Unternehmenswelt: Fahrzeugbereitstellung für Arbeitnehmer, alles wissen!

Viele Arbeitnehmer müssen im Rahmen ihrer Arbeit täglich Fahrten oder Dienstreisen unternehmen. Es gibt jedoch verschiedene Möglichkeiten, wie man seinen Mitarbeitern ein Fahrzeug zur Verfügung stellen kann. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie über die Bereitstellung von Fahrzeugen an Ihre Mitarbeiter wissen sollten.

Welche verschiedenen Möglichkeiten stehen Arbeitgebern zur Verfügung?

Option Nr. 1: Die Arbeitnehmer sind verpflichtet, ihr eigenes Auto für geschäftliche Zwecke zu nutzen. In diesem Fall sollte der Arbeitgeber die im Rahmen der Dienstreise des Arbeitnehmers entstandenen Kosten gemäß den für Kilometerkosten geltenden finanziellen Kriterien erstatten. Option 2: Bereitstellung eines Firmenwagens. Sehr häufig, vor allem in bestimmten Branchen (Handel, Baugewerbe usw.), bevorzugen Arbeitgeber diese zweite, kostengünstigere Option. Es ist dann Sache des Arbeitgebers, die genauen Konturen dieses Vertrags über die Dienstwagenüberlassungsvertrag für sein Unternehmen festzulegen.

Die Bereitstellung von Firmenwagen an Arbeitnehmer: Was muss man wissen?

Es gibt zwei Möglichkeiten, Mitarbeitern ein Fahrzeug zur Verfügung zu stellen: die nicht namentliche Überlassung und die namentliche Überlassung oder die Nominierungsklausel. Die nicht namentliche Überlassung: In diesem Fall nutzen mehrere Mitarbeiter des Unternehmens abwechselnd dasselbe Fahrzeug (z. B. Lieferwagen, Lastwagen, Nutzfahrzeug). Darüber hinaus ist zu beachten, dass Arbeitgeber ein Fahrtenbuch führen müssen, um die Zeit, in der jeder Arbeitnehmer das Fahrzeug nutzt, zu identifizieren. Dadurch wird es leichter, den Täter im Falle eines Verstoßes gegen die Straßenverkehrsordnung zu identifizieren. Die namentliche Bereitstellung oder die Ernennungsklausel hingegen besteht darin, dass ein Firmenwagen ausschließlich einem einzigen Mitarbeiter zugewiesen und dauerhaft genutzt wird.

Nutzung von Firmenfahrzeugen durch Arbeitnehmer

Der Arbeitgeber muss die Bedingungen angeben, unter denen die Arbeitnehmer das Auto nutzen können, wir haben:

Fahrzeuge oder Dienstwagen

Die Nutzung eines Firmenwagens ist strikt auf geschäftliche Zwecke und das Branding des Unternehmens beschränkt. In diesem Fall ist es den Mitarbeitern nicht gestattet, das Auto außerhalb der Arbeitszeit für private Zwecke zu nutzen. Beachten Sie, dass einige URSAFs die Nutzung eines Autos für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz erlauben, sofern der Firmenwagen über einen längeren Zeitraum nicht genutzt wird und der Arbeitnehmer nachweisen kann, dass für diese Fahrten keine öffentlichen Verkehrsmittel zur Verfügung stehen.

Firmenfahrzeug oder Firmenwagen

Hierbei handelt es sich um einen Dienstwagen, der jederzeit zur Verfügung gestellt wird und dessen Nutzung im Privatleben des Arbeitnehmers (außerhalb der Arbeitszeit, insbesondere am Wochenende und während des bezahlten Urlaubs) erlaubt ist. In diesem Fall stellt diese private Nutzung einen geldwerten Vorteil dar, für den sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer Sozialversicherungsbeiträge zahlen müssen. Dieser Vorteil entspricht 9 % des Fahrzeugpreises, wenn der Arbeitnehmer den Kraftstoff für seine persönliche Beförderung bereitstellt, und 12 %, wenn dies nicht der Fall ist. Dieser geldwerte Vorteil wird auf der Gehaltsabrechnung des Arbeitnehmers gesondert ausgewiesen. Firmenfahrzeuge, die ein Arbeitnehmer für seinen persönlichen Gebrauch behält, können ihm während einer Aussetzung des Arbeitsvertrags nicht abgenommen werden, es sei denn, es gibt besondere Regelungen.

Was beinhaltet die schriftliche Dokumentation?

Die Bedingungen für die Nutzung des bezeichneten Fahrzeugs müssen zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer schriftlich festgelegt werden. Die Bedingungen für die Nutzung des Fahrzeugs und die Pflichten jeder Partei müssen klar definiert sein. Beachten Sie, dass diese schriftliche Vereinbarung die Form einer Klausel im Arbeitsvertrag des Arbeitnehmers oder einer von beiden Parteien unterzeichneten Vereinbarung über die Bereitstellung eines Fahrzeugs haben kann.