Messekosten richtig planen und böse Überraschungen vermeiden

Eine erfolgreiche Messe bedarf viel Planung. Dabei sind es vor allem die Kosten, die schnell einen Strick durch die Rechnung machen. Denn wenn das geplante Budget nicht ausreicht, um den gewünschten Messeauftritt zu sichern, dann wird die Veranstaltung nur einen sehr geringen kommerziellen Nachhall bieten. Um auf die vielen Kostenpunkte der Messe vorbereitet zu sein, ist eine umfassende Checkliste notwendig. Aber welche Kosten kommen auf einen Messestandbetreiber überhaupt zu?

Der Weg zur individuellen Messe-Checkliste

Die Organisation einer Messe beginnt damit, Angebote einzuholen. Um dies korrekt umzusetzen, ist es notwendig die gewünschte Messeumgebung zu definieren:

• Konsumentenmesse
• B2B-Messe
• Fachmesse

Dies hilft dabei zu ermitteln, welcher Standort am besten geeignet ist. Für jedes Budget finden sich passende Angebote. So führen hochwertige Messestandorte wie die Messe Frankfurt eine Vielzahl von möglichen Events aus dem B2B- und B2C-Bereich. Darüber hinaus gibt es Veranstaltungsörtlichkeiten für diverse Größen.

Bevor es daran geht, die Kosten zu vergleichen, muss auch ein passendes Team erstellt werden. Neben der allgemeinen Leitung sind eine Projektleitung und eine individuelle Standleitung erforderlich. Im Idealfall übernimmt eine weitere Person den administrativen Teil des Messeauftritts.

Ist der beste Standort gefunden, geht es daran, die Details zu planen. Wie viele Mitarbeiter werden vor Ort benötigt? Ist eine Unterkunft im Hotel notwendig? Wenn ja, welche Kosten fallen dafür an?

Die Verpflegung und Unterkunft werden oft unterschätzt

Selbst wenn nur eine kleine Anzahl von Mitarbeitern auf der Messe vor Ort tätig ist, können sich die Kosten für den Transport und die Verpflegung schnell summieren:

• Anfahrt/Abfahrt und Transport vor Ort
• Kosten für Ãœberstunden/Dienstreise
• Verpflegung während und außerhalb der Messe

In vielen Fällen ist es günstiger, eine Hostess oder eine Aushilfe aus der Messestadt zu engagieren. Insbesondere dann, wenn es sich um leicht zu handhabende Aufgaben handelt.

Standbau und Standausstattung

Soll der Messestand etwas her machen, dann ist es nahezu unumgänglich, einen Profi zu engagieren. Messebauer können kleine Faltstände dabei ebenso umsetzen wie ganze Zelte mit mehreren Räumen. Neben dem Standbau selber kommen für diesen Bereiche Kosten für die Planung zum Tragen. Geht das Stand-Equipment anschließend in den Besitz der Firma über, müssen Abbau- und Transportkosten berücksichtigt werden.

• Weitere Kosten können für Spezialbereiche anfallen:
• Installationskosten für die Wasserzufuhr
• Möblierung des Messestandes
• Ausleuchtung

Für mehrtätige Messen kommen auch die abendlichen Reinigungskosten auf die Rechnung. In einigen Fällen können diese mit der Standmiete beglichen werden. Dies ist jedoch nicht immer möglich.

Standausstattung: Give-aways und Co.

Ob Flyer oder ein kleines Geschenk, das Standmaterial kann hohe Summen zusammentragen. Wenn möglich, ein zeitloses Standmaterial wählen, das auch außerhalb der Messe verwendet werden kann.

Um einen interaktiven Stand zu gestalten, bieten Agenturen eine Vielzahl von Features an:

• Werbevideos
• 3D-Prints
• Virtual-Reality-Software

Solche Angebote sind ein sehr gutes Tool, um den Kunden oder potenziellen Geschäftspartnern im Gedächtnis zu bleiben. Sie sind allerdings auch sehr teuer. Wer auf sein Budget achten muss, sollte von den kostspieligen Sonderausstattungen fern bleiben. Ein persönliches Gespräch ist ebenfalls ein effektives Tool.

Standmiete und Versicherungen

Die Standmiete variiert mit der Standfläche und dem Standort innerhalb der Messe. In der Regel ist es außerdem notwendig, eine Versicherung für die Messezeit abzuschließen. Diese werden über den Veranstalter angeboten und lassen sich so leicht abwickeln.

Planungskosten nicht vergessen

Die Kosten beginnen bereits, während der Planung anzufallen. Wird viel Manpower darauf verwendet, das Event zu organisieren, muss an einer anderen Stelle ein Abstrich gemacht werden. Diese Planungskosten lassen sich vor allem für die erste Messe nur schwer einschätzen. Das individuelle Organisationstalent der Mitarbeiter und die eigenen Ansprüche an das Event bestimmen die Rechnungshöhe.

Fazit – alle Bereiche frühzeitig beachten

Um nicht von den Kosten erschlagen zu werden, sollten Unternehmen sich die Zeit nehmen, eine ausführliche Recherche durchzuführen. Diese zeigt auf, ob man sich den gewünschten Messeauftritt auch tatsächlich leisten kann. Ist das Budget nicht ausreichend, lohnt es sich, Geduld zu wahren. Besser auf die nächste Möglichkeit warten und das hohe Potenzial der Messe im vollen Umfang ausnutzen, als mit einem schlechten Messeauftritt Kunden, Partner und Investoren zu vergraulen.