Den optimalen Personaleinsatz berechnen. Alles Wichtige zur Personalbedarfsplanung kurz und kompakt

Der langfristige Erfolg eines Unternehmens steht auf zwei Säulen: Die eine ist, heute Aufgaben und Aufträge effizient und damit wirtschaftlich abzuarbeiten. Die andere ist, das Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Beides geht nur, wenn die richtige Anzahl an Mitarbeitenden mit den passenden Qualifikationen für das laufende Geschäft und zukünftige Ausrichtung im Unternehmen sind. Das ist die Aufgabe der Personalbedarfsplanung. Und das macht diese so entscheidet für die operative Leistungsfähigkeit, das Erreichen von KPIs und die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens.

Mit dem demografischen Wandel und dem massenhaften Einsatz von KI stehen hier auf absehbare Zeit massive Umbrüche an. Wie diese Veränderungen aber aussehen werden und was das im Einzelfall für die Personaleinsatzplanung bedeuten wird, ist noch völlig offen.

Was allerdings schon heute klar ist: Auch in Zukunft werden möglichst exakte Daten der vergangenen Tätigkeiten die Grundlage einer jeden verlässlichen und vorausschauenden Personalbedarfsplanung sein.

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Was ist Personalbedarfsplanung und warum ist sie entscheidend?

Die Personalbedarfsplanung hat im Wesentlichen zwei Aufgaben: Die eine ist es, den Personalbedarf zu berechnen, also zu ermitteln, wie viel Personal mit welchen Qualifikationen ein Unternehmen oder eine Organisation benötigt, um die anstehenden Aufgaben optimal erledigen zu können. Die andere ist, Prognosen zu erstellen, wie viele Mitarbeitende mit welchen Qualifikationen das Unternehmen in der Zukunft einstellen muss. Sei das, um Abgänge zu ersetzen, Unternehmenswachstum zu ermöglichen oder die passenden Mitarbeitenden für eine zukünftige Unternehmensstrategie einzustellen.

Die Personalbedarfsplanung ist damit ein wichtiger Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit, weil sie dazu beiträgt, den Personalstamm so aufzustellen, dass diese Ressource möglichst effizient eingesetzt werden kann. Zusätzlich sind die Daten und Modelle, die im Rahmen der Personaleinsatzplanung erhoben und erstellt werden, die Datenbasis der strategischen Personalplanung. Denn diese ermöglichen, den Bedarf zu erkennen, die Potentiale des aktuellen Personals zu identifizieren und zu entwickeln. Beides sind die Voraussetzung für eine zukunftssichere Personalplanung.

Quantitativer vs. qualitativer Personalbedarf – der Unterschied

Man unterscheidet zwischen quantitativem und qualitativem Personalbedarf. Ersteres ist die Anzahl der benötigten Arbeitskräfte inklusive Reserve für das prognostizierte Arbeitsvolumen. Der qualitative Bedarf hingegen beschreibt die spezifischen Voraussetzungen und Qualifikationen, die für die Erbringung der Leistungen erforderlich sind. Ein einfaches Beispiel: Muss eine Heizung in einem Wohnhaus an das Stromnetz angeschlossen werden, reicht eine einfache, zertifizierte Schulung. Müssen Arbeiten an Schaltschränken oder Verteilerkästen in demselben Gebäude durchgeführt werden, ist im Regelfall eine Überwachung und Abnahme durch einen Elektro-Meister erforderlich. Auch die räumliche oder zeitliche Verfügbarkeit von Mitarbeitenden ist solch ein qualifizierender Faktor. Je freizügiger Aufgaben innerhalb der Belegschaft vergeben oder umdisponiert werden können, desto ähnlicher sind im Regelfall der quantitative und qualitative Bedarf, was die operative Planung und Steuerung vereinfacht.

Dem aktuellen Personalbedarf berechnen: Formel und Rechenbeispiel

Der Rechenweg, um einen Personalbedarf zu ermitteln, ist im Prinzip nicht schwer. Die eigentliche Herausforderung besteht meist darin, die dafür erforderlichen Daten möglichst genau vorliegen zu haben.

Schritt 1: Einsatzbedarf

Wie viele Mitarbeitende sind erforderlich, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen? Je nach individueller Arbeitszeit pro Mitarbeitendem kann dieser Wert für ein und dieselbe Aufgabe variieren.

Um diesen Wert zu ermitteln, werden die benötigten Arbeitsstunden für eine Aufgabe durch die Arbeitszeit der einzelnen Mitarbeitenden geteilt. Das Ergebnis ist die Anzahl der erforderlichen Mitarbeitenden.

Zum Beispiel bestückt ein Frontline-Team in den verschiedenen Filialen eines Einzelhandelsunternehmens in einer Stadt die Regale und Aktionsflächen. Dafür sind pro Woche rund 160 Stunden erforderlich, was vier Vollzeitstellen (FTE) à 40 Wochenstunden entspricht. Die Mitarbeitenden arbeiten jeweils 20 Stunden pro Woche. also mit einem Wert von 0,5 laut FTE-Berechnung.

160 Arbeitsstunden: 20 = 8 Mitarbeitende

Bei einem Arbeitsvolumen laut FTE-Berechnung von vier FTE kommt man damit auf einen Headcount von acht Mitarbeitenden.

Schritt 2: Ausfallquote

Fehlzeiten durch Krankheit, Urlaub, Abbau von Überstunden reduzieren die Verfügbarkeit und erhöhen den Bruttopersonalbedarf. Für diesen Wert teilt man die Fehltage durch die Arbeitstage und multipliziert das mit 100. Das Ergebnis ist ein Prozent-Wert.

Beispiel: Das Jahr hat 220 Arbeitstage und jeder Mitarbeitende fehlt wegen Urlaub oder Krankheit an 19 Tagen im Jahr.

(19 Fehltage: 220 Arbeitstage) x 100 = 8,64 % Ausfallquote

Schritt 3: Reservebedarf

Wie viele Mitarbeitende müssen als Reserve verfügbar sein, um Ausfälle zu kompensieren? Multipliziert man den Einsatzbedarf mit dem Faktor für Fehlzeiten, erhält man diesen Reservebedarf.

8 Mitarbeitende Einsatzbedarf x 8,64 % Faktor Fehlzeiten = 0,69Mitarbeitende Reservebedarf

Schritt 4: Bruttopersonalbedarf

Das ist die Anzahl an Mitarbeitenden inklusive Personalreserve, die notwendig sind, um das genannte Arbeitsaufkommen optimal bewältigen zu können.

7,5 Mitarbeitende Einsatzbedarf + 0,69 Mitarbeitende Reservebedarf = 8,19 Mitarbeitende Bruttopersonalbedarf

Wichtig: 0,19 Mitarbeitende gibt es nicht, auch nicht bei halben Stellen. Darum muss an dieser Stelle auf den nächsten vollen Wert aufgerundet werden. Oder man probiert, die Fehlzeiten zu reduzieren und die Prozesse zu optimieren, um mit weniger Mitarbeitenden auszukommen. 

Schritt 5: Nettopersonalbedarf

Das ist die Differenz zwischen dem tatsächlichen und dem berechneten Personalbedarf. Hat das Unternehmen zu wenige Mitarbeitende, ist dieser Wert positiv, sind ausreichend oder zu viele Mitarbeitende da, ist dieser Wert Null oder negativ.

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Wie lässt sich zukünftiger Personalbedarf prognostizieren?

Der aktuelle Personalbedarf die Grundlage der operativen Planung, zum Beispiel die Schichtplanung, die Einsatzplanung oder die Kapazitätsplanung. Ebenso wichtig ist allerdings auch der zukünftige Personalbedarf. Man unterscheidet hier zwischen einem kurzfristigen Bedarf, der den gegenwärtigen Bedarf beschreibt, einer mittelfristigen und einer langfristigen Personalbedarfsplanung. Letztere hat die Aufgabe, die Unternehmensstrategie in HR-Strategie zu überführen.

Bei der Ermittlung des zukünftigen Bruttopersonalbedarfs kommt meist eines von zwei Verfahren zum Einsatz: das Schätzverfahren und die Kennzahlenmethode. Das Prinzip beider Verfahren ist, den zukünftigen auf Basis des aktuellen Personalbedarfs zu ermitteln.

Das Schätzverfahren

Die Grundlage dieses Ansatzes sind die Erfahrungswerte von betrieblichen Experten und Führungskräften: Im ersten Schritt wird zu einem festgelegten Zeitpunkt bei allen von ihnen der geschätzte Personalbedarf für ihren Verantwortungsbereich für den Zeitraum X und getrennt nach festgelegten Qualifikationsgruppen erfragt. Dieser Prozess kann auch mehrstufig angelegt sein: So können ergänzend auch externe Experten befragt und Vergleichswerte anderer Unternehmen hinzugezogen werden.

Diese Ergebnisse werden zusammengefasst, auf Plausibilität überprüft und die voraussichtlichen Personalbewegungen ergänzt.

Erfahrungsgemäß führt diese Methode gerade in kleinen und mittleren Unternehmen zu guten Planwerten.

Die Kennzahlenmethode

Das Grundprinzip dieser Methode ist, den Zusammenhang einer bestimmten betrieblichen Kenngröße mit deren Personaleinsatz zu nutzen, um ergänzt um Korrekturfaktoren, den zukünftigen Bruttopersonalbedarf zu ermitteln. Zum Beispiel lässt sich aus dem durchschnittlichen Pro-Kopf-Umsatz der Vertriebsmitarbeitenden und den Umsatzzielen des Vertriebes einfach ausrechnen, wie viele Mitarbeitende dieser Bereich benötigen wird. Bei Produktionsmitarbeitern dagegen bietet sich eher die Arbeitsproduktivität an.

Entscheidend für die Aussagekraft der Kennzahlenmethode ist, dass der Zusammenhang zwischen Kenngröße und Personaleinsatz stabil ist, keine Brüche zu erwarten sind und dass die betriebliche Größe sinnvoll gewählt ist.

Häufige Fehler in der Personalbedarfsplanung – und wie sie sich vermeiden lassen

Unzureichende Datenbasis und fehlende Werkzeuge: Eine Personalbedarfsplanung kann nur so exakt sein, wie die Daten, auf die sie sich stützt, und die Schlüsse, die daraus gezogen werden. Dieses Problem lässt sich nur umgehen, indem die relevanten Parameter möglichst exakt erfasst und geeignete Werkzeuge zur Auswertung genutzt werden. Besonders bei großen Datenmengen bietet sich der Einsatz von spezialisierten KI-Tools zur Personalplanung an.

Rundungsfehler: Eigentlich völlig banal – und deswegen schnell vergessen. Je mehr Rechenschritte nach einer Rundung folgen, desto ungenauer ist das Ergebnis. Deshalb sollte so wenig oder so spät wie möglich gerundet werden.

Fehlende Agilität: Eine Personalbedarfsplanung ist immer nur eine Schätzung und eine Momentaufnahme. Sie kann nur so lange gültig sein, wie die Rahmenbedingen unverändert bleiben . Ändern sich diese, die wirtschaftliche Gesamtsituation oder der Personalbedarf durch den Einsatz künstlicher Intelligenz, muss auch die Personalbedarfsplanung daran angepasst werden. Weil das aber nach wie vor oft mit beträchtlichem Aufwand verbunden ist, geschieht das nicht immer. Abhilfe kann hier zum Beispiel eine leistungsstarke Workforce Management Software schaffen, die Daten wie Arbeitszeiten, Produktivität und Personaleinsatz präzise erfassen und automatisiert auswerten kann.

Personalbedarfsplanung mit Celero One: Echtzeit statt Excel

Als Workforce Management Software, die für die optimale Frontline-Experience konzipiert ist, vereint Celero One all die Werkzeuge und Fähigkeiten, die für eine umfassende und unmittelbare Auswertung von Einsätzen, eine möglichst effiziente und flexible Einsatzplanung und die strategische qualitative Personalplanung und

-entwicklung notwendig sind.

Echtzeit-Transparenz: Eine Personalbedarfsplanung kann nur so valide sein, wie die Daten, auf der sie basiert. Celero One kann deshalb eine Vielzahl von Einsatzdaten erfassen und praktisch in Echtzeit übermitteln und auswerten. Dazu gehört zum Beispiel eine integrierte Arbeitszeiterfassung , mit der sich die tatsächlich aufgewandte Zeit pro Ressource und Einsatz exakt erfassen und mit den in der Planung angelegten Soll-Werten vergleichen lässt. Durch die Vielzahl an exakten Daten, Auswertungsmöglichkeiten und Schnittstellen zu anderen Systemen schafft Celero One die Grundlage für eine valide Personalbedarfsplanung: exakte und umfassende Daten.

Quantitativen und qualitativen Personalbedarf angleichen: Je größer die Schnittmenge zwischen den beiden Personalbedarfen in der Belegschaft ist, desto einfacher, flexibler und effizienter lässt sich eine Workforce einsetzen. Und darauf ist Celero One ausgerichtet: So sind die im Prozess-Manager angelegten Arbeitsanweisungen als eine stringente Abfolge von einzelnen Handlungsschritten aufgebaut. Das erleichtert die Ausführung, sichert die Qualität und stellt sicher, dass ein Redelegieren von Einsätzen trotz fehlender individueller Erfahrung einfach und zuverlässig funktioniert. Zusätzlich enthält Celero One eine KI-gestützte automatisierte Übersetzung , mit der sich Aufgaben in der Mobile App auf Knopfdruck in unterschiedlichen Sprachen anzeigen lassen. Das vereinfacht das Delegieren von Einsätzen innerhalb multinationaler Teams deutlich und Sprachbarrieren sind dadurch kein Hindernis mehr.

Ein zweiter Baustein, um den quantitativen und qualitativen Personalbedarf anzugleichen, ist die Personalentwicklung. Celero One ermöglicht die Planung und Steuerung der Weiterbildung, zum Beispiel in Form von E-Trainings über die Mobile App.

Operative Agilität: Eigentlich ist das kein direkter Bestandteil der Personalbedarfsplanung, sondern eine operative Qualität. Aber diese trägt entscheidend dazu bei, die Workforce optimal auslasten zu können und damit den Personalbedarf niedrig zu halten. Zum Beispiel lassen sich mit der Funktion „Auto-Assign“ im Booking-Modul Aufgaben automatisiert nach Qualifikation, Erfahrung und Verfügbarkeit der einzelnen Ressource delegieren.

Celero One vereint damit zwei wesentliche Eigenschaften, die eine Personalbedarfsplanung vereinfachen und verbessern können: geringerer Personalbedarf durch den effizienten Einsatz der aktuellen Ressourcen und das Bereitstellen einer validen Datenbasis für zukünftige, auch KI-gestützte Personalplanung.

Celero One liefert die erforderlichen Daten für den Weg v on der Excel-Tabelle hin zur automatisierten Planung mit KI. 

Ein wesentlicher Bestandteil der Personalbedarfsplanung ist das Zusammenführen und Auswerten von Daten, um auf dieser Basis Prognosen für die Zukunft zu treffen. Je exakter und umfangreicher der Datensatz, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit einer treffenden Prognose. Und hier liegen die Chancen durch KI: Denn beim Verarbeiten und Auswerten großer Datenmengen sind KI-gestützte Tools dem Menschen bereits heute überlegen. Sie ermöglichen zum Beispiel die Vorhersage von Kündigungs- und Fluktuationszahlen. Das ist nicht nur eine Arbeitserleichterung in der Kapazitätsplanung im Personalwesen, sondern eröffnet auch neue Möglichkeiten. Denn durch den Einsatz künstlicher Intelligenz lassen sich komplexe Aufgaben automatisieren, so unterschiedliche Szenarien durchspielen und Headcounts ermitteln. Damit kann sich Human Resources in den eigenen Planungen breit aufstellen – und sich flexibel an ändernde Anforderungen anpassen. Die Voraussetzung dafür ist allerdings das Vorhandensein exakter und umfangreicher Daten. Und genau diese kann Celero One schon heute bereitstellen.

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FAQ

Wie berechne ich den Personalbedarf?

Der aktuelle Personalbedarf berechnet sich aus Einsatzbedarf, Ausfallquote, Personalreserve, Bruttopersonalbedarf. Die Differenz zwischen dem Bedarf und der der Belegschaft, ist der sogenannte Nettopersonalbedarf, um die die Belegschaft aufgestockt oder reduziert werden muss.

Was ist der Unterschied zwischen Brutto- und Nettopersonalbedarf? 

Der Bruttopersonalbedarf gibt an, wie viele Mitarbeitende zur Bewältigung der Arbeit insgesamt benötigt werden, einschließlich des Reservebedarfs. Der Nettopersonalbedarf ist die Differenz zwischen dem Bruttopersonalbedarf und der Anzahl der bereits vorhandenen Mitarbeitenden, also die Anzahl der Mitarbeitenden, die zusätzlich benötigt werden.

Beispiel: Benötigt würden 24 Mitarbeitende. Angestellt sind 19 Angestellte.

24 – 19 = 5

Der Nettopersonalbedarf beträgt 5. Es müssen also fünf zusätzliche Mitarbeitende eingestellt werden.

Dieser Wert kann auch negativ sein. Dann sind bereits genügend Mitarbeitende für das prognostizierte Arbeitsaufkommen im Unternehmen.

Enthält Celero One KI-Funktionen für die Personalbedarfsplanung?

Bisher nicht. Celero One ist als Workforce Management Software für eine optimale Frontline-Experience konzipiert. In dieser Rolle stellt sie eine Vielzahl von den Daten bereit, die für eine valide, KI-gestützte Personalbedarfsplanung notwendig sind.