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Alfresco Records Management vereinfacht die Verwaltung vertraulicher Inhalte

Alfresco Software hat sein Records Management erneut einen entscheidenden Schritt weiterentwickelt. Version 2.4 bietet Finanzunternehmen und Behörden erhöhte Informationssicherheit und vereinfacht das Management vertraulicher Inhalte. Alfresco ist ein führender Open-Source-Anbieter von Enterprise Content Management (ECM) und Business Process Management (BPM). Sein Records-Management-Modul ist die einzige Lösung auf Basis offener Standards, die den Vorgaben von DoD 5015.02 des amerikanischen Verteidigungsministeriums genügt.

Unter dem Begriff Records Management wird die strukturierte Ablage von Information in Form von Akten verstanden. Hierbei handelt es sich häufig um Dokumente, die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen unterliegen und auch nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden müssen. Die Einhaltung hoher Sicherheitsstandards wird dabei für große und global agierende Unternehmen immer wichtiger. Das gilt insbesondere für hochgradig regulierte Branchen wie den Finanzsektor, in dem Vorschriften wie Basel III, Solvency II oder CRD IV hohe Anforderungen an die Dokumentation von Geschäftsvorgängen stellen.

Die Leistungsfähigkeit des Alfresco Records-Management-Moduls ist auf Unternehmen und Institutionen mit hunderten oder tausenden von Nutzern ausgelegt. Es bedarf keines dedizierten Records Managers – per Mausklick können berechtigte Nutzer Akten in Records verwandeln und langfristig archivieren. Sie bleiben trotzdem weiterhin an gewohnter Stelle einsehbar. Damit erleichtert es beispielsweise Banken und Versicherungen, die zahlreichen Vorgaben zur Organisation und Verwaltung ihrer Informationen zu erfüllen. So ermöglicht die jüngste Version des Moduls eine genaue Kennzeichnung vertraulichen Contents in mehreren Geheimhaltungsstufen und unterstützt damit engmaschige Informationssicherheitskonzepte. Der Zugang für Anwender lässt sich entsprechend der Stufe ihrer Sicherheitsüberprüfung steuern. Dies bildet einen wesentlichen Baustein für das Risikomanagement, denn Anwender dürfen Content nur bis zu ihrem jeweiligen Berechtigungs-Status einsehen. Ein Beispiel: Ein Nutzer, der mit „vertraulich“ gekennzeichnete Informationen aufrufen darf, hat auch Zugang zu Inhalten, die als „nur für den internen Gebrauch“ markiert sind. Er wird aber weder auf „streng vertrauliche“ Daten zugreifen können, noch wird er überhaupt sehen, dass diese existieren. Alfresco Records Management unterstützt darüber hinaus auch hohe internationale Standards und Vorschriften für den Datenschutz und die Datenbereinigung. Die Lösung leistet damit einen wesentlichen Beitrag zur Compliance.

„Viele CIOs, CTOs und IT-Manager befinden sich an einem neuralgischen Punkt der technologischen Evolution. An ihnen prallen die auf den ersten Blick gegensätzlichen Forderungen nach Digitalisierung und nach immer mehr Sicherheit und Kontrolle aufeinander“, sagt Stefan Waldhauser, Senior Director Industry Go To Market bei Alfresco. „Die IT-Verantwortlichen können diesem Dilemma nur begegnen, indem sie ihren Mitarbeitern Lösungen zur Verfügung stellen, die flexibel genug sind, die Teamarbeit und das Management von Geschäftsprozessen und Dokumenten zu meistern. Nur so können Anwender den benötigten Zugang zu Informationen erhalten, während die IT die erforderliche Kontrolle und Struktur wahrt.“

Derzeit müssen sich viele Anwender und IT-Verantwortliche allerdings noch mit ECM-Altsystemen herumschlagen. Diese sind weder anwenderfreundlich, noch sind sie agil genug, um neuere Programme und Applikationen zu unterstützen. Darüber hinaus belasten sie mit kostspieliger Wartung das IT-Budget. Das Ergebnis: Die Benutzerakzeptanz ist im besten Fall schwierig und führt im schlimmsten Fall dazu, dass Mitarbeiter auf private Apps und Dienste ausweichen, die nicht für den professionellen Einsatz gedacht und vom Unternehmen daher auch nicht zugelassen sind. Das Alfresco Records-Management-Modul dagegen kombiniert die geforderte Einfachheit mit der gebotenen Kontrolle. Die Lösung erlaubt es, ein modernes Content- und Prozessmanagement zu implementieren, dessen Handhabung auf Mitarbeiter sofort vertraut wirkt und sich nahtlos mit neuen und bestehenden Anwendungen verbindet.

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