Optimale Datenverarbeitung im Ingenieurbüro; Staware-Software kombiniert Projektmanagement und Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenmanagement-Lösung (DMS) bildet alle relevanten Geschäftsabläufe zuverlässig und umfassend ab, aktuelle Projektdaten stehen blitzschnell zur Verfügung. So können Mitarbeiter in Ingenieur- und Architekturbüros nach bestimmten Inhalten, Plänen oder Zeichnungen recherchieren und diese bearbeiten. Für jeden Berechtigten wird transparent, wer welchen Vorgang hat, wie lange ein bestimmter Vorgang vorliegt und wie dessen aktueller Status ist.

Anwender finden auf elegante Weise die Dokumente zu einem bestimmten Projekt oder eine Person. Denn die DMS-Lösung verwaltet Dokumente nicht nur adress- und personenbezogen, sondern auch über Projekte. Alle Vorgänge werden damit zu jeder Zeit nachvollziehbar.
Für die Anlage neuer Word- oder Excel-Dokumente stehen an die firmeneigene Corporate Identity angepasste Mustervorlagen in beliebigen Sprachen zur Verfügung. Aktuelle Daten aus einem Vorgang/Projekt/Person werden in die Vorlage automatisch übertragen. Ein Zugriff auf den Explorer mit Erstellung z.B. von extra Excel-Listen erübrigt sich damit für die Projektbeteiligten.

Die neuen Dokumente werden außerdem im gerade geöffneten Projekt er-zeugt, was garantiert, dass der Anwender Dokumente erst gar nicht falsch ablegen kann. Dies führt zu einer geordneten, korrekten und übersichtlichen Ablage von Dokumenten und die Mitarbeiter können sich intensiver auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Ein- und ausgehende E-Mails samt anhängenden Dokumenten legt die DMS-Lösung automatisch in bestimmten Projektverzeichnissen bzw. Arbeitsprozessen ab. Damit sind für jeden Projektbeteiligten alle relevanten Informationen jederzeit verfügbar. „Die Informationsqualität für die Mitarbeiter verbessert sich deutlich, da alle Informationen zentral erfasst und nicht wie bei herkömmlichen Mailsystemen üblich auf unzählige Postfächer verteilt werden“, sagt Christian Paucksch, Geschäftsführer der Staware GmbH.

Der Dokumentenzugriff lässt sich über diverse Berechtigungen innerhalb von Vorgangstypen, Dokumentenarten und in einzelnen Projekten regeln. Vertrauliche Dokumente z.B. sind nur für einen bestimmten Personenkreis sichtbar. Ebenfalls individuell definierbar sind die unterschiedlichen Bearbeitungsmöglichkeiten und Zugriffsrechte für bestimmte Mitarbeiter.

Die DMS-Lösung ist Bestandteil der ERP-Lösung „InfoCenter“ von Staware und kostet für ein Büro mit rund 25 Mitarbeitern 20.000 Euro (für jeden weiteren Mitarbeiter rund 400 Euro).