So können Sie mithilfe der elektronischen Signatur Ihre Unternehmensprozesse optimieren

Wie funktionieren elektronische Signaturen?

Um eine elektronische Signatur zu erstellen, muss man zunächst ein digitales Zertifikat erwerben. Dieses Zertifikat wird von einer vertrauenswürdigen Drittpartei ausgestellt und enthält die öffentlichen Schlüssel des Unternehmens sowie Informationen über das Unternehmen selbst. Sobald das Zertifikat erstellt wurde, kann es verwendet werden, um elektronische Signaturen für Online-Dokumente zu erstellen.

Um eine elektronische Signatur zu erstellen, muss man zunächst einen privaten Schlüssel generieren. Dieser Schlüssel wird dann mit dem öffentlichen Schlüssel des Zertifikats verknüpft, um einen digitalen Fingerabdruck zu erzeugen. Dieser Fingerabdruck kann dann verwendet werden, um die Echtheit eines Dokuments oder einer Transaktion zu bestätigen.

Elektronische Signaturen sind ein wichtiges Werkzeug für Unternehmen, da sie die Sicherheit von Online-Dokumenten und Transaktionen erhöhen. Sie gewährleisten auch, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente oder Transaktionen zugreifen können.

Warum sollten Unternehmen die elektronische Signatur einsetzen?

Durch die Einführung der eIDAS-Verordnung (Verordnung über elektronische Identifizierung) und das Signaturgesetz wurden europaweit die Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen geschaffen. Seit 2016 darf in Europa jede natürliche oder juristische Person eine qualifizierte elektronische Signatur verwenden, um sich im Internet zu identifizieren oder Verträge zu unterzeichnen.

Viele Unternehmen sind sich jedoch noch nicht über den Mehrwert der e-Signatur  bewusst und haben diese deshalb noch nicht in ihre Geschäftsprozesse integriert. Dabei bietet die elektronische Signatur primär für Unternehmen eine Reihe von Vorteilen:

• Zeitersparnis: Durch den Wegfall des aufwendigen Ausdruckens, Scannens und Hochladens von Dokumenten sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen.

• Kostenersparnis: Die Anschaffungskosten für Hardware wie Drucker, Scanner und Porto entfallen komplett.

• Vermeidung von Fehlern: Durch automatisierte Prozesse werden mögliche Fehlerquellen minimiert.

• Erhöhung der Flexibilität: Mitarbeiter können unabhängig vom Aufenthaltsort jederzeit auf Geschäftsdokumente zugreifen und diese digital unterschreiben.

• Beschleunigung von Prozessen: Durch die sofortige Verfügbarkeit digitaler Dokumente können Prozesse beschleunigt werden.

Der Mehrwert der elektronischen Signatur für Kunden und Partner

Die e-Signatur garantiert, dass die Identität einer Person oder eines Unternehmens im Laufe des Unterzeichnungsprozesses geprüft wird. Außerdem können Unternehmen sicher sein, dass die Informationen, die sie erhalten, auch wirklich von dem Absender stammen und nicht manipuliert wurden. Dies ist ein wichtiger Schritt in der Sicherheit von Online-Geschäftsprozessen.

Fazit: Digitale Signaturen sind ein Muss für moderne Unternehmen

Heutzutage ist die e-Signatur in vielen Unternehmen unerlässlich geworden und wird zunehmend auch in anderen Bereichen wie bei Behördengängen eingesetzt. Durch die Nutzung elektronischer Signaturen werden Prozesse vereinfacht und Bescheinigungen können schneller und unkomplizierter ausgestellt werden. Auch die Sicherheit wird durch die Nutzung einer digitalen Signatur erhöht, da Dokumente so nicht mehr verändert oder manipuliert werden können.