Wie funktionieren digitale Signaturen

Der digitale Dokumentenverkehr hat Einzug in die deutschen Büros gehalten. Damit dies rechtssicher vonstattengeht, muss die Unterschrift des Unterzeichnenden digitalisiert werden. Wie dies gelingt und die Unterschrift vom Papier in eine digitale Signatur verwandelt wird, verrät dieser Beitrag.

Kurzüberblick über die digitale Signatur

Eine Unterschrift auf einem Dokument gibt Sicherheit über die Identität des Unterzeichners. Da ist es nicht verwunderlich, dass diese Rechtssicherheit in der digitalen Form ebenso gelten soll. Die papierlose Signatur ist möglich, allerdings müssen sich Verwender an bestimmte Kriterien halten, damit die digitale Unterschrift vorbehaltlos anerkannt wird.

Diese Kriterien gelten bei der digitalen Signatur:

– die digitale Signatur muss sich eindeutig als die des Unterzeichners identifizieren lassen

– Signaturen mit Authentifizierungsverfahren gelten als sichere Variante

– es muss garantiert werden, dass ein Dokument schreibgeschützt übermittelt wird

Digitale Signaturen unterliegen bestimmten Vorschriften, um Rechtsgültigkeit zu erlangen. Diese sind in der europäischen „Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste“, kurz eIDAS einzusehen, das in Deutschland wiederum als „Vertrauensdienstegesetz“ (VDG) bezeichnet wird.

Die digitale Signatur für den täglichen Bedarf

Die digitale Unterschrift kann auf vielfältige Weise erzeugt werden. Ausschlaggebend ist der Anwendungszweck. Für den täglichen Bedarf reicht es aus, die digitale Unterschrift mit einem Computerprogramm zu erstellen. Wie das unkompliziert funktioniert, beschreiben die nachfolgenden Zeilen.

Erstellung der digitalen Signatur über das Schreib-, Grafik- oder E-Mail-Programm:

Mit Hilfe eines Schreibprogramms kann eine digitale Unterschrift erstellt werden. Dazu muss der Unterzeichnende direkt in das Dokument seine Unterschrift malen. Oft ist dies nur mit der PC-Maus möglich, was ein wenig Geschick erfordert. Grafikprogramme können ebenso genutzt werden. Die Vorgehensweise ist bei den unterschiedlichen Grafikprogrammen nahezu identisch und umfasst die nachfolgend genannten Schritte:

РNeues Dokument ̦ffnen

– Einstellung der Auflösung und Größe

– geeignetes Malwerkzeug wählen

– Einstellung der Farbe und Strichstärke

– Unterschrift via PC-Maus in das Programm übertragen

– alternativ ist ein Zeichenstift samt Grafiktablett zu empfehlen

– Speicherung der Grafikdatei, vorzugsweise als GIF (transparenter Hintergrund)

Ist die digitale Unterschrift einmal in eine Grafikdatei konvertiert, kann diese in jedes Schreibprogramm eingefügt werden. Ãœber die Funktion „Bilder einfügen“ kann auf die gespeicherte Signatur zugegriffen werden.

Die Digitalisierung der Unterschrift lässt sich auch mit einem E-Mail-Programm verwirklichen. Für diesen Vorgang muss eine neue Nachricht verfasst und die Freihandeingabe gestartet werden. Nachdem die richtige Schriftfarbe und Schriftstärke ausgewählt worden ist, wird die Unterschrift freihändig in die E-Mail gesetzt. Die Freihandeingabe ist nach erfolgter Signatur wieder zu beenden. Die erzeugte Grafik kann nun für den E-Mail-Versand genutzt werden. Es ist zu beachten, dass die Formate Rich-Text oder HTML-Text verwendet werden müssen.

Eine Unterschrift kann durch einen Scan-Vorgang digitalisiert und anschließend als Bilddatei auf dem Computer gespeichert werden. Ãœber die Funktion „Bilder einfügen“ kann diese jederzeit in einem Dokument Anwendung finden.

Digitale Signaturen mit Rechtsgültigkeit

Die einfachen Varianten sind für den täglichen Bedarf zulässig. Um Rechtsgültigkeit zu erlangen, muss die digitale Signatur jedoch über einen zertifizierten Anbieter erstellt werden. Es gibt viele mobile App-Anwendungen, die für diesen Zweck kostenlos heruntergeladen und genutzt werden können.

Neben dieser Möglichkeit gibt es auch die Signatur, die mit einem erweiterten Authentifizierungsverfahren deutlich mehr Sicherheit bietet. Bei dieser Variante muss der Unterzeichner seine Berechtigung mittels einer Social-ID, einer Telefon-PIN, einem Kennwort und dem Personalausweis nachweisen. Bei der Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur, kurz QES, ist gewährleistet, dass die digitale Unterschrift eindeutig dem Unterzeichner zuzuordnen ist und besitzt aus diesem Grund die höchsten Sicherheitsmerkmale.