Was ist bei der Mitarbeiterprüfung in der Schweiz rechtlich zulässig-

Die Frage, die HR-Verantwortliche und Compliance-Beauftragte in Schweizer Unternehmen regelmäßig beschäftigt, lautet: Was ist nach dem Schweizer Obligationenrecht (OR) bei der Mitarbeiterprüfung zulässig? Die Antwort liegt im Zusammenspiel mehrerer Rechtsgrundlagen — und ihre praktische Umsetzung ist anspruchsvoller, als viele Unternehmen annehmen.

Das Schweizer OR regelt in Verbindung mit dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) sowie dem Arbeitsrecht, unter welchen Voraussetzungen Arbeitgeber persönliche Daten von Kandidatinnen und Kandidaten oder bestehenden Mitarbeitenden erheben und verarbeiten dürfen. Die zentralen Grundsätze sind Verhältnismäßigkeit, Zweckbindung und Transparenz. Jede Mitarbeiterprüfung muss sich an diesen Grundprinzipien orientieren — und genau hier setzt Validato an.

Rechtliche Grundlagen der Mitarbeiterprüfung in der Schweiz

Arbeitgeber in der Schweiz sind berechtigt, im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses personenbezogene Daten zu erheben, sofern dies für die Stellenbesetzung notwendig, verhältnismäßig und für die Betroffenen nachvollziehbar ist. Zulässige Prüfungen umfassen je nach Funktion und Branche unter anderem: die Überprüfung der Identität, die Bestätigung von Ausbildungs- und Berufsqualifikationen, die Verifikation von Beschäftigungsverläufen sowie — in regulierten Sektoren — Strafregisterauszüge und Integritätschecks. Sensible Datenkategorien, etwa gesundheitliche Angaben oder politische Überzeugungen, unterliegen strengen Einschränkungen und dürfen in der Regel nur mit expliziter Einwilligung verarbeitet werden.

Ein häufiger Fehler in der Praxis ist das Fehlen eines einheitlichen, dokumentierten Prozesses. Unternehmen ohne strukturiertes Prüfverfahren riskieren nicht nur Datenschutzverletzungen, sondern auch erhebliche Reputationsschäden — etwa wenn Personen mit falsch angegebenen Qualifikationen oder entsprechenden Vorstrafen eingestellt werden. Die Einführung einer rechtskonformen Screening-Infrastruktur ist deshalb keine bloße Compliance-Übung, sondern ein strategischer Risikoschutz.

Validato: Rechtskonforme Background Checks in über 200 Ländern

Validato ist eine Schweizer Plattform für Background Checks und Human Risk Management mit globaler Reichweite in über 200 Ländern. Das Unternehmen wurde gegründet, um Organisationen dabei zu unterstützen, Mitarbeiterprüfungen rechtskonform, nachvollziehbar und effizient durchzuführen — ob für einen einzelnen Kandidaten oder im Rahmen einer Massenprüfung. Validato ist ISO-27001-zertifiziert, DSG-konform und erfüllt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Die Plattform bietet ein breites Spektrum an Screening-Leistungen, die individuell auf die jeweilige Funktion und das entsprechende Risikoprofil konfiguriert werden können:

Pre-Employment Screening: umfassende Prüfungen vor der Einstellungsentscheidung

In-Employment Screening: regelmäßige Verifikation während des laufenden Beschäftigungsverhältnisses

Prüfung externer Mitarbeitender: für Freelancer, Berater und Drittpartei-Personal

KYC und AML: für regulierte Finanzinstitute und Unternehmen

Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal von Validato ist der Ansatz „Human in the Loop“: Jedes Screening-Ergebnis wird nicht allein algorithmisch verarbeitet, sondern durch einen Fachexperten bewertet. Dies ist gerade im Schweizer Rechtsumfeld entscheidend, wo Verhältnismäßigkeit nicht nur ein ethisches Gebot, sondern eine rechtliche Anforderung ist.

Globales Screening für Schweizer Unternehmen mit internationaler Belegschaft

Die Schweizer Wirtschaft ist tief in globale Wertschöpfungsketten eingebunden. Für Unternehmen, die Kandidaten mit internationalen Berufsbiografien einstellen, stellt die manuelle Überprüfung von Qualifikationen und Beschäftigungsverläufen aus Dutzenden von Ländern eine erhebliche operative Herausforderung dar. Validato löst dieses Problem durch eine einheitliche Plattform mit lokaler Expertise und globaler Abdeckung — für Kandidaten aus Zürich ebenso wie aus Singapur oder São Paulo.

„Das Vertrauen in die eigene Belegschaft beginnt mit einer korrekten Überprüfung. Validato gibt Unternehmen die Werkzeuge, um diesen Vertrauensaufbau systematisch, rechtskonform und skalierbar zu gestalten”.

— Reto Marti, Managing Partner, Validato

Validato ist ein führender Schweizer Anbieter für zuverlässige Background Checks und Human Risk Management mit Sitz in Zürich. Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, Bewerberinnen sowie bestehende Mitarbeitende strukturiert und effizient auf Integrität, Interessenskonflikte und potenzielle Risiken zu prüfen – datenschutzkonform, modular und skalierbar.

Validato ist speziell auf die Anforderungen in der Schweiz ausgerichtet, verzichtet auf Set-up-Gebühren, Jahresgebühren oder Mindestanzahl an Screenings und lässt sich flexibel in bestehende HR- oder Recruiting-Prozesse integrieren.

Mehr unter: www.validato.com