SharePoint-Portallösung ergänzt ERP-Systeme sinnvoll

Dortmund, 28.10.2008. Die Dortmunder Locatech GmbH hat jetzt eine spezielle Portallösung für ein ganzheitliches Informationsmanagement in Maschinenbau-Unternehmen entwickelt. Das Produkt basiert auf dem SharePoint Server 2007 und kann unternehmenseigenen Bedürfnissen einfach angepasst werden. Anwendern stehen darüber die strukturierten Informationen aus allen gängigen ERP-Systemen zur Verfügung. Diese werden mit den unstrukturierten Unternehmensinformationen zusammengeführt und gemeinsam auf einem Monitor abgebildet. Dazu zählen etwa Kundenstammdaten, die Bestellhistorie oder der gesamte Schriftwechsel inklusive versendeter und erhaltener E-Mails. Für die Mitarbeiter gestalten sich dadurch die Arbeitsabläufe einfacher. Sie sehen per Mausklick sämtliche zu einem Kunden gehörende Informationen unmittelbar ein, ohne sie lange aus den unterschiedlichen Softwareapplikationen heraussuchen zu müssen. Über das Portal erfassen die Mitarbeiter zudem neue Anfragen oder Gesprächsnotizen, die automatisch mit den Kundenstammdaten aus dem ERP-System verknüpft werden. Über jeden gängigen Webbrowser sind alle Informationen sofort im Zugriff, sowohl über Filterfunktionen als auch über eine zentrale Volltext-Suchfunktion. So können die Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus über einen geschützten Log-In-Bereich auf stets aktuelle Daten zugreifen. Auch die Kommunikation und Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen oder Teams wird dadurch optimiert und Unternehmensprozesse beschleunigt. Anstatt Daten mühsam zu konsolidieren oder manuell Berichte zu erstellen, können die Mitarbeiter nun schnell wichtige Unternehmenskennzahlen und Auswertungen mit zugehörigen Kontextinformationen verknüpfen und so Mehrwerte für ihr Unternehmen generieren.

ERP-Systeme verwalten allein die Informationen, die strukturiert erfasst und verarbeitet werden können, wie beispielsweise Kundenstammdaten, Artikel oder Preise. Die meisten für die täglichen Arbeitsprozesse benötigten Informationen sind jedoch unstrukturiert und werden in anderen Systemen vorgehalten. Beispielsweise zählen Angebotskalkulationen dazu, die mehrfach überarbeitet werden oder die Genehmigung eines Vorgesetzten erfordern. Hier erleichtert die Locatech-Portallösung auf SharePoint-Basis die Arbeitsabläufe. So legt der Sachbearbeiter ein von ihm erstelltes Angebot im Portal ab. Automatisch wird dieses mit den Kundenstammdaten aus dem ERP-System verknüpft. Werden im Vorfeld definierte Kriterien erfüllt, etwa wenn eine bestimmte Angebotssumme überschritten ist, setzt sich automatisch ein Genehmigungsworkflow in Gang. Der Vorgesetzte wird dann automatisch vom System benachrichtigt, dass ein Dokument auf seine Genehmigung wartet. Sobald der Sachbearbeiter diese Freigabe erhalten hat, kann er dem Kunden das Angebot zusenden. Im Portal ist augenblicklich ersichtlich, dass es dem Kunden zugegangen ist. Bei telefonischen Rückfragen kann so auch ein anderer Mitarbeiter jederzeit Auskunft erteilen, das Angebot bei Bedarf sofort einsehen und anpassen. „Bis zu einem Drittel der täglichen Arbeitszeit verbringen wir mit der Suche nach Informationen und deren Aufbereitung“, weiß Dirk Löhn, Geschäftsführer bei der Locatech IT Solutions GmbH. „Dabei können viele Routinetätigkeiten wie beispielsweise Genehmigungsprozesse oder die Verwaltung verschiedener Dokumentversionen von einer Plattform wie SharePoint übernommen werden.“ Muss das erstellte Angebot tatsächlich überarbeitet werden, etwa, weil der Kunde eine höhere Stückzahl seiner bestellten Ware anfordert, versieht das Portal das überarbeitete Dokument automatisch mit einer neuen Versionsnummer. Das bearbeitete Dokument bleibt dabei in seiner ursprünglichen Version immer erhalten. So ist jederzeit nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter wann Änderungen an dem Dokument vorgenommen hat. Kommt es zu einer Auftragserteilung, stößt der Sachbearbeiter per Mausklick die Erstellung eines Lieferscheins und einer Rechnung an. Gleichzeitig wird der Warenausgang über die anstehende Auslieferung informiert und kann die Lieferung veranlassen. Die Liefermenge wird im ERP-System automatisch vom Lagerbestand abgezogen. So ergänzt die SharePoint-Lösung das ERP-System sinnvoll und macht sämtliche Arbeitsprozesse für alle Mitarbeiter transparent.

Am 6. November veranstaltet Locatech einen weiteren Workshop rund um das Thema „Intelligentes Wissensmanagement und Prozessautomatisierung“. Dieser richtet sich an Verantwortliche für die Organisation von Arbeitsprozessen. Die Teilnehmer erfahren, wie mit geringem Aufwand Mehrwerte für ihr Unternehmen geschaffen werden, zum Beispiel bei der Organisation von Teamprozessen, der Dokumentverwaltung, dem Austausch von Informationen im Team oder dem Delegieren von Aufgaben. Schwerpunkt sind Methoden und IT-Lösungsansätze für das Dokumenten- und Informationsmanagement. Nähere Informationen können abgerufen werden unter http://www.locatech.de/Workshop.