Vertriebsprozesse sind in jedem Unternehmen unterschiedlich – sei es durch branchenspezifische Abläufe, individuelle KPIs oder besondere Anforderungen an die Kundenkommunikation. Microsoft Dynamics 365 Sales bietet dafür die nötige Flexibilität: Von der einfachen Formularanpassung bis hin zur Entwicklung eigener Apps oder automatisierter Workflows lässt sich die Lösung gezielt auf die eigene Organisation zuschneiden.
Doch welche Anpassungen sind möglich? Wie komplex ist ihre Umsetzung? Und welche Rolle spielen Power Apps, Power Automate und das zugrundeliegende Lizenzmodell? Dieser Beitrag gibt praxisnahe Antworten auf genau diese Fragen.
1. Anpassungsmöglichkeiten in Dynamics 365 Sales
Dynamics 365 Sales basiert auf dem Microsoft Dataverse – einer flexiblen Datenplattform, die es erlaubt, Strukturen, Prozesse und Benutzeroberflächen gezielt zu verändern und zu erweitern.
Beispiele für Anpassungen:
Formulare: Felder ein- oder ausblenden, Pflichtfelder definieren, Sektionen anpassen
Ansichten & Dashboards: Eigene Listenansichten mit Filtern und KPIs, rollenbasierte Dashboards
Entitäten: Neue Tabellen und Beziehungen erstellen
Automatisierung: Geschäftsregeln und einfache Workflows für Datenvalidierung oder Benachrichtigungen
Erweiterungen: Plug-ins in C#, Power BI-Einbettung oder Schnittstellen zu Drittsystemen
2. Lead-Prozess individuell gestalten
Ein zentrales Element im Vertriebsalltag ist der Lead-Prozess – von der Erfassung bis zur Qualifizierung und Weiterleitung an den Vertrieb. Auch dieser Prozess lässt sich vollständig anpassen:
Formulare: Felder wie „Leadquelle“, „Branche“ oder „Lead Score“ hinzufügen, anpassen oder als Pflicht definieren
Businessprozessfluss (BPF): Phasen umbenennen, neue Schritte einfügen, Regeln für das Weiterkommen festlegen
Automatisierungen: Leads automatisch Vertriebsteams zuweisen, E-Mail-Benachrichtigungen auslösen, Dubletten erkennen
Validierung & Logik: Warnhinweise bei fehlenden Daten, automatische Statusänderung bei Inaktivität
Konvertierung: Beim Qualifizieren eines Leads kann der Prozess angepasst werden, um automatisch ein Projekt, eine Aufgabe oder eine Opportunity zu erstellen
3. Power Apps: Eigene Anwendungen mit CRM-Daten
Mit Power Apps können Unternehmen auf Basis derselben Datenplattform – dem Dataverse – eigene Business-Anwendungen erstellen. Diese Apps laufen parallel zu Dynamics 365, sind aber vollständig in die Datenstruktur integriert.
Beispiele aus der Praxis:
Eine mobil optimierte App für den Außendienst
Ein Partnerportal zur Lead-Eingabe oder Opportunity-Verwaltung
Eine interne Anwendung zur Steuerung von Rabatten, Aktionen oder Bonussystemen
4. Automatisierungen mit Power Automate
Power Automate hilft, manuelle Aufgaben zu reduzieren und Abläufe effizienter zu gestalten. Es eignet sich besonders für wiederkehrende Prozesse, die auf bestimmten Auslösern basieren.
Typische Szenarien:
Versand einer Benachrichtigung bei Änderung eines Verkaufschancen-Status
Erstellung eines neuen Microsoft Teams-Kanals bei Abschluss eines Deals
Automatisches Anlegen von Aufgaben oder Kalendereinträgen
5. Wie aufwendig sind individuelle Anpassungen?
Der Aufwand für individuelle Anpassungen variiert je nach Art der gewünschten Änderung. Manche Anpassungen lassen sich schnell und ohne tiefere technische Kenntnisse vornehmen, während andere komplexere Eingriffe durch spezialisierte Fachkräfte erfordern. Die folgende Tabelle zeigt, welche Arten von Anpassungen möglich sind, wie hoch deren Komplexität ist und für welche Zielgruppe sie typischerweise geeignet sind:
Formularfelder & Ansichten gelten als einfach umsetzbar und können in der Regel von Key-Usern oder Administratoren selbst vorgenommen werden.
Geschäftsregeln & Workflows sind etwas anspruchsvoller und richten sich eher an Power-User oder Consultants, die mit den Abläufen im System vertraut sind.
Die Erstellung von Power Apps bewegt sich in einem mittleren bis hohen Komplexitätsbereich und setzt meist technisches Verständnis oder Entwicklerkenntnisse voraus.
APIs und Plug-ins stellen die höchste Komplexitätsstufe dar. Sie erfordern fundiertes Entwicklerwissen und werden in der Regel von der IT-Abteilung umgesetzt.
6. Lizenzmodelle und was sie ermöglichen
Die Wahl des passenden Lizenzmodells hat einen direkten Einfluss auf die Möglichkeiten zur Anpassung und Nutzung der Power Platform (Power Apps, Power Automate). Je höherwertig die Lizenz, desto umfangreicher sind in der Regel die Anpassungsoptionen. Die Tabelle bietet eine Übersicht über die gängigen Lizenzmodelle und deren Leistungsumfang:
Die Sales Professional-Lizenz bietet nur eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten. Power Automate kann hier nur in einfacherer Form genutzt werden.
Mit der Sales Enterprise-Lizenz steht der volle Funktionsumfang zur Verfügung. Sie erlaubt umfassende Anpassungen und bietet uneingeschränkten Zugriff auf Power Apps und Power Automate.
Der Power Apps per App Plan erlaubt die Nutzung eigener Anwendungen, auch ohne separate Sales-Lizenz. Damit können sowohl Model-Driven als auch Canvas-Apps erstellt und verwendet werden.
Der Power Automate Plan richtet sich an Anwender, die Prozesse unabhängig vom CRM automatisieren möchten – beispielsweise für plattformübergreifende Workflows.
Fazit
Dynamics 365 Sales bietet eine starke Grundlage für individuell gestaltete Vertriebsprozesse. Durch die Kombination mit Power Apps und Power Automate entsteht ein Ökosystem, das sowohl auf Effizienz als auch auf Flexibilität ausgelegt ist. Dabei lassen sich viele Anpassungen bereits ohne Entwickler realisieren – vom Lead-Formular bis zur Automatisierung komplexer Prozesse. Mit der richtigen Lizenzstrategie steht dem Aufbau einer maßgeschneiderten CRM-Lösung nichts im Weg.
Individuelle Anpassungen in Dynamics 365 Sales: Möglichkeiten, Integration mit Power Platform und passende Lizenzmodelle hinzugefügt von Presse am
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