Düsseldorf, 25. März 2026 – Der Personalmangel in Kanzleien zeigt sich oft an einer unscheinbaren Stelle: am Telefon.
Eingehende Anrufe können im Arbeitsalltag nicht immer sofort angenommen werden. Termine, Fristen und laufende Mandate haben Priorität. Gleichzeitig erwarten Mandanten eine direkte Erreichbarkeit – insbesondere bei dringenden Anliegen.
Diese Lücke zwischen Anspruch und Realität wird für viele Kanzleien zunehmend zum Problem.
Erreichbarkeit wird zum Engpass im Kanzleialltag
Während juristische Arbeit planbar ist, gilt das für eingehende Anrufe nicht. Sie entstehen situativ, häufig gebündelt und oft zu ungünstigen Zeitpunkten.
Das führt dazu, dass Anrufe nicht angenommen werden oder Rückrufe verzögert erfolgen. In der Folge gehen nicht nur Informationen verloren – auch potenzielle Mandate können nicht vollständig erfasst werden.
„Kanzleien sind fachlich hervorragend aufgestellt. Der Engpass entsteht häufig in der ersten Kontaktaufnahme“, sagt Sebastian Keiser, Geschäftsführer der DUSOFFICE GmbH & Co. KG.
Personalmangel verstärkt die strukturelle Herausforderung
Die Situation wird durch den Fachkräftemangel zusätzlich verschärft. Positionen im Empfang oder in der Mandantenbetreuung lassen sich vielerorts nur schwer besetzen. Gleichzeitig steigt die Anzahl der Anfragen.
Damit verschiebt sich das Problem: Nicht die Bearbeitung von Mandaten ist der limitierende Faktor, sondern die Fähigkeit, eingehende Kontakte zuverlässig aufzunehmen.
Digitale Systeme schließen die Lücke
Vor diesem Hintergrund setzen Kanzleien zunehmend auf digitale Unterstützung in der ersten Kontaktaufnahme.
KI-gestützte Lösungen wie Legal-Voice.de ermöglichen es, eingehende Anrufe strukturiert zu erfassen, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen. Anfragen werden aufgenommen, vorqualifiziert und an die Kanzlei weitergeleitet.
Der Ansatz: Erreichbarkeit wird nicht mehr ausschließlich über personelle Ressourcen sichergestellt, sondern durch ergänzende Systeme stabilisiert.
Fazit: Erreichbarkeit als strategischer Faktor
Für Kanzleien entwickelt sich die telefonische Erreichbarkeit zunehmend zu einem strategischen Thema. Wer Anfragen zuverlässig aufnimmt, schafft eine bessere Grundlage für Mandantenbeziehungen und interne Abläufe.
Der Personalmangel wird dabei zum Treiber für neue Lösungen. Digitale Systeme sind kein Ersatz für juristische Arbeit – aber ein Instrument, um strukturelle Engpässe im Alltag zu reduzieren.
Kanzleien unter Druck: Erreichbarkeit wird zum Problem hinzugefügt von Presse am
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