funktionalität bereits bestehender Workflows und Dokumente an die sich entwickelnden Anforderungen des Unternehmens anpassen.