Beim Freelancer fehlt oft, was bei Festangestellten Standard ist: der Identitätscheck

Bei Festangestellten gehört die Prüfung von Ausweisdokumenten spätestens beim Vertragsabschluss zum Standard-Onboarding. Bei freiberuflichen Mitarbeitenden, die remote arbeiten und oft nie persönlich im Büro erscheinen, verzichten Unternehmen darauf nach Beobachtung von Validato, Anbieter für Background-Checks und Human Risk Management, in vielen Fällen vollständig. Ein Profilfoto, ein Lebenslauf und ein Videointerview gelten als ausreichend – obwohl gerade im IT-Bereich international bereits mehrfach Fälle bekannt geworden sind, in denen Personen unter falscher oder gestohlener Identität als Remote-Freelancer beauftragt wurden. Validato ordnet dies als einen international beobachteten, wachsenden Trend ein und weist zugleich darauf hin, dass belastbare, unternehmensspezifische Zahlen dazu für den deutschen Markt bislang nicht vorliegen.

Für die Personalabteilung ist das relevant, weil ein Freelancer im Arbeitsalltag oft ähnlich behandelt wird wie ein interner Mitarbeiter: Er erhält einen Zugang zum internen Netzwerk, eine E-Mail-Adresse, Zugriff auf Projektunterlagen oder Quellcode – teils bevor die Personalabteilung überhaupt eingebunden ist, weil die Beauftragung direkt über die Fachabteilung läuft. Eine Identitätsprüfung, die bei einer Festanstellung selbstverständlich wäre, entfällt in diesem Prozess nach Erfahrung von Validato regelmässig, weil kein etabliertes Verfahren dafür existiert.

Der von Validato entwickelte Freelancer-Check schliesst diese Lücke mit einem Modul, das für den deutschen Industrie- und IT-Markt auf freiberufliche Beauftragungen zugeschnitten ist: Er bestätigt die Identität der beauftragten Person, verifiziert die angegebene Adresse und gleicht die Angaben mit internationalen Sanktions- und Risikolisten ab. Für Personalabteilungen bedeutet das einen einheitlichen Mindeststandard, unabhängig davon, ob eine Person angestellt oder als Freelancer beauftragt wird – und unabhängig davon, welche Fachabteilung die eigentliche Beauftragung initiiert.

„Ob jemand einen Arbeitsvertrag oder einen Freelancer-Vertrag unterschreibt, ändert nichts daran, wer am anderen Ende der Videoverbindung sitzt und auf welche Systeme diese Person Zugriff bekommt. Genau deshalb gehört die Identitätsprüfung für uns in beide Prozesse“.

— Reto Marti, Managing Partner, Validato 

Validato empfiehlt Personalabteilungen, den Freelancer-Check organisatorisch dort zu verankern, wo Freelancer tatsächlich beauftragt werden – oft in den Fachabteilungen selbst –, damit die Prüfung nicht von der Frage abhängt, ob HR frühzeitig informiert wird.

Für Unternehmen, die regelmässig externe IT-Spezialistinnen und -Spezialisten oder Industrie-Freelancer einsetzen, bietet Validato den Check als einzeln buchbares Modul für 39 Euro pro Person an, ohne Abonnementbindung und mit einem Ergebnis, das sich unmittelbar vor Einrichtung des Systemzugangs einholen lässt. Damit lässt sich die Identitätsprüfung, die bei Festangestellten längst Standard ist, nach Einschätzung von Validato mit vertretbarem Aufwand auch auf freie Mitarbeitende ausweiten.

Validato ist ein führender Anbieter für zuverlässige Background Checks und Human Risk Management in Deutschland. Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, Bewerberinnen sowie bestehende Mitarbeitende strukturiert und effizient auf Integrität, Interessenskonflikte und potenzielle Risiken zu prüfen – datenschutzkonform, modular und skalierbar.

Validato ist speziell auf die Anforderungen in Deutschland ausgerichtet, verzichtet auf Set-up-Gebühren, Jahresgebühren oder Mindestanzahl an Screenings und lässt sich flexibel in bestehende HR- oder Recruiting-Prozesse integrieren.

Mehr unter: www.validato.com