Software für das Autohausmanagement: Gehirn und Sprachrohr

Früher ging es in den sechs VW-Konzern-Marken-Autohäusern der Best-Auto-Familie so zu wie in einem Großteil der deutschen Kfz-Betriebe: Stand eine Besprechung an, wurden die Teilnehmer per Outlook eingeladen. Nach der Besprechung wurde ein Protokoll erfasst, ausgedruckt und an die Mitarbeiter verteilt die dieses unterzeichnet zurückgeben mussten. ?Mittlerweile haben wir den gesamten Prozess digitalisiertund verschlankt?, schildert Sven Giuffrida, Geschäftsführer des Autohausverbunds mit Sitz in Mühlheim.

Koordiniert und abgewickelt werden alle Meetings seit knapp einem Jahr betriebsübergreifend über die Intranet-Software Dealernet von Concore (www.concore.de). Wenn heute bei Best eine Besprechung ansteht, lädt der Moderator die Teilnehmer über die webbasierte Plattform ein. Diese sehen dort nicht nur die Programmpunkte, sondern können gleich auch ihre Anliegen festhalten. Im Anschluss an das Meeting wird das Protokoll in Dealernet erfasst, offene Aufgaben werden gleich digital an die richtigen Ansprechpartner weitergeleitet. Nach Fertigstellung des Protokolls wird eine Lesebestätigung von den Teilnehmern angefordert, wonach die Inhalte nicht mehr veränderbar sind. Dadurch ist der Prozess komplett ISO-konform. ?Es ist eine angenehme und zugleich zeitgemäße Art zu protokollieren. Die Nacharbeit entfällt?, bemerkt Sven Giuffrida.

Enge Verzahnung der Betriebe

Und das ist bei Weitem nicht die einzige Funktion, für die die Best-Auto-Familie das Intranet nutzt: Ein Autohaus kann damit seine komplette interne Kommunikation managen ? egal ob es nur einen Standort hat oder mehrere, wie es bei Best der Fall ist: ?Wir haben uns für Dealernet entschieden, weil wir unsere sechs Betriebsstätten enger verzahnen und die Prozesse vereinheitlichen wollten?, schildert Sven Giuffrida die Beweggründe für die Einführung des Systems. Die innerbetriebliche Kommunikation zwischen den insgesamt rund 600 Mitarbeitern findet nicht mehr über Outlook, sondern über eine Chatfunktion statt.

Dealernet hat sich zum zentralen Programm für die Autohausmitarbeiter entwickelt. Auf der Startseite sehen sie ihre offenen Aufgaben, ihre anstehenden Termine und die Gruppen, denen sie angehören ? das kann die eigene Abteilung oder aber eine Interessengemeinschaft sein. Als sehr nützlich erachtet Sven Giuffrida auch die integrierte Zugangsverwaltung: Ein Nutzer sieht auf einer Übersichtsmaske alle webbasierten IT-Systeme, mit denen er arbeitet beziehungsweise für die er eine Zugangsberechtigung hat ? vom Herstellerportal über die Mietwagenverwaltung bis zu externen Dienstleisterportalen.

Key-User-Schulungen bei Best

Laut Sven Giuffrida gibt es einige Voraussetzungen, die ein Autohaus erfüllen muss, um das mächtige Programm sinnvoll zu nutzen. So sei es wichtig, dass die Führungskräfte voll dahinterstehen. Zudem sei es ratsam, die Mitarbeiter persönlich einzuweisen, selbst wenn Dealernet weitgehend selbsterklärend ist. Der Geschäftsführer schulte 90 Key-User, die ihr Wissen dann in ihre Abteilungen weitertrugen. Zudem beschäftigte er sich intensiv mit den einzelnen Funktionen des Programms. ?Dealernet ist keine leere Hülle, sondern ein lebendiges System, das vom Feedback der Nutzer lebt?, unterstreicht er. So ist es mit dem Intranetsystem beispielsweise möglich, Präsentationen für Meetings zu erstellen sowie Organigramme, Workflow-Charts oder Excel-Listen. Entsprechende Muster sind bereits hinterlegt. Im Unternehmens-Wiki lassen sich Vorlagen genauso hinterlegen wie Leitfäden für Mitarbeiter, Bestellungen oder wichtige Informationen inklusive einer Lesebestätigungsfunktion. Die Führungskräfte können Dealernet zudem nutzen, um interne Umfragen durchzuführen.

Zu schätzen gelernt hat Sven Giuffrida dabei vor allem die Individualisierungsmöglichkeiten: ?Ich kann als Administrator unter anderem Funktionen ein- oder ausschalten, Fotos hinterlegen und beliebig neue Gruppen erstellen?, erklärt er. So verbirgt sich beispielsweise hinter der Gruppe ?Meine Idee? ein digitaler Ideenkasten.

Der Autohausgeschäftsführer lobt, dass Concore, deren Mehrheitseigner seit August 2019 das Systemhaus VAPS ist, offen für Anregungen ist: ?In den vergangenen neun Monaten hat Concore eine Vielzahl von zusätzlichen Anforderungen abgearbeitet?, erzählt Sven Giuffrida. So fungierte Best jüngst auch als Pilotpartner für das Lieferanten- und Vertragsmanagement in Dealernet. Die neue Funktion ermöglicht es nicht nur, im System Vereinbarungen mit den Dienstleistern samt den Kontaktdaten zu hinterlegen, sondern die Lieferanten auch zu bewerten ? eine Voraussetzung für das Qualitätsmanagement.

In den kommenden Monaten will die Best-Auto-Familie noch einige neue Funktionen implementieren. So soll es künftig möglich sein, über eine App mobil auf Dealernet zuzugreifen. Auch die Kommunikationsmöglichkeiten sollen ausgebaut werden: Neben dem Chat sind eine E-Mail- und eine Webchat-Funktion in Planung als Alternative zu Präsenzmeetings. ?Dann können wir uns viele Fahrten zwischen den Betrieben sparen?, schmunzelt Giuffrida.

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Dieser Beitrag ist am 28.02.2020 zuerst auf kfz-betrieb erschienen.

Concore hat sich auf die Entwicklung innovativer Software und Softwareschnittstellen für Dienstleitung, Handel, Handwerk und Gewerbe spezialisiert. Das Angebot des IT-Systementwicklers umfasst die anwenderorientierte Beratung, zielgerichtete Lösungskonzepte auf der Basis spezifischer Anforderungen und Wünsche, die Entwicklung passender Software inklusive Design sowie die Implementierung.

Weiterführende Informationen unter www.concore.de

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