Wenn eine betroffene Person ihr Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO ausübt, beginnt für Unternehmen ein Prozess, dessen Komplexität häufig unterschätzt wird. Die Datenschutzberatung Wiemer Arndt aus Berlin verdeutlicht in einem aktuellen Beitrag, warum eine vollständige Auskunft nur dann möglich ist, wenn weit mehr Stellen im Unternehmen eingebunden werden, als zunächst erwartet.
Personenbezogene Daten verteilen sich über das gesamte Unternehmen
Anhand eines konkreten Praxisbeispiels zeigt Rebecca Wiemer, zertifizierte externe Datenschutzbeauftragte bei Wiemer Arndt, wie viele Unternehmensbereiche bei einem einzigen Auskunftsersuchen relevant sein können. Neben der Personalabteilung als zentralem Ausgangspunkt müssen je nach Fallkonstellation auch der Arbeitssicherheitsbeauftragte, das betriebliche Gesundheitsmanagement, die zuständige Einsatzleitung vor Ort, der Betriebsrat, die IT-Abteilung sowie weitere Bereiche wie Fuhrparkmanagement und Rechtsabteilung eingebunden werden.
„Kein Datenschutzverantwortlicher hat alle relevanten Informationen auf einmal parat“, erklärt Wiemer. „Der Schlüssel liegt in einem strukturierten Prozess mit klaren Verantwortlichkeiten und vorbereitetem Material für jeden Fachbereich.“
Checklisten als praktisches Steuerungsinstrument
Der Beitrag empfiehlt, für jeden relevanten Fachbereich eine eigene Checkliste zu entwickeln, die bereits die typischen Verarbeitungstätigkeiten des jeweiligen Bereichs enthält – mit den zugehörigen Datenkategorien, Zwecken und Rechtsgrundlagen. Dieser Ansatz reduziert den Koordinationsaufwand erheblich und minimiert das Risiko lückenhafter Auskunftsantworten.
Der Beitrag ist Teil einer mehrteiligen Reihe zum Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO, die Unternehmen Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess – vom Erkennen eines Auskunftsersuchens bis zur datenschutzkonformen Antwort – begleitet.
Fristen im Blick behalten
Da die DSGVO für die Beantwortung von Auskunftsersuchen eine Frist von einem Monat vorsieht, empfiehlt Wiemer Arndt, für die Rückmeldung aus den Fachbereichen eine interne Frist von etwa einer Woche anzusetzen. Die verbleibende Zeit wird dann für Sichtung, Bewertung und die Erstellung der eigentlichen Auskunftsantwort benötigt.
Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO: Warum die Personalabteilung nur der Anfang ist hinzugefügt von Presse am
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