Harry’s Fliesenmarkt macht dank FibuNet kurzen Prozess im Rechnungseingang

Mit markigen Werbesprüchen und fachlicher Kompetenz hat Fliesenlegermeister Harry Koop seinen Groß- und Einzelhandel Harry’s Fliesenmarkt weithin bekannt gemacht. Das erste Geschäft wurde 1968 in Hamburg-Altona eröffnet. Heute sind es elf Filialen in ganz Norddeutschland mit einem Sortiment aus 1000 verschiedenen Fliesensorten sowie Sanitärartikeln und Teppichen, die vom Mutterhaus Aug. Höhne Söhne (GmbH & Co) KG geführt werden. Harry’s Fliesenmarkt ist auf der Ebene zwischen Baumarktketten und kleinen Fachbetrieben angesiedelt und lockt täglich tausende Kunden an.

Wenn es um die Beschaffung von Fliesen aus allen Ecken der Welt geht, ist Aug. Höhne Söhne immer auf Zack. Im Rechnungswesen galt das noch nicht für jeden Bereich. So war die tägliche Bearbeitung der eingehenden, oft mehrseitigen Rechnungen noch gekennzeichnet von der Erfassung und Bearbeitung von Daten per Hand und einem insgesamt zu schwerfälligen, wenig transparenten Bearbeitungsprozess. „In der Urlaubszeit oder bei Krankheit kam es zu Verzögerungen, weil Rechnungen bei den entsprechenden Sachbearbeitern in der Kreditorenabteilung oder anderen Büros liegen blieben“, schildert die Geschäftsleitung bei Aug. Höhne Söhne, eine im Mittelstand verbreitete Situation. Dass Rechnungen zwecks Abgleich auch noch an die Filialen weitergeleitet werden mussten, barg weitere potentielle Verzögerungen.

Eine FibuNet-Präsentation überzeugte die Unternehmensleitung vom Nutzen der Anschaffung des web-basierten Rechnungseingangsbuches webREB. Den Ausschlag gaben vor allem die Möglichkeit zur automatischen Lieferantenerkennung beim Einlesen von Rechnungen mit Docutec – der Software für die OCR Belegerkennung – sowie der von FibuNet webREB vorgegebene, klar strukturierte Arbeitsablauf bis zur endgültigen Buchung einer Lieferantenrechnung.

Zunächst wurden zwei Nutzer ins papierlose Handling eingearbeitet, zu denen nach drei Monaten drei weitere hinzukommen sollen. In Zukunft werden bis zu 14 Nutzer mit FibuNet webREB arbeiten. Klare Zeitvorteile bringt inzwischen der direkte Zugriff über das Internet auf Rechnungen von jedem FibuNet-Arbeitsplatz. „Wir können jetzt jederzeit nachvollziehen, in welcher Abteilung eine Rechnung noch in Bearbeitung ist“, lobt die Geschäftsleitung. Durch die Standardisierung und Transparenz des Ablaufs und den Zugriff über den Internetbrowser kann die Rechnungsbearbeitung gegebenenfalls auch auf andere Mitarbeiter übertragen werden. Das Resultat ist eine wesentlich kürzere Laufzeit und entsprechend bessere Skontoausnutzung.

„Wir schätzen an FibuNet die Kompetenz, schnelle Anpassungsfähigkeit an gesetzliche Änderungen und die laufenden Bemühungen um Vereinfachung/Verbesserung der Programm-Anwendungen“, so die Geschäftsleitung. „Es ist tatsächlich auch ratsam, von Zeit zu Zeit die diversen FibuNet-Schulungen zu besuchen, da man sonst manche Verbesserungen/Neuerungen aus Unwissenheit nicht nutzt. Wichtig und informativ sind in dem Zusammenhang die Schreiben zu einem neuen Release.“ Auch auf die FibuNet-Hotline, die zu Erklärungen auch noch aktuelle Tipps und Tricks weitergibt, möchte Aug. Höhne Söhne nicht mehr verzichten.

Standortunabhängiger Zugriff und gesteuerter Ablauf
Das komplett web-basierende Rechnungseingangsbuch FibuNet webREB ist über einen Standardbrowser auch für Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen und Standorte leicht und intuitiv bedienbar. Es bietet die Bearbeitung und Beauskunftung von Rechnungsbelegen rund um die Uhr, unabhängig vom Standort. Möglich wird dies durch eine frühzeitige digitale Archivierung von Belegen und einen konfigurierbaren Workflow. Zur eigentlichen Buchung werden die Datensätze des Rechnungseingangsbuches in die Finanzbuchhaltungs-Maske automatisch übernommen und können dort nach Bedarf korrigiert bzw. ergänzt werden. Berichts- und Warnfunktionen steuern dabei die termingerechte Bearbeitung und Freigabe von Eingangsrechnungen. Mahngebühren und Skontoverluste entfallen ebenso wie zeitraubende Doppelerfassungen.

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