Geschäftsreise nach Frankfurt: Die Checkliste für Messe, Meeting und Abendtermin

Frankfurt gilt als überschaubar, und gemessen an der Einwohnerzahl stimmt das. Für Geschäftsreisende ist die Stadt trotzdem anspruchsvoll, weil sich die relevanten Orte auf mehrere Pole verteilen. Das Messegelände liegt westlich der Innenstadt, die Banken konzentrieren sich rund um die Taunusanlage, der Flughafen liegt zwölf Kilometer südwestlich, und die meisten Hotels stehen dazwischen. Wer einen Tag mit drei Terminen an drei dieser Pole plant, unterschätzt regelmäßig die Wege dazwischen.

Die Hotelbuchung entscheidet über den Rest der Reise

In kaum einer deutschen Stadt schwanken die Übernachtungspreise so stark. Zu großen Messen vervielfachen sie sich, und Häuser, die im Normalfall im mittleren zweistelligen Bereich liegen, verlangen dann dreistellige Beträge. Wer den Termin früh kennt, bucht sofort, notfalls mit kostenfreier Stornierung. Wer spät dran ist, weicht auf Offenbach, Eschborn oder Hanau aus, was mit der S-Bahn zwanzig bis dreißig Minuten bedeutet und deutlich günstiger ausfällt. Ein Blick in den Messekalender vor der Terminvereinbarung erspart im Zweifel die halben Reisekosten.

Für die Lage gilt eine einfache Überlegung. Wer überwiegend auf der Messe zu tun hat, wohnt im Westend oder am Hauptbahnhof. Wer Termine in den Banken hat, ist rund um die Alte Oper besser aufgehoben. Und wer früh abfliegt, nimmt ein Haus in Flughafennähe, weil die Fahrt am Morgen dann entfällt.

Zwischen Messe und Bankenviertel liegen zwei Welten

Die S-Bahn-Station Messe verbindet das Gelände in wenigen Minuten mit dem Hauptbahnhof, von dort sind es weitere fünf Minuten in die Innenstadt. Zu Stoßzeiten während großer Messen sind die Bahnen allerdings voll, und ein Taxi steht im Stau auf der Theodor-Heuss-Allee. Wer einen Anschlusstermin hat, plant deshalb vierzig Minuten, auch wenn die Strecke laut Karte in fünfzehn zu schaffen wäre. Wer zwei Termine an einem Tag hat, legt sie deshalb besser in denselben Stadtteil.

Ein zweiter Punkt betrifft das Messegelände selbst. Es umfasst mehrere Hallen auf einer erheblichen Fläche, und der Weg vom Eingang City zur Halle 11 dauert zu Fuß gut zwanzig Minuten. Wer einen Standtermin hat, sollte die Halle vorher kennen und den passenden Eingang wählen, statt am falschen Ende anzukommen.

Im Bankenviertel gelten eigene Gepflogenheiten

Termine in den Hochhäusern beginnen mit einer Anmeldung am Empfang, oft mit Ausweiskontrolle und Besucherausweis. Zehn Minuten Vorlauf sind dafür einzuplanen, bei größeren Häusern mehr. Beim Auftreten ist Frankfurt konservativer als Berlin oder Hamburg, was für die Kleiderwahl bedeutet, dass ein Anzug im Zweifel die sichere Entscheidung bleibt. Pünktlichkeit wird eng ausgelegt, und ein Termin um neun Uhr beginnt um neun. Wer aus dem Ausland anreist, sollte den Lichtbildausweis dabeihaben, weil ohne ihn der Zutritt in vielen Häusern verweigert wird.

Die Anreise entscheidet sich zwischen Bahn und Flug

Frankfurt ist der einzige deutsche Standort, an dem Fernbahnhof und Flughafen direkt verbunden sind. Aus dem Rhein-Main-Gebiet und aus Köln, Stuttgart oder Mannheim ist die Bahn schneller als jeder Flug, sobald man die Wege zum Flughafen einrechnet. Ab München, Hamburg oder Berlin kehrt sich das um, wobei der Zeitvorteil des Fluges bei drei Stunden Gesamtreisezeit geringer ausfällt, als die reine Flugdauer vermuten lässt. Für Termine in der Innenstadt spricht zusätzlich, dass der Hauptbahnhof fußläufig zum Bankenviertel liegt, während vom Flughafen noch eine Fahrt dazwischenliegt. Wer mit dem Auto anreist, sollte die Parksituation vorab klären, denn Parkhäuser in der Innenstadt sind teuer und während Messen früh belegt.

Der Abendtermin gehört zur Geschäftsreise dazu

Nach den offiziellen Terminen beginnt der Teil, der sich schlechter planen lässt und häufig mehr entscheidet. Abendessen mit Geschäftspartnern, Empfänge am Messestand, Branchentreffen. Für Ortsfremde ist die Reservierung dabei der kritische Punkt, denn die bekannten Häuser im Westend und am Mainufer sind während Messen Wochen im Voraus ausgebucht. Wer einen Tisch braucht, sollte ihn zeitgleich mit dem Hotel buchen und nicht erst am Anreisetag.

Wird zu einem Abendtermin eine Begleitung gewünscht, etwa bei einem Empfang oder einem geschäftlichen Essen in größerer Runde, arbeiten seriöse Agenturen ausschließlich nach vorheriger Absprache. Ein Escort Service aus Frankfurt wie Pander Escort nennt Zeittarife und Rahmenbedingungen im Vorfeld, was für die Planung und für die spätere Abrechnung gleichermaßen relevant ist. Wer während einer Großmesse in der Stadt ist, sollte den Termin früh abstimmen, denn die Nachfrage folgt dort derselben Kurve wie die Hotelpreise.

Wie sich Geschäftsreisen insgesamt verändert haben

Der Rahmen, in dem solche Reisen stattfinden, hat sich verschoben. Nach der Geschäftsreiseanalyse des VDR wurden zuletzt 116,1 Millionen Geschäftsreisen unternommen, ein Zuwachs von 8,3 Prozent, während die durchschnittlichen Kosten je Reise auf 418 Euro gesunken sind. Bemerkenswert ist die Dauer, denn 72 Prozent aller Geschäftsreisen dauern höchstens drei Tage und 34 Prozent werden an einem einzigen Tag erledigt.

Für Frankfurt heißt das konkret, dass die Eintagesreise der Regelfall geworden ist. Frühzug hin, Abendzug zurück, dazwischen zwei Termine. Diese Verdichtung macht die Wegezeiten innerhalb der Stadt zum eigentlichen Engpass und erklärt, warum sich ein Hotel am richtigen Ort auch bei kurzen Aufenthalten rechnet.

Was am Ende in die Abrechnung gehört

Damit die Reisekosten anerkannt werden, sollten diese Punkte vor der Abreise geklärt sein:

• Der geschäftliche Anlass, festgehalten mit Datum, Ort und den Namen der Gesprächspartner
• Belege für Fahrt und Übernachtung, bei Bewirtung zusätzlich der Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmern
• Die Abwesenheitsdauer je Kalendertag, weil sich danach der Verpflegungsmehraufwand bemisst
• Ob das Frühstück im Hotelpreis enthalten war, denn dann ist die Pauschale zu kürzen
• Die betriebliche Regelung zu Nebenkosten, etwa für Taxifahrten und Parkgebühren
• Bei privater Verlängerung eine saubere Trennung der Tage, damit der geschäftliche Anteil nachvollziehbar bleibt

Termine im Voraus abgleichen

Wer die Reise plant, sollte den Messekalender prüfen, auch wenn die eigene Veranstaltung eine andere ist. Eine parallel laufende Großmesse verändert Hotelpreise und Verkehrslage vollständig. Meldungen aus dem Bereich Messen und Veranstaltungen geben einen Überblick darüber, was in den kommenden Wochen ansteht.

Für Termine in der Finanzbranche lohnt daneben der Blick auf aktuelle Meldungen aus dem Bank- und Investmentbereich, weil sich Gesprächsanlässe und Ansprechpartner dort schneller ändern als in anderen Branchen.