Moderne Büroorganisation – wie Unternehmen ihre Effizienz und Nachhaltigkeit steigern

Mittelständische Unternehmen haben in der Regel Büros, die sie verwalten müssen. Dabei geht es zum einen darum, eine hohe Effizienz sicherzustellen und zum anderen darum, möglichst nachhaltig zu agieren. Beides lässt sich mit den richtigen Maßnahmen gut erreichen. Daher möchten wir uns hier anschauen, worauf es bei einer modernen Büroorganisation wirklich ankommt.

Digitale Hilfsmittel nutzen
Wir leben in einer Zeit, in der nichts mehr ohne fortschrittliche Technologie funktioniert. Das betrifft das alltägliche Leben genauso wie die Landschaft der Unternehmensführung. Aus gutem Grund sind die effizientesten Unternehmen die, die digitale Hilfsmittel für diverse Aufgaben nutzen. An Auswahlmöglichkeiten mangelt es in jedem Fall nicht: Es gibt Softwares für alle Branchen und ihr Anwendungsspektrum reicht von Buchhaltung über Kundenbeziehungsmanagement bis hin zu Projektverwaltung. Zugegebenermaßen sind Softwares eine nicht zu unterschätzende Investition. Bei durchdachter Nutzung bringen sie jedoch enorme Vorteile, sodass sie sich schnell amortisieren.

Mühsame Aufgaben outsourcen
Im Büroalltag fallen häufig Aufgaben an, die mit einem hohen Aufwand einhergehen und viel Zeit kosten, aber nicht direkt etwas mit dem Kerngeschäft zu tun haben. Zu besagten Aufgaben gehören unter anderem die Bearbeitung von E-Mails, das Entgegennehmen von Telefonaten und die Verwaltung von Rechnungen. Damit sie nicht vom Wesentlichen ablenken, bietet sich ein professioneller Sekretariatsservice für Unternehmen an. Ein solcher kann entweder in Vollzeit tätige Remote-Mitarbeiter zur Verfügung stellen oder bei Bedarf für eine Stundenvergütung einspringen. Generell ist es in vielen Situationen sinnvoll, mühsame Aufgaben auszulagern. Vorausgesetzt, dass es sich um bewährte Dienstleister handelt, die ihre Arbeit zuverlässig erledigen.

Ein angenehmes und sparsames Beleuchtungskonzept ausarbeiten
Kein Unternehmen darf die Relevanz von guter Beleuchtung vernachlässigen, denn das Beleuchtungskonzept ist eine der tragenden Säulen einer erfolgreichen Büroorganisation. Das liegt daran, dass sich Licht auf unsere Gesundheit auswirkt. Bekommen Mitarbeiter zu wenig Licht, nimmt ihre Konzentration und Zufriedenheit ab. Haben sie hingegen ausreichend natürliches Licht am Tag und künstliche Lichtquellen in den Abend- oder Nachtstunden, hat das eine positive Wirkung auf ihr Wohlbefinden und ihre Zufriedenheit. Ein durchdachtes Beleuchtungskonzept ist damit ausschlaggebend für den Büroerfolg. Ebenfalls wichtig ist die Sparsamkeit. Damit die Kosten niedrig bleiben und nicht unnötigerweise Energie verschwendet wird, sollten Unternehmen ausschließlich energiesparende LEDs nutzen.

Nachhaltige Arbeitspraktiken fördern
Nicht alle Mitarbeiter und Vorgesetzte achten von sich aus auf eine nachhaltige Arbeitsweise. Daher ist es wichtig, nachhaltige Arbeitspraktiken zu fördern und extra hierfür Initiativen ins Leben zu rufen. Bei besagten Initiativen kann es sich unter anderem um Maßnahmen für die Mülltrennung, eine effiziente Licht- und Wassernutzung sowie die Vermeidung von Einwegplastik handeln.

In die Mitarbeiterzufriedenheit investieren
Zu einer modernen Büroorganisation gehört selbstverständlich auch gut durchgeplantes Personalmanagement. Mitarbeiter sind schließlich die wichtigste Ressource jedes Unternehmens und in sie zu investieren, kann sowohl die Effizienz als auch die Nachhaltigkeit des Unternehmens erheblich fördern. Der beste Weg, um Mitarbeiter langfristig zu binden, ist die Weiterbildung von vielversprechenden Talenten. Das geht neben internen Programmen über berufsbegleitende Schulungen oder spezielle Kurse. Letztere können mittlerweile sogar ganz bequem online absolviert werden. Fakt ist, dass sich weitergebildete Mitarbeiter stärker in das Unternehmen einbringen und dadurch langfristig zu einem nachhaltigen Wachstum beitragen.