Power Printing bietet Service via „SoP“. Vollständige Transparenz mit dem Service-online-Portal der Mail to Print

Dabei geht es unter anderem um die Beantwortung der Frage, was wann verschickt wird. Unternehmen wissen meist recht genau, wann ihre nächste Mail-Kampagne oder der nächste Rechnungs- oder Mahnlauf ansteht. Was sie jedoch nicht immer wissen ist, was wann konkret gedruckt und ausgesendet wird, und vor allem, was wann zugestellt wird. Doch nur wer das auf den Tag genau bestimmen kann, kann nachgelagerte Prozesse exakt planen und bei etwaigen Problemen frühzeitig gegensteuern.

Die Brieflogistikspezialisten der Mail to Print aus Ratingen ermöglichen den Kunden mit Hilfe eines Online-Portals den Gesamtprozess – von der Druckvorstufe bis zu den Aktivitäten nach der Zustellung – qualitäts- und kostenmäßig zu überwachen und zu optimieren.

Was waren die wirklichen Kosten? Hat jeder Dienstleister korrekt abgerechnet oder wurde zu viel bezahlt? Diese Fragen sind keineswegs trivial, denn die Produktionskette von Briefen und Direct Mailings sperrt sich oft gegen die wünschenswerte Transparenz. „Nehmen wir einmal an, der tatsächliche Versand eines Direct Mailings, also die Auflieferung der Briefe bei einem Zustellunternehmen, ist fest terminiert auf Tag x. Für den Versender bedeutet dies vor allem eines: Er kann sich nicht sicher sein, dass sein Mailing am Tag x auch komplett produziert wird, taggleich in den Versand geht und am Tag x plus y beim Empfänger ist. Denn, wenn es Probleme während der Druckfertigung oder beim Versand gegeben hat, lassen die beteiligten Dienstleistungspartner einen Versender darüber oft in Unkenntnis“, beklagt Rolf-Dieter van Alst, Geschäftsführer der Mail to Print.

„Bei Power Printing steht die Kundenzufriedenheit an erster Stelle und wir suchen ständig nach Lösungen und Maßnahmen, unser Angebot für unsere Kunden zu erweitern und zu optimieren.“, betont Michael Strepp. „Durch die Zusammenarbeit mit Mail to Print bieten wir unseren Kunden einen Mehrwert, der sich für sie bezahlt macht. Mit dem Service Online Portal stellen wir eine Leistung zur Verfügung, die unseren Kunden erlaubt, jederzeit nachzuvollziehen, in welcher Prozess- und Produktionsphase sich ihre Druckaufträge befinden und was zu welchem Zeitpunkt dem Versand übergeben wurde. Unsere Kunden müssen zeitnah wissen, falls etwas nicht gemäß ihren Planungen laufen sollte und welchen Einfluss das auf nachgelagerte Prozesse wie die Zustellung oder die Aktionen in einem angeschlossenen Call-Center hat, was oft von entscheidender Bedeutung ist, insbesondere in unserem Hauptkundensegment der Versicherungsbranche“ ,erläutert Michael Strepp weiter.

Mit dem Ziel, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken, gehen die Unternehmen vermehrt den Schritt und implementieren das Service-online-Portal von Mail to Print, wodurch sie ein neutrales Monitoring des Gesamtprozesses erhalten.

„Galt es in der Vergangenheit, die einzelnen Dienstleistungspartner für Druck und Zustellung für den einzelnen Prozessabschnitt auszuwählen, so steht mittlerweile die Betrachtung des Gesamtprozesses im Vordergrund, denn nur so können alle Synergien gehoben werden“, stellt Rolf-Dieter van Alst dar. Welcher Druckdienstleister liefert einen Mehrwert und erfüllt die Kriterien des SLA? Welche Postdienstleister, die neben der DPAG zum Einsatz kommen, liefern die adäquate Performance? – Kernfragen, die bei der Gesamtprozessbetrachtung eine wesentliche Rolle spielen.

Dieses Wissen bildet Mail to Print für Ihre Kunden, zum Beispiel Telekommunikations- oder Inkassounternehmen, Energieversorger oder Banken, innerhalb des Service-online-Portals ab – genauso wie die Perfomancedaten der Briefzustellunternehmen.
Mit den Tools:
– Online Produktion,
– Online Recherche,
– Online Redressing,
– Online Reklamation und
– Online Performance
hat der Kunde die Möglichkeit, tagesaktuell jeden Status des Briefversands einzusehen.

„Alle an das SoP angeschlossenen Dienstleistungspartner werden permanent durch Mail to Print auditiert und die Qualitätssicherung und Prozesstransparenz wird durch Mail to Print zertifiziert,“ erklärt Rolf-Dieter van Alst.

Die Initiative Mittelstand hat im Zusammenhang mit dem Innovationspreis IT 2009, der jährlich auf der Cebit in Hannover vergeben wird, das SoP (Service-online-Portal) der Mail to Print mit dem Signet „Qualifiziertes Produkt“ ausgezeichnet.

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