Hardware-Wartungsvertrag verlängern oder wechseln

Zum Jahreswechsel laufen zahlreiche Hardware-Wartungsverträge aus. Wer erst im Dezember entscheidet, verlängert meist zu den Bedingungen des Herstellers, weil für einen Vergleich keine Zeit mehr bleibt. ProLicense empfiehlt, die Entscheidung im Oktober und November vorzubereiten. Es gibt drei Wege: beim Hersteller verlängern, auf herstellerunabhängige Wartung wechseln oder beides kombinieren.

Was jetzt zeitlich ansteht

Zuerst gehört der bestehende Vertrag auf den Tisch. Viele Wartungsverträge verlängern sich automatisch, wenn nicht rechtzeitig gekündigt wird, üblich sind Fristen von 30 bis 90 Tagen vor Vertragsende. Parallel entsteht eine Geräteliste mit Modell, Seriennummer, Standort, Alter und der jeweils benötigten Reaktionszeit. Ohne diese Liste lässt sich kein Angebot vergleichen, weder vom Hersteller noch von einem Drittanbieter.

Aus der Liste ergibt sich auch, welche Systeme überhaupt noch Wartung brauchen. Geräte, die ohnehin im nächsten Jahr ersetzt werden, benötigen eine kurze Laufzeit statt einer weiteren Jahresverlängerung.

OEM, TPM oder eine Kombination

Für neue Systeme in der Garantie ist der Hersteller der richtige Partner. Sein Preis steigt allerdings nach Garantieende deutlich, und mit dem angekündigten Ende des Herstellersupports legt der OEM häufig einen Neukauf nahe, lange bevor die Hardware am Ende ist. Für diese Phase ist Third-Party-Maintenance (TPM) gedacht: herstellerunabhängige Wartung für Server, Storage und Netzwerk aller großen Hersteller, typischerweise 30 bis 40 % unter dem OEM-Preis. Den Kostenvergleich hat ProLicense im September ausführlich dargestellt.

In der Praxis führt oft eine Mischung zum besten Ergebnis: Neugeräte beim OEM, ältere und abgekündigte Systeme über einen TPM-Anbieter, der zugleich mehrere Hersteller unter einem Vertrag bündelt.

Das Alternativangebot als Verhandlungshebel

Ein belastbares TPM-Angebot verändert das Gespräch mit dem Hersteller. Wer eine konkrete Alternative mit Preis, Reaktionszeiten und Abdeckung vorlegt, verhandelt anders als jemand, der nur um Rabatt bittet. Das funktioniert allerdings nur mit einem echten Angebot auf Basis der realen Geräteliste.

„Das Verlängerungsangebot des Herstellers ist ein Vorschlag, kein Preis. Wer im Oktober eine saubere Geräteliste hat und ein Alternativangebot einholt, spart entweder beim Wechsel oder beim Hersteller. Wer im Dezember anfängt, zahlt, was aufgerufen wird“, sagt Markus Oberg, Partner und Business Development Manager der ProLicense.

Worauf im Vertrag zu achten ist

Zu vergleichen sind nicht nur Preise, sondern Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, die Ersatzteilversorgung mit Lagerorten in der Nähe der Standorte, die Abdeckung internationaler Niederlassungen, Eskalationswege und die Laufzeit. Der Übergang muss lückenlos sein, kein Tag ohne Deckung. Zur Ehrlichkeit gehört außerdem: TPM liefert keine neuen Firmware- und Software-Releases des Herstellers, und eine spätere Rückkehr zum OEM kann mit einer Prüfung und Nachzahlungen verbunden sein. Beides gehört in die Entscheidung.

„Bei Software raten wir seit Jahren dazu, Support und Lizenz getrennt zu betrachten. Bei Hardware gilt dasselbe. Der Hersteller verkauft Sicherheit, verkauft aber vor allem den nächsten Kaufzyklus. Wartung ist verhandelbar, und sie ist ersetzbar“, sagt Christian Grave, Geschäftsführer der ProLicense.

ProLicense prüft Verträge, Fristen und Angebote auf Kundenseite und vermittelt als Partner von Park Place Technologies bei Bedarf ein TPM-Angebot. Die Beratung bleibt davon unabhängig, das Ziel ist wie bei Software minimale Kosten bei voller Compliance. Der Gedanke entspricht dem Drittsupport bei Software. Anfragen nimmt ProLicense über die Kontaktseite entgegen.

ProLicense berät seit 2009 Unternehmen im Software License Management, unabhängig von Oracle, Microsoft, VMware und allen anderen Herstellern. Die Gründer Sören Reimers (Rechtsanwalt) und Christian Grave (Diplom-Kaufmann) waren jeweils über acht Jahre bei Oracle tätig. ProLicense unterstützt bei Software-Audits, Lizenzverhandlungen und ULA-Zertifizierungen, beim Wechsel zu Drittsupport für Software, Hardware und End-of-Life Open Source sowie beim Umstieg auf Alternativen wie Azul, Payara oder Nutanix. Als Reseller von HeroDevs bietet ProLicense Never-Ending Support für abgekündigte Open-Source-Software an. Gebrauchte Lizenzen kauft und verkauft ProLicense direkt. Die Vergütung erfolgt erfolgsbasiert direkt durch den Kunden, ohne Zahlungen von Herstellern. Ziel jedes Mandats: minimale Kosten bei voller Compliance. Mehr unter www.prolicense.com.