Wie muss ein Fahrtenbuch korrekt geführt werden?

Um ein Fahrtenbuch richtig zu führen, müssen gewisse Vorgaben eingehalten werden.

Die korrekte Führung eines Fahrtenbuches

Über die korrekte Führung eines Fahrtenbuches entscheidet das Finanzamt. Vorgaben, die eingehalten werden müssen, sollten beachtet werden. Zum Beispiel muss das Fahrtenbuch in einer geschlossenen Form vorliegen. Auch müssen die Fahrten jeweils zeitnah eingetragen werden und das Fahrtenbuch muss fortwährend und lückenlos geführt werden. Jede Einzelfahrt muss gesondert aufgeführt werden und die Aufbewahrungspflichten für das Fahrtenbuch müssen eingehalten werden.

Im Alltag sind dies einige Punkte, die es zu beachten gilt, daher ist es in manchen Fällen sinnvoll, sich Unterstützung durch eine Software zu holen. Diese ersetzt nicht nur das Fahrtenbuch selbst, sondern bietet auch ein Fahrerkarte Auslesegerät an.

Tipps zum Führen des Fahrtenbuches sind bei der Menge an zu beachtenden Vorgaben hilfreich. So sollte zum Beispiel jedes Fahrtenbuch am 01. Januar begonnen werden und jedes Fahrzeug sollte mit einem eigenen Fahrtenbuch ausgestattet sein. Dieses muss immer im Auto liegen und auch ein Stift sollte stets zur Verfügung stehen. Auch sollte jede Eintragung direkt nach der Fahrt erfolgen. Wer sich die Arbeit erleichtern will und sein Fahrtenbuch elektronisch führen möchte, findet dafür viele Anbieter, zum Beispiel die Firma FleetGO.

Wann muss ein Fahrtenbuch geführt werden?

Eine allgemeine Pflicht zum Führen des Fahrtenbuches besteht dann, wenn der Wagen steuerlich angemeldet werden soll, aber private Fahrten damit unternommen werden. Liegt in einem solchen Fall kein Fahrtenbuch vor, so entscheidet das Finanzamt über die steuerliche Anerkennung, meist nicht im Sinne des Fahrzeughalters.
Ein weiterer Zwang zum Führen eines Fahrtenbuches kann entstehen, wenn eine Pflicht dazu von der Strafverfolgungsbehörde im Sinne der Straßenverkehrs-Zulassungs Ordnung erlassen wurde. Dies geschieht dann, wenn ein Straf- oder Ordnungswidrigkeitsverfahren dies nötig macht. Die Grundlage dafür bildet § 31a StVZO.

Für wen lohnt sich das Fahrtenbuch in Hinsicht auf die steuerliche Erleichterung?

Viele Fahrzeuge werden heute nicht nur für einen Zweck benutzt und der Trend zur Flexibilität setzt sich bei der Nutzung von Fahrzeugen weiter durch. Wer sich das Fahrtenbuch sparen möchte, der kann stattdessen die 1%-Methode des Finanzamtes durchwinken. Diese 1%-regel besagt, dass bei einem Fahrzeug, welches auch privat genutzt wird, ein Prozent des Bruttolistenneupreises als monatlicher Wert als Betriebseinnahme versteuert werden muss. Dies lohnt sich unter bestimmten Umständen, da man sich ohne Fahrtenbuch eine Menge Arbeit ersparen kann. In einigen Fällen kann der Verzicht auf ein Fahrtenbuch aber bares Geld kosten.

Dies ist vor allem dann der Fall, wenn das Auto nur selten für private Zwecke genutzt wird oder die laufenden Kosten sehr niedrig sind. Auch dann, wenn der Bruttolistenpreis des Fahrzeuges besonders hoch ist, kann die Ein-Prozent-Methode ungünstig sein. Auch bei einem alten Auto oder einem Gebrauchtwagen greift man besser auf das Fahrtenbuch zurück.

Welches Fahrtenbuch wird vom Finanzamt akzeptiert?

Damit das Finanzamt das Fahrtenbuch akzeptiert, darf es keine Formmängel haben und muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Es muss korrekt ausgefüllt sein und darf keine Lücken aufweisen. Die geschlossene Form gehört zwingend zu den erforderlichen Anforderungen. Wer lose Zettel oder gar eine eingesprochene Aufnahme einreicht, wird auf Anlehnung stoßen. Neben Datum und der Uhrzeit der Fahrten muss ein ordentlich geführtes Fahrtenbuch auch erkennbar das Ziel und den Kunden oder Geschäftspartner bezeichnen oder den sonstigen dienstlichen Zweck der Fahrt erkennen lassen.