Wie rechtsverbindlich und sicher ist die digitale Unterschrift?

Briefe, Dokumente, Verträge: Was gab es früher nicht alles zu unterschreiben! Heute leistet der Kugelschreiber zwar weiterhin gute Dienste, für die Unterschrift kann man ihn aber immer öfter stecken lassen. Denn immer mehr digitale Dokumente kommen ohne die händische Signatur aus. Doch wie steht es um die Sicherheit und Rechtsverbindlichkeit dieser Unterzeichnung, die im rechtlichen Rahmen als „elektronische Signatur“ bezeichnet wird?

Ist die digitale Unterschrift sicher?

Wie kann man einerseits die Echtheit einer digitalen Unterschrift gewährleisten und gleichzeitig sicherstellen, dass ein Dokument nicht später noch einmal verändert wurde? Eine eingescannte Signatur kann man leicht kopieren und vervielfältigen und einer nachträglichen Veränderung des zugehörigen Textes steht auch technischer Sicht nichts im Wege. Daher geht man bei der digitalen Unterschrift andere Wege.

• Jede Signatur ist mit einem digitalen Zertifikat verknüpft, das man eindeutig einer bestimmten Person zuordnen kann.

• Die sogenannte Hash-Funktion gewährleistet darüber hinaus, dass ein Dokument nicht nachträglich verändert wurde.

Handelt es sich um eine qualifizierte digitale Signatur, so ist der Einsatz dieser Technologien verpflichtend. Aus rechtlicher Sicht werden sie anders betrachtet als der Scan einer händischen Unterschrift – letzterer ist also nicht mit einer digitalen Signatur gleichzusetzen. Von kompetenter Seite wie IURIO erstellte digitale Signaturen sind sicher.

Welches sind die verschiedenen Formen der elektronischen Signatur – und wie steht es jeweils um die Rechtsgültigkeit?

Es gibt verschiedene Arten einer digitalen Unterschrift – und auch die unterzeichneten Dokumente unterscheiden sich. Das EU-Recht (elDAS-Verordnung) nennt drei Standards für die E-Signatur.

1. Die einfache elektronische Signatur (EES): ist etwa eine eingescannte Unterschrift eine E-Mail-Signatur oder ein Schriftzug auf dem Tablet. Hierfür gibt es keine weiterreichenden rechtlichen Vorgaben.

2.   Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) beinhaltet weitere Anforderungen. Hier sind eine elektronische Verschlüsselung und ein digitales Zertifikat erforderlich, wofür wiederum eine spezielle Software notwendig wird.

3.    Die Qualifizierte elektronische Signatur (QES) hat besonders strenge Anforderungen. Hier sind eine elektronische Verschlüsselung und ein digitales Zertifikat notwendig, die Verwendung einer speziellen Software ist verpflichtend.

In vielen Fällen reicht die EES bereits aus. In einigen Fällen ist die Schriftform aber gesetzlich vorgegeben: Eine Unterschrift auf dem Schriftstück ist dann entweder händisch zu leisten oder bedarf einer qualifizierten elektronischen Signatur.

Die qualifizierte elektronische Signatur hat aus rechtlicher Sicht zudem die höchste Beweiskraft, beispielsweise auch in einer Auseinandersetzung vor Gericht. Gerade in solchen Fällen wird der Unterschied zu EES und FES besonders deutlich.

Diese Dokumente sind mit jeder Form der digitalen Unterschrift rechtsgültig

• unbefristeter Arbeitsvertrag
• unbefristeter Mietvertrag
• Kaufvertrag
• Bestellung
•  Datenschutzerklärung
• Ãœbergabeprotokoll für Immobilien
• Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)

Trotz Rechtsgültigkeit kann sich eine einfache elektronische Unterschrift in bestimmten Fällen allerdings als zu riskant erweisen. Beispielsweise bei Miet- oder Kaufverträgen ist es meistens sinnvoll, die Beweiskraft der digitalen Signatur zu erhöhen.

Diese Dokumente erfordern für die Rechtsgültigkeit eine qualifizierte elektronische Signatur

Wer eine qualifizierte elektronische Signatur leisten will, muss dafür strenge Auflagen erfüllen. So ist etwa eine persönliche Identifikation per Live-Video oder vor Ort erforderlich. Nur so kann man die eigene Identität mit einem digitalen Zertifikat verknüpfen. Zudem muss die Identifikation über einen für qualifizierte E-Signaturen zulässigen Anbieter durchgeführt werden.

Gesetzlich vorgeschrieben ist die qualifizierte elektronische Signatur unter anderem bei den folgenden Dokumenten.

• befristeter Arbeitsvertrag
• befristeter Mietvertrag
• Verbraucherdarlehensvertrag
• Patientenverfügung
• Arbeitnehmerüberlassungsvertrag
• nachvertragliches Wettbewerbsverbot

Achtung: Einige Dokumente sind mit keiner elektronischen Signatur rechtsgültig

Während die meisten Dokumente elektronisch unterzeichnet werden dürfen, schließt der Gesetzgeber eine solche Signatur in bestimmten Fällen kategorisch aus. In Deutschland sind hier primär die folgenden Dokumente zu nennen:

• Niederschrift der wesentlichen Arbeitsbedingungen
• Leibrentenversprechen (sofern das Versprechen der Gewährung familienrechtlichen Unterhalts dient)
• Schuldanerkenntnis (sofern nicht durch einen Kaufmann erteilt)
• Dienstzeugnis
• Kündigung oder Beendigung eines Arbeitsverhältnisses
•   Bürgschaftserklärung
•  Eigenes Testament (muss komplett handschriftlich verfasst werden)

Fazit?

Es ist am besten, rechtliche Fragen in allen Bereichen des Unternehmens frühestmöglich zu klären. Dies betrifft auch die elektronischen Signaturen. Sie bieten zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Organisationen jeder Größe und werden in der Zukunft noch weiter an Bedeutung gewinnen.