Office 365 für Unternehmen – die Vorteile im Vergleich zu Office 2021

Weltweit ist Microsoft Office die in Unternehmen am häufigsten eingesetzte Softwarelösung für die Erstellung von Texten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen stellt sich die Frage, ob die Einmalkaufoption Office 2021 oder die Abovariante Office 365 für Unternehmen genutzt werden soll. Ein genauerer Vergleich zeigt, dass ein Abonnement von Microsoft Office mit größeren Vorteilen ist.

Einmaliger Kauf vs. Abonnement – der grundlegende Unterschied

Auf den ersten Blick mögen die Benutzeroberflächen von Office 365 und Office 2021 fast identisch erscheinen, aber es gibt wichtige Unterschiede. Office 365 wurde speziell für die Nutzung in der Cloud entwickelt und basiert auf einem Abonnementmodell, bei dem der Zugang erlischt, sobald das Abonnement nicht mehr bezahlt wird. Im Gegensatz dazu wird Office 2021 mit einer einmaligen Zahlung erworben und kann zeitlich unbegrenzt auf einem Gerät genutzt werden.

Nur die Kosten auf eine bestimmte Nutzungsdauer gerechnet gegenüberzustellen, ist bei einem Vergleich nicht ausreichend – besonders als Unternehmen. Denn im geschäftlichen Bereich sind die Anforderungen deutlich höher als im privaten Sektor.

Cloudanbindung und Kommunikation als Alleinstellungsmerkmale

Bei näherer Betrachtung ist Office 365 für Unternehmen die bessere Option. Eine herausragende Eigenschaft von Office 365 ist die effiziente Cloud-Integration. Nutzer können dank OneDrive und SharePoint ihre Dateien und Dokumente jederzeit und von überall bearbeiten und abrufen, was die Zusammenarbeit sowohl innerhalb von Teams als auch mit externen Partnern erheblich erleichtert.

Zudem zeichnet sich Office 365 für Unternehmen durch seine Vielseitigkeit aus. Es umfasst weit mehr als klassische Bürosoftware und schließt auch Kommunikationswerkzeuge wie Skype for Business, OneNote und Microsoft Teams ein. Diese Tools unterstützen Anwender dabei, Ideen auszutauschen und Projekte gemeinschaftlich zu entwickeln, wodurch die Arbeitsabläufe deutlich verbessert werden.

Office 365 entwickelt sich weiter – im Gegensatz zu Office 2021

Office 2021 wird mit Sicherheitsupdates versorgt, jedoch nicht mit neuen Features oder Upgrades auf Hauptversionen. Es kann einmalig auf einem PC oder Mac installiert werden und bietet grundlegende Bearbeitungsfunktionen auf Tablets oder Smartphones unter 10,1 Zoll (ca. 26 cm) durch kostenlose mobile Apps. Zusätzlicher Onlinespeicher ist nicht enthalten, und technischer Support wird nur für die Installation bereitgestellt.

Im Gegensatz dazu werden die Apps bei Office 365 kontinuierlich verbessert. Nutzer erhalten die neuesten Features, Updates sowie Fehlerbeseitigungen. Office 365 kann auf mehreren Geräten installiert werden, einschließlich PCs, Macs, Tablets und Smartphones. In der Folge können die Office 365 Apps von überall genutzt werden. Diese Flexibilität ist unter anderem dann gefragt, wenn Mitarbeiter zwischen Büro und Homeoffice wechseln. Außendienstmitarbeiter sind in der Lage, auch beim entfernten Kunden auf wichtige Geschäftsunterlagen zuzugreifen. Die mobilen Apps sind mit zusätzlichen Funktionen ausgestattet, die bei Office 2021 nicht zur Verfügung gestellt werden.

Technischer Support steht während der gesamten Laufzeit des Abonnements ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung und umfasst Hilfe zu technischen Fragen.

Sicherheit – für Unternehmen ein wichtiger Aspekt

Die Nutzung von Cloud-Services wirft die Frage auf, ob die Office 365 Cloud sicher ist. Microsoft legt großen Wert auf Sicherheit, die tief in der Infrastruktur verwurzelt ist. Die Rechenzentren sind nach höchsten Sicherheitsstandards ausgerichtet, inklusive rund um die Uhr Überwachung und biometrischer Zugangskontrollen. Zudem nimmt Microsoft mit seinen Online-Services-Nutzungsbedingungen umfassende vertragliche Verpflichtungen hinsichtlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ein.

Für Unternehmenskunden von Office 365, die in Deutschland ansässig sind, werden die Daten automatisch in Deutschland gespeichert. Dies geschieht ohne zusätzliche Kosten und unter Beibehaltung des gewohnten Servicelevels.