Audit statt Autobahn

Ein am Kunststoff-Zentrum SKZ entwickeltes Planungstool unterstützt die SKZ-Cert GmbH bei der Einsatzplanung ihrer Auditoren. Die Software berücksichtigt Qualifikationen, Verfügbarkeiten, Termine und Reisewege gleichzeitig und erstellt fundierte Planungsvorschläge. Eine wissenschaftliche Evaluation zeigt das Potenzial digitaler Optimierungsverfahren für komplexe Planungsaufgaben.

Digitale Unterstützung für die Auditplanung bei SKZ-Cert

Die Einsatzplanung einer Zertifizierungsstelle ist anspruchsvoll: Auditorinnen und Auditoren müssen entsprechend ihrer Qualifikationen verfügbar sein, Zertifizierungsfristen eingehalten und Kundenstandorte koordiniert werden. Gleichzeitig gilt es, organisatorischen Aufwand und Reisezeiten möglichst gering zu halten.

Beim SKZ-Geschäftsfeld Zertifizierung unterstützt inzwischen eine eigens entwickelte Software diesen Prozess. Das Tool entstand im Rahmen einer Bachelorarbeit an der Technischen Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS) und wurde von der Forschungsgruppe Digitalisierung des SKZ begleitet. Ausgangspunkt war ein konkreter Bedarf der Zertifizierungsstelle SKZ-Cert, deren Auditoren bundesweit im Einsatz sind.

„Bei der Einsatzplanung müssen viele Rahmenbedingungen gleichzeitig berücksichtigt werden. Genau darin haben wir großes Potenzial für eine digitale Unterstützung gesehen“, erklärt Tim Dees, Scientist in der Forschungsgruppe Digitalisierung am SKZ und Betreuer der Arbeit. „Unser Ziel war nicht, die Erfahrung der Planungsverantwortlichen zu ersetzen, sondern sie mit fundierten Vorschlägen zu unterstützen.“

Planen mit System

Die Einsatzplanung erfolgt üblicherweise monats- oder quartalsweise. Die entwickelte Software bündelt fachliche Qualifikationen, Kapazitäten, Urlaubszeiten, Zertifizierungsfristen sowie die Standorte von Auditoren und Kunden in einem mathematischen Optimierungsmodell.

Auf dieser Grundlage erstellt das System Vorschläge für die Zuordnung und Terminierung von Audits. Auch kurzfristige Änderungen lassen sich berücksichtigen. Die finale Entscheidung verbleibt dabei bewusst bei den Verantwortlichen. Die Software dient als Unterstützung und schafft Transparenz in einem komplexen Planungsprozess.

Potenzial für effizientere Einsatzpläne

Im Rahmen der Bachelorarbeit wurde eine bestehende manuelle Planung mit einer algorithmisch erzeugten Zuordnung verglichen. Unter identischen Rahmenbedingungen zeigte sich, dass die berechnete Gesamtfahrleistung im betrachteten Szenario deutlich reduziert werden konnte.

„Wenn ein Algorithmus gleichzeitig Qualifikationen, Termine, Kapazitäten und Entfernungen berücksichtigt, können Zusammenhänge sichtbar werden, die bei einer großen Anzahl möglicher Kombinationen nur schwer vollständig zu überblicken sind“, so Dees. „Das kann helfen, Planungsaufwände zu reduzieren und Einsatzpläne effizienter zu gestalten.“

Kürzere Fahrstrecken können darüber hinaus den Ressourcenverbrauch senken und Reisezeiten verringern. Damit unterstützt die digitale Planung einen effizienten Einsatz der verfügbaren Kapazitäten.

Von der wissenschaftlichen Idee zur Anwendung

Entstanden ist das Projekt aus der Zusammenarbeit der Geschäftsfelder Zertifizierung und Forschung am SKZ. Aus der Analyse des Planungsproblems entstand eine Software mit Weboberfläche, die heute bei der SKZ-Cert zur Unterstützung der Einsatzplanung genutzt wird.

„Besonders überzeugt hat uns, wie schnell aus einer wissenschaftlichen Idee eine praxistaugliche Anwendung entstanden ist“, sagt Robert Schmitt, Geschäftsführer des SKZ. „Das Projekt zeigt, wie Forschung und betriebliche Praxis gemeinsam Lösungen entwickeln können, die komplexe Aufgaben im Arbeitsalltag unterstützen.“

Potenzial weit über die Zertifizierung hinaus

Das entwickelte Konzept ist nicht auf die Auditplanung beschränkt. Vergleichbare Herausforderungen finden sich überall dort, wo qualifizierte Fachkräfte, wechselnde Einsatzorte, Terminvorgaben und begrenzte Ressourcen koordiniert werden müssen. Mögliche Anwendungsfelder reichen von Service- und Außendienstleistungen über Prüf- und Inspektionsaufgaben bis hin zu anderen planungsintensiven Bereichen.

Die am SKZ entwickelte Lösung zeigt exemplarisch, wie mathematische Optimierung Unternehmen dabei unterstützen kann, Planungsprozesse effizienter, nachvollziehbarer und ressourcenschonender zu gestalten. Damit eröffnet der Ansatz Potenzial weit über die Zertifizierungsbranche hinaus.

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