eInvoicing und digitale Identitäten: CIO und CDO gestalten den vertrauenswürdigen Datenaustausch

Mit der verpflichtenden elektronischen Rechnung verändert sich der digitale Geschäftsverkehr grundlegend. Unternehmen müssen nicht nur strukturierte Rechnungsdaten empfangen, verarbeiten und archivieren können. Sie müssen auch zuverlässig feststellen, von welchem Unternehmen eine Rechnung stammt, welche Personen und Systeme sie bearbeiten dürfen und wie Freigaben nachvollziehbar dokumentiert werden. eInvoicing und digitale Identitäten wachsen deshalb zu einem gemeinsamen strategischen Handlungsfeld für CIOs und CDOs zusammen.

Nach den aktuellen Informationen des Bundesministeriums der Finanzen müssen inländische Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Als E-Rechnung gilt dabei ein strukturiertes elektronisches Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF erfüllt diese Definition nicht mehr.

Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen: Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis Ende 2027. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um nicht nur ihre Rechnungssoftware, sondern die gesamten Prozesse rund um Identifikation, Berechtigungen, Prüfung, Freigabe und Archivierung weiterzuentwickeln.

Die E-Rechnung ist mehr als ein neues Dateiformat

Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD schaffen die technische Grundlage für einen automatisierten Datenaustausch. Ein durchgängiger eInvoicing-Prozess benötigt jedoch weitere organisatorische und technologische Voraussetzungen.

Unternehmen müssen erkennen können, welcher Geschäftspartner eine Rechnung übermittelt hat, welchem Auftrag sie zuzuordnen ist und welche Mitarbeiter zur sachlichen oder kaufmännischen Freigabe berechtigt sind. Auch Anwendungen, Schnittstellen und automatisierte Agenten benötigen eindeutig zugewiesene Identitäten und Rechte.

Digitale Identitäten betreffen dabei mehrere Ebenen: die Identität des Unternehmens, die Identität und Rolle der beteiligten Personen sowie die Identität der verwendeten Systeme. Werden diese Ebenen miteinander verbunden, lassen sich Rechnungen sicherer zuordnen, Freigaben nachvollziehen und unberechtigte Zugriffe begrenzen.

CIO-Lehrgang: Sichere Architekturen und Identitäten gestalten

Der CIO-Lehrgang von pörtner consulting vermittelt Führungskräften die notwendigen Kompetenzen, um eine sichere, skalierbare und geschäftsorientierte IT-Landschaft aufzubauen.

Für die Umsetzung von eInvoicing sind insbesondere IT-Architektur, Cloud- und Hybrid-Umgebungen, Schnittstellen, IT-Service-Management sowie die Integration bestehender ERP-, Finanzbuchhaltungs- und Dokumentenmanagementsysteme relevant. Der CIO muss sicherstellen, dass Rechnungsdaten medienbruchfrei ausgetauscht, verarbeitet und ordnungsgemäß aufbewahrt werden können.

Weitere Schwerpunkte des Lehrgangs liegen auf IT-Security, Datenschutz, Compliance und AI-Management. Dazu gehören klare Rollen- und Berechtigungskonzepte, die Absicherung von Zugängen sowie die nachvollziehbare Steuerung menschlicher und technischer Identitäten.

Auch Outsourcing und Lieferantenmanagement spielen eine wichtige Rolle. Unternehmen müssen bewerten, welche eInvoicing-Plattformen und Identitätsdienste eingesetzt werden, wo Daten verarbeitet werden und wie Abhängigkeiten von einzelnen Anbietern begrenzt werden können. Der Lehrgang behandelt deshalb ebenfalls Softwareauswahl, Vertragsmanagement, Service Level Agreements und Risikomanagement.

CDO-Lehrgang: Rechnungsprozesse ganzheitlich digitalisieren

Der CDO-Lehrgang betrachtet eInvoicing aus der Perspektive der digitalen Transformation. Er richtet sich an Geschäftsführer, Vorstände, CIOs, IT-Manager, Innovations- und Produktmanager sowie Digitalisierungsverantwortliche.

Im Mittelpunkt stehen digitale Strategien, Anforderungsmanagement, Prozessoptimierung und die Auswahl geeigneter Softwarelösungen. Die Teilnehmer lernen, bestehende Abläufe zu analysieren und medienbruchfreie Prozesse zu entwickeln – vom Rechnungseingang über Prüfung und Freigabe bis zur Verbuchung und Archivierung.

Dabei geht es nicht allein um Effizienz. Digitale Identitäten und klar definierte Rollen helfen, Verantwortlichkeiten im Unternehmen abzubilden und Freigaben revisions- und prüfungsfähig zu dokumentieren. Gleichzeitig können einheitliche Stammdaten und automatisierte Prüfregeln dazu beitragen, fehlerhafte Zuordnungen oder verdächtige Rechnungen frühzeitig zu erkennen.

Das Lehrgangsmodul „AI & Hyperautomation“ zeigt zusätzlich, wie künstliche Intelligenz und Automatisierung in digitale Geschäftsprozesse integriert werden können. Denkbare Einsatzfelder im eInvoicing reichen von der Validierung und Zuordnung eingehender Rechnungen bis zur Erkennung auffälliger Daten. Voraussetzung dafür bleiben kontrollierte Zugriffe, verlässliche Daten und eine eindeutig geregelte Verantwortung für automatisierte Entscheidungen.

CIO VISION DAY 2027: Digitalen Geschäftsverkehr strategisch weiterdenken

Eine zusätzliche Plattform für den Austausch über die Zukunft der Unternehmens-IT bietet der CIO VISION DAY am 20. April 2027. Die hybride Tageskonferenz findet im Hotel Silicium in Höhr-Grenzhausen bei Koblenz sowie online statt.

Der Strategietag richtet sich an CIOs, CDOs, IT-Leiter, Digitalisierungsverantwortliche, Geschäftsführer und Vorstände aus dem Mittelstand. Im Mittelpunkt stehen IT-Strategie, künstliche Intelligenz, Automatisierung, Cloud-Transformation, Cybersecurity und die zukünftige Rolle des CIO.

Diese Themen bestimmen auch die Weiterentwicklung von eInvoicing und digitalen Identitäten. Der CIO VISION DAY bietet einen Rahmen, um Fragen zur Systemintegration, Datensicherheit, Plattformauswahl, Prozessautomatisierung und digitalen Vertrauensbildung mit Experten und anderen Entscheidern zu diskutieren. Für Teilnehmer des CIO-Lehrgangs ist die Teilnahme bereits in der Lehrgangsgebühr enthalten.

Lehrgangsstart am 3. November 2026

Die nächsten Online-Lehrgänge zum Chief Information Officer und Chief Digital Officer starten am 3. November 2026. Beide Programme verbinden theoretische Grundlagen mit praktischen Übungen und Fallstudien. Der DIGITAL BUSINESS NAVIGATOR wird als zentrales Werkzeug eingesetzt, um Strategien, Anforderungen und Transformationsvorhaben strukturiert zu entwickeln.

Weitere Informationen und Anmeldemöglichkeiten:

Anfragen sind zudem per E-Mail an seminare@poertner-consulting.de möglich.

Pörtner?Consulting unterstützt seit über 20?Jahren Unternehmen bei der digitalen Transformation: von Strategieentwicklung und Softwareauswahl über Implementierung bis hin zu Weiterbildung und Coaching. Mit Tools wie der „Digital Business Navigator“-Plattform und mehreren hundert E?Learnings bietet das Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen für den Mittelstand.