Konferenz: So wird sie ein voller Erfolg

Wenn eine Teilnahme an einer wichtigen Konferenz ansteht, sollte eine umfangreiche Vorbereitung keinesfalls vernachlässigt werden. Um eine Konferenz sorgfältig vorzubereiten, ist dabei stets ausreichend Zeit einzuplanen.

Allerdings sieht die Realität oft anders aus, denn viele Konferenz-Teilnehmer agieren bei der Planung solcher wichtiger Termine nicht besonders vorausschauend. Rückt die Konferenz näher, wird die Zeit daher häufig knapp. Für die Konferenz-Vorbereitung sollte von Beginn an strategisch vorgegangen werden, damit die Teilnahme erfolgreich gemeistert werden kann.

In diesem Zusammenhang erweisen sich beispielsweise

praktische Konferenzmappen von prodono, welche personalisiert sind, als überaus hilfreich, da in ihnen sämtliche Unterlagen, die für die Konferenz benötigt werden, sicher und ordentlich transportiert werden können. Worauf es außerdem ankommt, damit die nächste Konferenz zu einem vollen Erfolg wird, erklärt der folgende Beitrag.

Ziele definieren

Bevor die Zusage zu einer Konferenz erfolgt, sollte das Ziel der Teilnahme festgelegt werden. Werden die Ziele klar definiert, lässt sich auch die Planung bereits wesentlich einfacher realisieren.

Im Vorfeld sind in jedem Fall ausführliche Informationen zu den Ehrengästen und Referenten der Konferenz einzuholen. Ein besonderer Fokus sollte dabei auf den Teilnehmern liegen, die für die eigene Tätigkeit die größte Bedeutung haben, unabhängig davon, ob es sich um potenzielle Kunden, Geschäftspartner oder wichtige Experten der Branche handelt. Sinnvoll ist es dabei, eine Liste zu erstellen, die sämtliche Ziele der Konferenzteilnahme umfasst.

Informationen einholen

Außerdem sollten im Zuge der Vorbereitungen Informationen eingeholt werden, ob ein bestimmter Service, beispielsweise eine App, zur Verfügung steht, um Updates zu der anstehenden Konferenz oder dem Planen der verbundenen Meetings zu erhalten. Falls dies der Fall ist, ist die entsprechende Registrierung möglichst frühzeitig vorzunehmen.

Oft ist es auf diesem Weg auch möglich, bereits Informationen über die weiteren Teilnehmer der Konferenz zu erhalten. Diese können dann kontaktiert werden, um ein Treffen mit den potenziellen Geschäftspartnern oder Kunden abzustimmen. Die zur Verfügung stehende Zeit muss dabei natürlich stets auf den persönlichen Reiseplan abgestimmt werden.

Ausgewogenen Zeitplan erstellen

Bei dem Besuch einer großen Konferenz kommt es außerdem darauf an, die verschiedenen Termine ideal aufeinander abzustimmen, sodass keine zeitlichen Verzögerungen entstehen. Falls es zu Planänderungen kommt oder bestimmte Termine verschoben werden, erweist es sich beispielsweise immer als überaus hilfreich, wenn einige alternative Zeitfenster freigehalten werden. Sind die zeitlichen Ressourcen für die Konferenz begrenzt, sollten grundsätzlich nur die Vorträge und Präsentationen besucht werden, die den größten Mehrwert bieten.

Generell ist für wichtige Treffen im Zuge der Konferenz ein Zeitfenster von einer Stunde einzuplanen, für Begrüßungen oder neue Kontakte reichen in der Regel 30 Minuten aus. Auf diese Weise ist es möglich, einen ausgewogenen Zeitplan zu gestalten, der verhindert, während der Konferenz in Stress zu geraten.

Gesprächsthemen definieren

Rückt die Konferenz näher, können weitere Informationen dazu eingeholt werden, welche Sprecher und Unternehmen auf dieser anzutreffen sind. Es ist empfehlenswert, den Kontakt zu den relevanten Teilnehmern bereits im Vorfeld aufzunehmen, beispielsweise per E-Mail. So lässt sich über die Teilnehmer mehr erfahren und eventuelle Besprechungstermine können bereits im Vorfeld vereinbart werden.

Daneben ist es sinnvoll, die Erkenntnisse, die so im Zuge der Vorbereitungen gewonnen wurden, zusammenzufassen und Themen zu definieren, die in den Gesprächen behandelt werden sollen.