TA Triumph-Adler-Lösung schafft Papierkram zu den Akten / 14 Millionen Dokumente: Mit DIDO spart die Versicherungsbranche

Mit DIDO, der digitalen Dokumenten-Organisation
von TA Triumph-Adler hat die Uelzener Versicherung Zahlen, Daten und
Fakten perfekt im Griff.

Die Regale mit Akten ziehen sich über die Flure, füllen Keller und
Lagerräume. Denn die Uelzener Versicherung ist Deutschlands führender
Tierversicherer und bietet auch für Zweibeiner eine Vielzahl von
Policen an. Seit 1873 besteht das Unternehmen – kein Wunder, dass
sich die Aktenberge türmen: um rund 600 000 Verträge kümmern sich die
170 Mitarbeiter der Versicherung. Jede Akte muss mindestens zehn
Jahre aufbewahrt werden. Bei Personenschäden ergeben sich manchmal
erst Jahre später Folgekosten, dann heißt es: Akte raussuchen,
Dokument abheften, Akte zurückstellen.

Zahlen, Daten, Fakten per Knopfdruck

Damit ist jetzt Schluss: Die Uelzener Versicherung stellt auf
digitale Schadenakten um, mithilfe von TA Triumph-Adler. Der
Spezialist im Document Business hat sich gegen fünf Mitbewerber
durchgesetzt und schafft nun Raum in den Regalen – mit einer
maßgeschneiderten DIDO-Lösung. Viel Lagerplatz wird dann nicht mehr
benötigt, alle Informationen werden per Knopfdruck abrufbar sein.

Ein großes Projekt, das fast zwei Jahre in Anspruch nahm: Ein
Altdatenbestand von 14 Millionen Dokumenten musste verarbeitet
werden. Einmal mehr hat der Marktführer TA Triumph-Adler bewiesen,
dass sich selbst riesige Datenmengen aus anderen Systemen migrieren
lassen.

Inzwischen sind 120 PC-Arbeitsplätze mit der neuen Software von TA
Triumph-Adler ausgerüstet. Sie bietet eine Vielzahl an Suchfunktionen
und kann in Sekundenschnelle auf das Archiv zugreifen: Auf Angebote,
Vertragsvorlagen, MS-Office-Dokumente, Scan-Workflow, E-Mail-Verkehr,
Serienbriefe und nicht zuletzt auf digitalisierte Schadenakten. Die
Enterprise Content Management-, kurz, ECM-Lösung von TA Triumph-Adler
ist sehr flexibel und erweiterungsfähig. Mit diesem maßgeschneiderten
Konzept lässt sich das tägliche Versicherungsgeschäft erheblich
effizienter gestalten.

Strukturwandel im Dokumenten-Management-System

Eine Dokumenten-Management-Lösung ist bei der Uelzener
Versicherung bereits seit 15 Jahren im Einsatz, doch das bisherige
System war der ständig wachsenden Datenmenge und den neuen
technischen Anforderungen nicht mehr gewachsen. Die Zugriffszeiten
wurden immer länger und nicht selten haben Sachbearbeiter bis zu
einer halben Minute auf eine Information gewartet. „Mit dem neuen
System bieten wir quasi eine Echtzeit-Lösung“, erklärt Markus Müller,
Vertriebsleiter Digital Solutions bei TA Triumph Adler
Norddeutschland.

Die Herausforderung für TA Triumph-Adler bestand nicht allein in
der Migration der Altdaten, auch wenn dieser Prozess am schwierigsten
war. Um die Umstellung für die Mitarbeiter so angenehm wie möglich zu
gestalten, sollten gewohnte Suchstrukturen weitestgehend in das neue
System übernommen werden. Zugleich sollten einzelne Komponenten, die
bislang nicht optimal gelaufen waren, verbessert werden.

Erfolg ist, wenn alle zufrieden sind

Das ist TA Triumph Adler gelungen, die Akzeptanz der neuen
ECM-Software ist groß. „Das beste Zeichen dafür, dass etwas
funktioniert, ist die Ruhe im Betrieb“, sagt der IT-Chef, der
Uelzener Versicherung, Klaus Kohlmeyer zufrieden. TA-Vertriebsleiter
Müller hält vor allem die Beteiligung der Mitarbeiter am gesamten
Entscheidungs- und Umstellungsprozess für essenziell: „Oft treffen
die Chefs im stillen Kämmerlein die Wahl. Und wenn die Einführung
dann nicht gleich reibungslos klappt, ist der Widerstand der
Mannschaft groß. Das ist uns bei der Uelzener Versicherung nicht
passiert. Alle haben von Anfang an mitgezogen.“

IT-Chef Klaus Kohlmeyer freut sich über das neue System. „Es ist
so schnell und so stabil! Für einen Sachbearbeiter gibt es doch
nichts Schlimmeres, als den Kunden am Telefon warten zu lassen, weil
sein Computer so langsam ist. Oder sagen zu müssen: Unser System ist
leider abgestürzt. Diesen Spruch werden Sie bei der Uelzener
Versicherung bestimmt nicht mehr hören.“

Pressekontakt:
TA Triumph-Adler GmbH
Karl Rainer Thiel
Leiter Unternehmenskommunikation & PR
Südwestpark 23
D-90449 Nürnberg
Tel.: +49 (0) 9 11/ 68 98 -3 51
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