Nähe verbindet: Optimaler Kundenservice dank EASY Archive

Straubing, 13. Juli 2016 – Der Regensburger Telekommunikationsanbieter R-KOM nutzt seit 2005 für die Speicherung aller Geschäftsdokumente die marktführende Archivierungslösung EASY. Im Dezember 2015 wurde die bestehende Version Enterprise.i durch das aktuelle und deutlich leistungsstärkere EASY Archive abgelöst. Die Planung und Umsetzung bis zum Going Live führten die seit vielen Jahren im Dokumentenmanagement erfahrenen Spezialisten der Straubinger HENRICHSEN4easy GmbH (http://www.henrichsen4easy.com/) durch.

Die R-KOM Regensburger Telekommunikationsgesellschaft mbH & Co. KG R-KOM verfügt über eigene Glasfaser-Stadtnetze, um Ostbayern mit der weltweiten Datenautobahn zu verbinden. Rund 80 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter garantieren, dass Geschäfts- und Privatkunden rund um die Uhr modernste Telekommunikationsservices nutzen können.
Bereits im Jahr 2005 hatte sich die R-KOM für ein digitales Archivsystem entschieden. „Bei etwa 20.000 Dokumenten, die teilweise bis zu mehrere hundert Seiten umfassen können, gab es schon vor gut zehn Jahren den Bedarf der elektronischen Archivierung, weil eine Papierablage schlicht nicht handhabbar gewesen wäre“, berichtet Albert Fröhlich, Systemadministrator bei der R-KOM GmbH & Co. KG.

EASY macht das Rennen

Im Rahmen einer Ausschreibung gewann das auf Informationsmanagement und digitale Transformation von Geschäftsprozessen spezialisierte Systemhaus HENRICHSEN AG mit seinem Dokumentenmanagementsystem EASY Enterprise.i das Rennen. Besonders wichtig war die Integrationsfähigkeit in das vorhandene, von R-KOM selbst entwickelte ERP-System ZFA und das einfache Customizing an die Dokumentenstrukturen. Weiter von Bedeutung waren die revisionssichere Langzeitarchivierung, die Hochverfügbarkeit ohne Ausfallzeiten und die Zukunftssicherheit des marktführenden Anbieters EASY.

Migration auf EASY Archive

Im Dezember 2015 erfolgte die Umstellung der Archiv-Lösung auf das leistungsstärkere EASY Archive. Das Projekt ähnelte in einigen Aspekten einer Neueinführung und dauerte insgesamt rund drei Wochen. Neben neuen Fujitsu-Scannern wurde die Capture Plus Suite mit den Modulen Scan, Print und Office eingeführt. Die serverbasierte Architektur ist nun bei R-KOM die Grundlage für die zentrale und performante Dokumentenverarbeitung und entlastet dadurch die Arbeitsplatzrechner.
Capture Plus Suite: Erkennung und Erfassung von jeder Anwendung aus
Der Zugriff funktioniert via Web-Client und Quickview-Funktion direkt aus der gerade laufenden Anwendung heraus. Für die sichere Belegerfassung und Indexierung von elektronischen und Papierdokumenten sorgt EASY Capture Plus. Aufgrund seiner einfachen und logisch strukturierten Oberfläche war die neue Lösung für alle Mitarbeiter sofort intuitiv bedienbar.

Schnellerer Durchblick auf Knopfdruck

Seit das leistungsstarke EASY Archive und das damit verbundene neue Capture Plus installiert ist, wurde nicht nur die Archivierung aus jeder Anwendung heraus vereinfacht, auch die Recherche ist komfortabler geworden. „Derzeit arbeiten wir mit dem Archivrecherche-Tool EASY Documents 4, geplant ist aber das Update auf die Version 5 in Verbindung mit der neuen Technik HTML 5. Auch bei den künftigen EASY Projekten werden wir weiter mit HENRICHEN4easy zusammenarbeiten, weil der Support einfach toll ist und die regionale Nähe auch spontan erforderliche Arbeiten vereinfacht“, meint Albert Fröhlich in die Zukunft blickend.

Weitere Informationen auf www.Henrichsen4easy.com (http://www.henrichsen4easy.com/)

Der ausführliche Anwenderbericht sowie viele weitere Informationen darüber, wie einfach Enterprise Content- und Dokumentenmanagement auf EASY-Basis funktioniert, sind auf www.HENRICHSEN4easy.com (http://www.henrichsen4easy.com/) veröffentlicht.