Rechnungseingang digitalisieren – warum gerade jetzt?

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen gehört die manuelle Verarbeitung von Rechnungen noch immer zum Alltag. Eingehende Belege werden ausgedruckt, per Hauspost weitergeleitet oder per E-Mail im Anhang verschickt, um dann auf dem Bildschirm wieder geöffnet und bearbeitet zu werden. Was auf den ersten Blick wie eine eingespielte Routine wirkt, entpuppt sich bei genauerem Hinsehen oft als ineffizient, fehleranfällig und teuer. Gerade der Rechnungseingang ist ein Bereich, in dem unnötig viel Zeit verloren geht. Freigaben ziehen sich, Skontofristen werden verpasst und am Ende weiß oft niemand genau, wo sich ein bestimmter Beleg gerade befindet. Gleichzeitig steigen die Anforderungen: Gesetzliche Vorgaben ändern sich, Rechnungsformate werden vielfältiger und nicht zuletzt erwarten Geschäftspartner zunehmend digitale Prozesse.

Vor diesem Hintergrund stellt sich eine zentrale Frage: Wann, wenn nicht jetzt, ist der richtige Zeitpunkt, um umzudenken? Die Digitalisierung des Rechnungseingangs bietet nicht nur eine Antwort auf aktuelle Herausforderungen, sondern eröffnet auch die Chance, Arbeitsabläufe grundlegend zu verbessern.

Status quo: So läuft die Rechnungsverarbeitung heute noch oft ab

In vielen Unternehmen sieht die tägliche Praxis so aus: Eine Rechnung kommt per Post oder E-Mail an, wird ausgedruckt, abgestempelt, abgeheftet oder von Hand weitergeleitet. Bis sie geprüft, freigegeben und schließlich verbucht ist, haben oft mehrere Personen unabhängig voneinander mit dem Dokument gearbeitet. Dabei entstehen Medienbrüche, unnötige Wartezeiten und nicht selten auch Missverständnisse. Der manuelle Aufwand ist hoch, vor allem wenn die Abläufe nicht klar definiert sind. Zuständigkeiten sind nicht immer eindeutig geregelt, was zu Verzögerungen oder Doppelbearbeitungen führen kann. Hinzu kommt, dass Belege auf verschiedenen Wegen im Unternehmen unterwegs sind und dadurch schwer nachverfolgt werden können. Wer einmal versucht hat, eine Rechnung unter Zeitdruck wiederzufinden, weiß, wie viel Zeit in die Suche nach einem einzigen Dokument fließen kann. Diese Vorgehensweise kostet nicht nur Ressourcen, sondern sorgt auch für Frust bei allen Beteiligten. Dennoch halten viele Betriebe an diesem Vorgehen fest – aus Gewohnheit oder weil sie den Aufwand einer Umstellung scheuen.

Drei Gründe, warum jetzt der richtige Zeitpunkt für die Digitalisierung ist

Dass die manuelle Rechnungsverarbeitung nicht mehr zeitgemäß ist, lässt sich leicht feststellen. Doch was spricht dafür, sich gerade jetzt mit einer digitalen Lösung zu befassen? Drei Entwicklungen machen deutlich, dass Unternehmen nicht länger warten sollten.

1. Die E-Rechnung ist seit 2025 verpflichtend

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Wer Rechnungen bisher ausschließlich als PDF oder auf Papier verarbeitet hat, steht nun vor der Herausforderung, strukturierte elektronische Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD technisch und organisatorisch zu integrieren. Es reicht nicht mehr aus, E-Rechnungen auszudrucken oder manuell abzulegen – sie müssen elektronisch verarbeitet und revisionssicher archiviert werden. Unternehmen, die rechtzeitig auf eine digitale Lösung setzen, sichern sich nicht nur die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, sondern legen gleichzeitig den Grundstein für effizientere Abläufe in der Buchhaltung.

2. Wirtschaftlicher Druck erfordert effiziente Prozesse

In Zeiten steigender Kosten, unsicherer Märkte und hohem Wettbewerbsdruck wird Effizienz zur Überlebensfrage. Manuelle Freigaben, Nachfragen per Telefon und das Weiterleiten von Belegen per E-Mail wirken dabei wie aus einer anderen Zeit. Digitale Prozesse helfen, Aufgaben schneller zu erledigen und Mitarbeitende zu entlasten. So bleibt mehr Zeit für Tätigkeiten, die echten Mehrwert schaffen.

3. Flexibles Arbeiten braucht digitale Strukturen

Mit der zunehmenden Verbreitung von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen reicht es nicht mehr, wenn Rechnungen nur im Büro bearbeitet werden können. Mitarbeitende müssen auch von unterwegs oder vom heimischen Arbeitsplatz aus auf Informationen zugreifen können. Digitale Lösungen machen genau das möglich und sorgen dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand arbeiten können – unabhängig vom Ort.

Was eine gute Rechnungseingang-Software können sollte

Die Anforderungen an eine moderne Rechnungsverarbeitung gehen heute weit über das einfache Scannen und Speichern hinaus. Eine leistungsfähige Lösung unterstützt den gesamten Prozess von der Erfassung bis zur Buchung und hilft dabei, Fehler zu vermeiden, Fristen einzuhalten und den Überblick zu behalten. Doch worauf kommt es wirklich an?

Zunächst einmal sollte die Software in der Lage sein, alle gängigen Eingangsformate zuverlässig zu verarbeiten. Dazu zählen nicht nur strukturierte E-Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD, sondern auch klassische PDF-Dateien oder gescannte Dokumente. Eine integrierte Texterkennung erkennt die relevanten Inhalte und extrahiert automatisch die wichtigsten Informationen wie Absender, Betrag oder Rechnungsnummer.

Ebenso entscheidend ist die automatische Weiterleitung der Rechnungen an die zuständigen Personen im Unternehmen. Freigaben erfolgen dann nicht mehr per E-Mail oder auf Papier, sondern über definierte digitale Workflows. So ist jederzeit nachvollziehbar, in welchem Bearbeitungsschritt sich eine Rechnung gerade befindet und wer noch zustimmen muss.

Darüber hinaus ist eine enge Verbindung mit dem vorhandenen Buchhaltungssystem ein wichtiger Faktor. Ob DATEV, SAP oder ein anderes System: Der reibungslose Austausch von Daten spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch doppelte Eingaben und Übertragungsfehler.

Eine gute Lösung erfüllt außerdem alle gesetzlichen Anforderungen, etwa im Hinblick auf die Aufbewahrungspflicht und die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte. Nur wenn sichergestellt ist, dass Rechnungen revisionssicher archiviert und nach GoBD korrekt verarbeitet werden, sind Unternehmen auf der sicheren Seite. Mit einer modernen Rechnungseingang-Software lassen sich all diese Aufgaben in einem System bündeln. Sie sorgt für transparente Prozesse, reduziert manuelle Tätigkeiten und erhöht die Sicherheit. Und das alles mit deutlich weniger Aufwand als viele befürchten.

So gelingt der Einstieg in die digitale Rechnungsverarbeitung

Der Schritt hin zu digitalen Prozessen muss kein Mammutprojekt sein. Im Gegenteil: Viele Unternehmen starten bewusst klein, sammeln erste Erfahrungen und erweitern das System anschließend schrittweise. Wichtig ist, dass der Einstieg gut vorbereitet wird.

Zunächst lohnt sich ein genauer Blick auf die bestehenden Abläufe. Wer bearbeitet aktuell die eingehenden Rechnungen? Wo entstehen unnötige Verzögerungen? Und welche Schnittstellen zu bestehenden Systemen wie ERP oder Buchhaltung sind erforderlich? Eine klare Analyse hilft dabei, die Anforderungen an eine Lösung gezielt zu definieren.

Im nächsten Schritt sollte entschieden werden, ob eine Cloud-Lösung oder ein lokales System besser zum Unternehmen passt. Während die Cloud meist schneller einsatzbereit ist und kaum IT-Ressourcen benötigt, bieten On-Premises-Lösungen mehr Kontrolle über Infrastruktur und Datenhaltung. Viele Anbieter stellen beide Modelle zur Verfügung.

Sinnvoll ist es, mit einem begrenzten Anwendungsbereich zu starten, zum Beispiel mit den Eingangsrechnungen eines bestimmten Lieferantenkreises oder einer Abteilung. So bleibt der Aufwand überschaubar, und die Mitarbeitenden können sich schrittweise an den neuen Ablauf gewöhnen.

Ebenso entscheidend für den Erfolg ist die Einbindung der Mitarbeitenden. Transparente Kommunikation und praxisnahe Schulungen sorgen dafür, dass die Vorteile der neuen Lösung schnell erkennbar werden. Wer den Nutzen versteht, arbeitet motivierter mit.

Am Ende zeigt sich: Der Einstieg in die digitale Rechnungsverarbeitung ist kein technisches Problem, sondern eine Frage der Entscheidung. Mit einem klaren Plan und einem passenden Partner lässt sich der Wandel zügig und erfolgreich umsetzen.

Fazit: Jetzt ist der richtige Moment

Viele Unternehmen wissen, dass sie ihre Prozesse modernisieren müssen. Beim Rechnungseingang wird das besonders deutlich, denn hier treffen alltäglicher Aufwand und rechtliche Anforderungen unmittelbar aufeinander. Wer heute noch mit Papierbelegen arbeitet oder Rechnungen manuell durch das Unternehmen schickt, verschenkt Zeit, Geld und Potenzial.

Der Umstieg auf eine digitale Lösung ist einfacher als oft vermutet. Die Technik ist ausgereift, die Einführungsprozesse sind erprobt, und die Vorteile zeigen sich schnell im Alltag. Zudem schafft die E-Rechnungspflicht klare Rahmenbedingungen. Wer diesen Schritt jetzt geht, verschafft sich einen Vorsprung. Denn digitale Rechnungsverarbeitung sorgt nicht nur für Ordnung und Übersicht, sondern auch für Transparenz, Sicherheit und Skalierbarkeit. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist das eine Investition, die sich gleich mehrfach auszahlt.

Mini-Glossar zur digitalen Rechnungsverarbeitung

E-Rechnung

Eine elektronische Rechnung im strukturierten Format, die automatisiert verarbeitet werden kann. Voraussetzung ist, dass sie maschinenlesbar und ohne Medienbruch bearbeitbar ist. Gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.

ZUGFeRD

Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das ein PDF-Dokument mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. So ist die Rechnung sowohl für Menschen lesbar als auch maschinell auswertbar.

XRechnung

Ein rein strukturiertes XML-Format für elektronische Rechnungen, das insbesondere für den öffentlichen Sektor verpflichtend ist. Die XRechnung erfüllt alle Anforderungen gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU.

GoBD

Steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD regeln, wie digitale Buchhaltungsdaten aufbewahrt, archiviert und dokumentiert werden müssen, um bei einer Betriebsprüfung anerkannt zu werden.

ERP-System

Enterprise-Resource-Planning-System. Eine Software zur Steuerung und Verwaltung zentraler Geschäftsprozesse wie Einkauf, Lager, Buchhaltung oder Personal. Rechnungseingang-Software wird idealerweise an ein bestehendes ERP angebunden.