GWS glänzt mit der 200. Installation ihrer Archivlösung s.dok

(Gescher, 02.06.2010) Die GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH aus Münster hat die 200. Installation seiner Dokumentenmanagementlösung s.dok durchgeführt. Mit diesem System können Unternehmen Geschäftsprozesse für eine effiziente Bearbeitung digital und transparent abbilden. s.dok basiert auf der ECM-Lösung d.3 der d.velop AG und bietet eine hohe Integrationsfähigkeit mit anderen Business-Applikationen.

Die GWS gehört zur GAD Unternehmensgruppe und hat sich auf die Entwicklung, Betreuung und den Vertrieb von Warenwirtschafts- und Verbundsystemen für Handels- und Dienstleistungsunternehmen spezialisiert. 1992 gegründet, beschäftigt sie heute an ihren vier Standorten über 250 Mitarbeiter. Mit der 200. Kundeninstallation gehört die GWS im Mittelstand zu den führenden Anbietern von Dokumentenmanagementsystemen. „Dieser Erfolg resultiert vor allem aus dem engen Zusammenspiel von bedarfsgerechter Lösung und unserem sehr ausgeprägten Verständnis für die Bedürfnisse der Kunden“, beschreibt GWS-Geschäftsführer Helmut Benefader die Gründe für die hohe Akzeptanz im Markt. Mit dem Dokumentenmanagementsystem auf Basis der d.3-Lösung von d.velop verfüge man über ein Produkt, dass durch sein Leistungsprofil und seine Benutzerfreundlichkeit hervorragend auf die eigenen Zielgruppen zugeschnitten sei.

Die „intelligente Ablage“ s.dok ermöglicht z.B. den schnellen Zugriff auf Belege, Artikeldaten und Geschäftsunterlagen aus allen Abteilungen. Dieses Dokumentenmanagementsystem ersetzt die Papierablage durch ein elektronisches Archiv und ermöglicht eine effiziente Recherche aus der GWS-eigenen und Navision-basierten ERP-Lösung gevis. Sie übergibt alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente vollautomatisch an das s.dok-System. Es ist revisionssicher und erfüllt alle steuerrechtlichen Verwaltungsanweisungen wie etwa GoB/GoBS, AO und GDPdU. Jedes Dokument wird von der Erstellung über die Bearbeitung bis zur aktuellen Fassung in s.dok hinterlegt. Der gesamte Dokumentenlebenszyklus ist auf diese Weise in jeder Version nachvollziehbar.

Durch das integrierte Workflow-Managementsystem können Unternehmen papierbasierte Prozesse mit sog. Digitalen Workflows darstellen. Viele Kunden der GWS setzen dieses Verfahren zur Bearbeitung von Kosten- und Warenrechnungen ein. Im Anschluss werden die Belege automatisch in gevis gebucht und rechtzeitig zur Zahlung freigegeben. Die Vorteile dieses Verfahrens liegen klar auf der Hand: Prozesse werden vereinheitlicht und beschleunigt, der Bearbeitungsstatus ist jederzeit erkennbar und Rechnungen werden in der Skontofrist beglichen.