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PROXESS von Akzentum: Testat ist eine Grundlage für reibungslose Betriebsprüfung

Sicherheit für den Anwender, testierte Systemeignung und damit geprüfter Bestandteil der Verfahrensdokumentation für den Betriebsprüfer – das Dokumenten-Management-System (DMS) PROXESS® des Softwareherstellers Akzentum aus Rengsdorf hat nach dem Prüfungsstandard PS 880 des Instituts für Wirtschaftsprüfer (IDW) den Test für die Version 2008® ohne Einschränkung erhalten. Mit diesem Zertifikat erleichtert PROXESS® allen Anwendern erheblich den Nachweis ihrer Systemeignung im Rahmen einer Steuer- bzw. Betriebsprüfung.

Elektronische Dokumentenmanagement-Systeme gibt es zahlreiche am Markt. Doch wenn es um die revisionssichere Langzeitarchivierung nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) geht, trennt sich schnell die Spreu vom Weizen. Denn im Rahmen einer Betriebsprüfung muss ein DMS, unabhängig vom Marktsegment, alle Aufbewahrungsrichtlinien nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) erfüllen, die eine Erläuterung zum HGB und zur AO in Bezug auf die ordnungsgemäße Behandlung elektronischer Dokumente darstellt. In den GoBS wird die Behandlung aufbewahrungspflichtiger Daten und Belege in elektronischen Buchführungssystemen sowie in datensicheren Dokumentenmanagement- und revisionssicheren Archivsystemen geregelt. Die GoBS behandeln dabei auch Verfahrenstechniken wie Scannen und Datenübernahme. Ein wesentlicher Kernpunkt ist das so genannte Interne Kontrollsystem (IKS). Die GoBS enthalten die Vorgaben für die Verfahrensdokumentation, die zum Nachweis des ordnungsmäßigen Betriebes des Systemes erforderlich ist.
Heinz Pretz, Geschäftsführer der Akzentum GmbH: „Wer als DMS-Hersteller nachweisen kann, dass sein System als Bestandteil der Verfahrensdokumentation alle vorgegebenen Richtlinien erfüllt, ist etwa bei Steuer- und Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite. Diese Systemeignung wird jedoch nur von anerkannten Wirtschaftsprüfern attestiert.“
PROXESS® besteht Test ohne Einschränkungen
Der Softwarehersteller Akzentum bietet mit PROXESS® eine leistungsfähige Lösung für den Mittelstand an, mit dem das gesamte Unternehmenswissen in elektronischer Form sicher und absolut gesetzeskonform bereit gehalten wird. Um das Zertifikat der Wirtschaftsprüfer zu erhalten, wurde PROXESS® auf Herz und Nieren geprüft.

Auf dem Prüfstand waren die Beleg- und Datenarchivierungsfunktionen, Verarbeitungsregeln, Dokumentation, Software- und Datensicherheit, Programmentwicklung, -freigabe und -wartung sowie die Qualitätsmanagement-Maßnahmen.
Die Software bestand die von der Koblenzer Wirtschaftsberatung Pütz & Kollegen durchgeführten Tests fehlerfrei. Die Wirtschaftsprüfer testieren, dass PROXESS® bei sachgerechter Anwendung eine den Grundsätzen von HGB und AO entsprechende Archivierung ermöglicht.
Christian zur Hausen: „PROXESS® wird in der Praxis individuell an die bestehenden Workflows unserer Kunden, etwa aus der Möbel-, SHK- oder Elektrobranche, individuell angepasst und angebunden. Ab dieser Schnittstelle garantiert das Wirtschaftsprüfer-Testat, dass durch PROXESS® die elektronische Ablage aufbewahrungspflichtiger Dokumente bei sachgerechter Handhabung nach den strengen Vorschriften eingehalten wird. Damit ist PROXESS® ein sicherer Bestandteil der Verfahrensdokumentation, die die Summe aller Systeme darstellt. Das macht den Prozess etwa für den Steuerprüfer transparent. Darüber hinaus gibt das Zertifikat allen PROXESS®-Anwendern die nötige Sicherheit, dass alle rechtlichen Anforderungen an die Langzeitarchivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente durch die Akzentum-Software erfüllt sind.
Der komplette Prüfbericht mit den zugrunde liegenden Prüfungskriterien ist auf Anfrage bei Akzentum erhältlich.

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