Tagungen Austragen – Tipps zur passenden Hotelauswahl

Tagungen sind immer ein Event für den Veranstalter. Suchen Sie das passende Tagungshotel mit Bedacht aus. Es sollte nicht irgendein Hotel sein, denn Tagungshotels verfügen über alle Voraussetzungen für einen optimalen Ablauf für Tagungen, Konferenzen und Seminare. Die Frage steht an, wie viel Teilnehmer kommen, wie viel Zimmer gebraucht werden und wie sollte der perfekte Tagungsraum aussehen. Der technische Komfort eines Tagungsraumes ist das A + O, damit Teilnehmer und Referenten auf ihre Kosten kommen. Nicht „nur“ die Ausstattung eines Tagungshotels ist von äußerster Wichtigkeit, auch die Lage und die zentrale Anbindung gilt es zu beachten. Zudem sollte das Hotelpersonal gut ausgebildet für solche Tätigkeiten sein, sie müssen Teilnehmern und Veranstaltern mit Rat und Tat zur Seite stehen können. Die Frage der Freundlichkeit ist eine Selbstverständlichkeit, denn alle Teilnehmer sind ja doch recht aufgeregt, was da auf sie zukommt. Wie sehen die Zimmer aus, wo sind die Tagungsräume zu finden und wie sind diese ausgestattet mit der notwendigen Technik. Sollte Ihnen als Veranstalter die Organisation doch über den Kopf wachsen oder es fehlt Ihnen an der notwendigen Zeit, dann legen Sie doch die Verantwortung in die Hände eines Eventmanagers.

Eine gründliche Vorbereitung ist wichtig, legen Sie sich eine Checkliste an, was alles getan werden muss. Vielleicht haben Sie auch die Möglichkeit das passende Tagungshotel Bayern selbst zu inspizieren und das nicht nur virtuell. Ihre persönliche Checkliste sollte Punkte enthalten wie, Lage des Hotels, welches Tagungsthema soll es sein, wie erfolgt die Unterbringung und wie sieht es mit der Gastronomie aus. Denken müssen Sie auch an die notwendigen erforderlichen Unterlagen wie Informationsmaterial. Zudem gilt es, die Einladungen rechtzeitig zur versenden. Aber bitte nicht irgendeine Einladung, diese sollte schon das Tagungsthema gekonnt widerspiegeln, denn das ist der erste Schritt für eine perfekte Tagungsvorbereitung. Der Zeitpunkt sollte schon passend sein und den Teilnehmern noch Luft zum Atmen lassen. Nichts ist unangenehmer, wenn Teilnehmer von einem eng getakteten Terminkalender gehetzt werden. Nun gilt es nur noch darauf zu achten das auch alle Teilnehmer ihre Zusage bekunden oder eben auch absagen.

Natürlich ist das Thema einer jeden Tagung wichtig und sollte schon auf der Einladung das Interesse wecken, und jedem Teilnehmer vermitteln, hier muss ich teilnehmen. Aber das alles nützt nichts, wenn Referenten langweilig und mit Desinteresse das Referat halten, dann wird es schnell eintönig. Deshalb auch hier der gut gemeinte Rat am Rande, der Erfolg einer Tagung hängt auch vom richtigen Referenten ab. Erörtern Sie das bitte auch im Vorfeld, ob dieser nur einen Vortrag halten soll oder doch mehrere, soll er mit im Tagungshotel übernachten und welche Vorlieben hat er. Gerade Referenten sollten auch bei Laune gehalten werden. Kommen wir nun zu den Teilnehmern/Gästen selber. Es lohnt sich diese in Gruppen aufzuteilen bei vielen Vorträgen, denn so entsteht ein gewisses Vertrautheitsgefühl, sie fremdeln nicht mehr. Vorbereitungen sollten Teilnehmer und Referenten selbst ein sicheres Gefühl geben, hier stimmt einfach alles und man kann sich in dieses „Abenteuer“ stürzen. Es lohnt sich und schließlich wird man ja nicht dümmer, im Gegenteil Tagungen dienen immer der Fortbildung jeglicher Art.