Vollscanning der Steuererklärungen von Privatpersonen im Kanton Solothurn

Ablauf:
 Jedem Steuerpflichtigen werden individuell vorgedruckte Formulare, die zusätzlich über Barcodes einzeln identifizierbar sind, zugestellt. Ausserdem
erhält er ein adressiertes und frankiertes Couvert zur Rücksendung der ausgefüllten Formulare nebst Beilagen.
 Die Schweizerische Post ist vom Kantonalen Steueramt Solothurn beauftragt, diese Couverts direkt an die Firma RR Donnelley in Zürich-Urdorf umzuleiten, wo ein Team von spezialisierten Mitarbeitern für die weitere Verarbeitung der Steuererklärungen bereitsteht.
Jedes Couvert wird noch am Eingangstag geöffnet und der Inhalt anhand der als Barcode aufgedruckten Geschäftsfallnummer sofort elektronisch registriert. Somit ist jederzeit ersichtlich, welche Steuererklärungen wann eingegangen sind und wie viele noch auf die Weiterverarbeitung warten. Dokumente, die nicht zu diesem Prozess gehören, aber manchmal irrtümlich hineingelangen (z.B. Steuererklärungen von Firmen), werden sofort aussortiert und einer separaten Behandlung zugeführt.
 Im nächsten Schritt werden die Formulare und Belege jeder einzelnen Steuererklärung gemäss einer vorgegebenen Reihenfolge sortiert. So ist sichergestellt, dass eine einheitliche Ordnung der Dokumente die Arbeit in allen weiteren Phasen erleichtert.
 Die aufbereiteten Steuererklärungen werden dann beidseitig schwarz-weiss gescannt, die Inhalte mittels OCR (Optical Character Recognition) Techniken extrahiert und die Struktur der Steuer¬erklärung automatisch überprüft.
 Sofern notwendig, werden vom System nicht zuverlässig erkannte Inhalte und Strukturen manuell korrigiert bzw. ergänzt. Durch umfangreiche Konsistenzprüfungen ist sichergestellt, dass Irrtümer und Fehler weitestgehend eliminiert werden und somit eine äusserst hohe Datenqualität garantiert ist. Beispielsweise prüft das System automatisch die Korrektheit von Summen und verweigert die Annahme falscher Daten.
 Die gewonnenen Daten werden schliesslich dem Kantonalen Steueramt Solothurn digital zur weiteren Verarbeitung in der Steuerapplikation «INES» zur Verfügung gestellt. Zusätzlich werden die eingescannten Dokumente als PDF in einem digitalen Archiv abgelegt, während die Papierdokumente regelmässig abgeholt und in Räumen des KSTA gelagert werden.