Gira automatisiert Auftragserfassung mit Retarus Intelligent Document Processing

Der Gebäudetechnikspezialist Gira automatisiert die Erfassung von Auftragsbestätigungen mit Intelligent Document Processing (IDP) und dem Cloud EDI Gateway von Retarus. Die KI-gestützte Lösung erreicht auf Feldebene bereits einen Automatisierungsgrad von deutlich über 95 Prozent und überträgt die erfassten Daten direkt ins SAP-System. Der Technologiemittelständler aus Radevormwald entlastet das Personal so von der manuellen Datenerfassung.

Gira produziert intelligente Systemlösungen für die elektro-mechanische und vernetzte digitale Gebäudesteuerung. Die Gira-Gruppe erwirtschaftet mit rund 1.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern etwa 370 Millionen Euro Umsatz (2024). Bisher erfasste das Unternehmen eingehende Auftragsbestätigungen für die eigene Materialbeschaffung mit hohem manuellem Aufwand im SAP-System. Der Prozess ist zeitkritisch: Der Wareneingang kann ankommende Lieferungen grundsätzlich nur dann einbuchen, wenn die entsprechende Auftragsbestätigung bereits in SAP angelegt ist. Verzögerungen können die gesamte Lieferkette beeinträchtigen.

Für die Suche nach einer passenden Lösung erstellte Gira ein Pflichtenheft mit 25 gewichteten Kriterien, die IT und Fachabteilungen gemeinsam definierten. Im anschließenden Auswahlprozess setzte sich Retarus aus einer Shortlist mit fünf Anbietern durch. Ausschlaggebend war die KI-gestützte IDP-Lösung, deren Intelligenz über reine Texterkennung (OCR) deutlich hinausgeht. Darüber hinaus überzeugte Retarus mit seiner langjährigen EDI-Expertise und dem damit verbundenen tiefgehenden Prozessverständnis.

Hohe Benutzerfreundlichkeit des IDP-Portals

Acht Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Gira arbeiten mit dem IDP-Portal. Alle verfügen über einen separaten Arbeitsvorrat und eine eigene Confidence-Parametrisierung. Bei Bedarf greifen sie als „Human in the Loop“ ein und korrigieren Daten, bevor diese via Retarus EDI automatisiert ins SAP-System übertragen werden. Das System wurde mit typischen Auftragsbestätigungen trainiert und analysiert eingehende Dokumente automatisch. Es erkennt relevante Bestellinformationen und extrahiert diese unabhängig von Layout und Format strukturiert.

„Die Usability ist hervorragend. Alles ist übersichtlich gestaltet und lässt sich intuitiv bedienen. Das hilft uns im Alltag sehr“, sagt Dinah Henseler, Mitarbeiterin Materialbeschaffung und IDP-Projektleiterin bei Gira. „Gleichzeitig hat sich die manuelle Verarbeitungszeit deutlich verkürzt. Die gewonnene Zeit können wir nun effizienter nutzen und verstärkt für Tätigkeiten einsetzen, die sich nicht automatisieren lassen.“

Europäische KI-Technologie von Mistral als Fundament

Retarus IDP basiert auf einem modernen Open-Source-Sprachmodell des französischen Anbieters Mistral. Retarus hat sich bewusst für diese europäische Lösung entschieden und betreibt das für IDP angepasste KI-Modell vollständig DSGVO-konform in seinen europäischen Rechenzentren. Die Architektur ermöglicht Funktionen wie Instant Learning und Sub-Line-Item-Splitting, die den Automatisierungsgrad künftig noch weiter steigern.

Über Gira

Die Gira Giersiepen GmbH & Co. KG (www.gira.de) mit Sitz in Radevormwald zählt zu den führenden Komplettanbietern intelligenter Systemlösungen für die elektro-mechanische und vernetzte digitale Gebäudesteuerung. Mit seinen zahlreichen Entwicklungen prägt und beeinflusst das Familienunternehmen seit seiner Gründung im Sommer 1905 die Welt der Elektroinstallation und Gebäudesteuerung. Der zukunftsträchtigen Entwicklung zu intelligent vernetzten Smartbuilding-Systemen und zur Digitalisierung von Gebäuden hat Gira als Smartbuilding-Pionier der ersten Stunde mit vielfältigen Innovationen wie etwa dem Gira HomeServer von Beginn an maßgebliche Impulse gegeben. Dabei stehen Gira Produkte und Lösungen für deutsche Ingenieurskunst, für Qualität „Made in Germany“, für nachhaltige Prozesse bei ihrer Herstellung und einen möglichst umwelt- und ressourcenschonenden Betrieb, für Perfektion in Form und Funktion – vor allem aber dafür, dass sie den Menschen das Leben ein Stück einfacher, komfortabler und sicherer machen. Nicht umsonst finden Schalter, Steuerungs-, Kommunikations- und Sicherheitssysteme von Gira heute in rund 40 Ländern Anwendung, etwa in der Hamburger Elbphilharmonie, im Olympia-Stadion in Kiew, im Stephansdom in Wien und im Banyan Tree Hotel in Shanghai. Zur Gira Gruppe gehören darüber hinaus die Tochtergesellschaft Stettler Kunststofftechnik in Burgwindheim und das britische Unternehmen Wandsworth in Woking sowie die Beteiligungen am Elektronikspezialisten Insta in Lüdenscheid und am Softwareunternehmen ISE in Oldenburg. Zusammen erwirtschaften damit ca. 1.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen Jahresumsatz von 370 Millionen Euro (2024).

Retarus ist ein globaler Anbieter von APIs, Gateways und Applikationen für Messaging, E-Mail Management und den Austausch strukturierter Daten für Geschäftsprozesse. Mit top Performance, Sicherheit und Datenschutz, bereitgestellt in weltweit verteilten, selbst betriebenen Rechenzentren. Mit Hauptsitz in München wurde Retarus 1992 gegründet, ist inhabergeführt und stolz auf seine Innovationskraft. Das Unternehmen beschäftigt rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 19 Niederlassungen auf vier Kontinenten. Retarus-Dienste werden von den führenden Unternehmen der Welt eingesetzt. Der Vertrieb erfolgt direkt und in enger Zusammenarbeit mit ausgewählten Partnern. Analysten bestätigen laufend die hervorragende Qualität und Verlässlichkeit von Retarus. Mehr Informationen: www.retarus.com