Infoma, enaio® und VOIS: Drei Projekte, ein Ziel

Die öffentliche Verwaltung ist ein eng verknüpftes Netzwerk, in dem verschiedene Fachverfahren eng miteinander zusammenarbeiten. Je enger diese Verknüpfungen, desto genauer muss man hinsehen. Und desto größer das Projekt. 

In der Stadt Braunlage ist ein solches Großprojekt gestartet: Ralf Hörnschemeyer, Vertrieb ITEBO, spricht mit Ines Schünemann, Sachbearbeiterin im Hauptamt über die anstehenden drei Projekte Einführung von Infoma, Umzug von VOIS und Einführung von enaio®.

Ralf:

Hallo Ines, wir hatten in der letzten Zeit zu diversen Themen intensiven fachlichen Kontakt. Daher weiß ich, dass Du früher in der freien Wirtschaft international unterwegs als Projektmanagerin warst. Erzähl mal, wie das war.

Ines: 

Hallo Ralf, erst einmal vielen Dank, dass du mich hier in Braunlage besuchst und dass offenbar ich beziehungsweise mein Lebenslauf interessant genug für ein Interview sind

Und ja – ich kann sagen, dass ich bisher ein sehr bewegtes Leben hatte, insbesondere wenn man auf die geografischen Eckdaten schaut. 

Nach einigen Stationen, Ausbildung in Stelle, Auslandsaufenthalt in Salamanca (Spanien), Studium International Management in Bayern und Mexiko, begann mein erster Job bei Procter & Gamble. Es ging um handfeste Personalarbeit auf allen Mitarbeiterebenen sowie um Organisationsentwicklung und Change-Management in meinen Bereichen.

Ich durfte erleben, wie das Konzept einer lernenden Organisation als Managementmethode tatsächlich funktionieren kann – und wie beeindruckend die Ergebnisse sind, wenn Werte, Prinzipien und tägliches Handeln wirklich zusammenpassen. Zusätzlich lernte ich jede Menge tolle Menschen aus verschiedenen Nationen kennen.

Ralf:

Du bist dann in Braunlage gelandet und hast Dich hier politisch engagiert. Wie hast Du die politische Arbeit empfunden und wie hast Du damals die Arbeit der Verwaltung aus Sicht der Politik erlebt? 

Ines: 

In die allgemeine Ratsarbeit musste ich mich zunächst einfinden. Das eine oder andere Mal stellt man sich schon die Frage: Warum muss der Rat darüber entscheiden? Oder warum wird erwartet, dass der Bürgermeister alles weiß oder sogar selbst erledigt? 

Mir persönlich fehlte der strategische Ansatz in der Ratsarbeit. Häufig stellte ich mir die Frage: Worauf zielt diese Maßnahme oder diese Anfrage eigentlich ab? Oft schien eher das Prinzip „Warum eigentlich nicht?“ zu gelten.  

Ralf:

Wie hast Du als Frau aus der freien Wirtschaft  die Arbeit in der Verwaltung und das kommunale  Tagesgeschäft erlebt? Erzähl mal!

Ines: 

Mit den teilweise sehr langen Auswahl- und Entscheidungsprozessen musste ich erst einmal zurechtkommen. Aus der freien Wirtschaft kommend war ich andere Geschwindigkeiten gewohnt. 

Was dabei hilft? Das Verständnis für die zugrunde liegenden Regelwerke und Prinzipien. Das Ziel ist immer: Transparenz, Nachvollziehbarkeit und die verantwortungsvolle Verwendung öffentlicher Mittel sicherzustellen. Auch wenn manches dadurch länger dauert, schafft es am Ende Vertrauen und Verlässlichkeit.

Ralf:

Erzähl doch zunächst einmal, wie die Ausgangslage in der Verwaltung der Stadt Braunlage zum Zeitpunkt Deines Eintritts war. Welche Fachverfahren waren im Einsatz?

Ines: 

Haha, das kann ich gar nicht mehr im Detail beantworten. 

Es gab bereits zahlreiche Fachverfahren, die jedoch weitgehend nebeneinander arbeiteten. Von einer durchgängigen Digitalisierung oder einer umfassenden Vernetzung der Prozesse konnte damals noch keine Rede sein. Viele Abläufe waren stark fachbereichsbezogen organisiert und teilweise noch papiergestützt. Das war die Ausgangslage, die ich bei meinem Eintritt vorgefunden habe.

Ralf:

Wie hoch war der Digitalisierungsgrad?

Ines: 

Ui, das ist schwierig zu schätzen. Mein Bauchgefühl sagt: etwa 17 Prozent. Also definitiv mehr als 10 Prozent, aber deutlich weniger als 20 Prozent.

Von einer durchgängigen Digitalisierung, digital vernetzten Abläufen oder gar Online-Diensten für Bürgerinnen und Bürger waren wir damals jedoch noch ein gutes Stück entfernt – von Medienbruchfreiheit ganz zu schweigen.

Deshalb würde ich rückblickend sagen: Die Grundlagen waren vorhanden, aber der eigentliche digitale Wandel stand noch am Anfang.

Ralf:

An die Zeit erinnere ich mich auch noch. Da war das Faxgerät noch eine Innovation. Aber: Wie steht es um die Innovationsbereitschaft der Belegschaft der Stadt Braunlage? 

Ines: 

Sehr hoch. Und ich glaube, genau das ist der entscheidende Erfolgsfaktor für die Umsetzung aller Projekte in unserem ehrgeizigen Zeitfenster und Zielhorizont.

Wolfgang Langer, Bürgermeister der Stadt Braunlage, schaltet sich hier spontan ein: 

Ich habe seinerzeit die Stelle explizit geschaffen. Denn das ist kein Job, den man nebenbei erledigen kann. Ich habe eine Person gesucht, die die Stadt Braunlage in der Digitalisierung voranbringt, eine Person, die es schafft, mehrere Digitalisierungsprozesse im Blick zu behalten und dabei die Mitarbeitenden mitzunehmen. Das bringt Ines schon aus ihrer bisherigen Erfahrung mit und es funktioniert bis heute bestens.

Ralf:

Wie entstand aus Deiner Sicht die  Zusammenarbeit mit der ITEBO?

Dirk Ullrich, Digitalisierungsbeauftragter der Stadt Braunlage: 

Das Thema Dokumentenmanagementsystem war bereits im Jahr 2024 angestoßen worden, inklusive erster Produktvorstellungen. Zu diesem Zeitpunkt war die Entscheidung für enaio® im Grunde schon gefallen. 

Ines: 

Im September 2025 haben wir dann am ITEBO DMS-Forum teilgenommen. Der Fokus lag dabei  klar auf Netzwerken, Erfahrungsaustausch sowie  der sogenannten „User Experience“ und der  Vorstellung neuer Module und Funktionen. 

Der eigentliche Höhepunkt war für uns jedoch der gemeinsame Abend danach. In sehr entspannter Atmosphäre, bei gutem Essen und vielen Gesprächen, entstand eine offene Runde, in der man schnell vom Fachlichen ins Persönliche wechselte. Es wurde viel diskutiert, gelacht und erzählt und genau dieser ungezwungene Austausch hat den Blick auf die Zusammenarbeit noch einmal deutlich vertieft. Man merkt in solchen Momenten oft am stärksten, ob die Chemie stimmt und ob man sich auf einer gemeinsamen Ebene bewegt.

Ralf:

Ohja, darin erinnere ich mich auch noch sehr gern. Das war ein sehr schöner und gemütlicher Abend.  Was waren Eure Beweggründe für den Beitritt zur ITEBO eG?

Ines: 

Der Beitritt war ein strategischer Schritt, um Digitalisierung, Wirtschaftlichkeit und Kooperation mit anderen Kommunen nachhaltig zu stärken.

Zunächst einmal ist die digitale Transformation für Kommunen nicht optional, sondern eine dauerhafte Aufgabe. Wir suchten also einen starken, regional verankerten und strategisch ausgerichteten Partner.

Durch den gemeinsamen Geschäftsbetrieb mit anderen Kommunen innerhalb der ITEBO eG können personelle und finanzielle Ressourcen im Bereich der Digitalisierung effizienter eingesetzt werden. Dieser gemeinschaftliche Ansatz ermöglicht es, Ressourcen gezielter zu steuern und den Mitteleinsatz insgesamt zu optimieren.

Ein weiterer zentraler Punkt ist die sogenannte Inhouse-Fähigkeit im Vergaberecht. Das bedeutet, dass die Stadt Braunlage auf die durch die ITEBO eG ausgeschriebenen Konditionen sowie deren Tochtergesellschaften zugreifen kann.

Ralf:

Wie empfindest Du die Zusammenarbeit mit der ITEBO?

Ines: 

Wir sind mit der Zusammenarbeit äußerst zufrieden. Die hohe fachliche Kompetenz, die Verlässlichkeit und die angenehme Kommunikation machen die ITEBO zu einem sehr geschätzten Partner in unserem kommunalen Alltag.

Das Servicelevel ist durchweg sehr hoch. Anliegen werden schnell, zuverlässig und vor allem lösungsorientiert bearbeitet. Fragen sind jederzeit willkommen, und wir erhalten fundierte Empfehlungen, die uns in unseren Entscheidungen sehr gut unterstützen. Die Zusammenarbeit erfolgt partnerschaftlich, vertrauensvoll und auf Augenhöhe.

Ralf:

Was waren die Beweggründe für die Verlegung der VOIS-Umgebung in das RZ der ITEBO?

Ines: 

Die Verlegung der VOIS-Umgebung in das Rechenzentrum der ITEBO war eine zentrale strategische Maßnahme im Kontext der zunehmenden Bedrohung durch Cyberangriffe.

Ein strategisches Ziel ist es, möglichst viele Anwendungen in ein kommunales, zertifiziertes Rechenzentrum zu überführen, um deren Betrieb und insbesondere deren Absicherung nachhaltig zu stärken. Gerade bei VOIS-Anwendungen werden in erheblichem Umfang besonders schützenswerte und sensible Personendaten verarbeitet. 

Darüber hinaus spielten auch wirtschaftliche und organisatorische Aspekte eine Rolle: Synergieeffekte durch zentrale Betriebsstrukturen, die Optimierung von Investitions- und Betriebskosten (insbesondere im Bereich Serverinfrastruktur – die Preise für Speicher sind explodiert) sowie die Entlastung interner personeller Ressourcen. Die Bündelung der Systeme ermöglicht zudem eine effizientere Wartung, Pflege und Weiterentwicklung der Anwendungen.

Ralf:

Wie lief das Projekt?

Ines: 

Das Projekt ist abgeschlossen und lief im Ergebnis reibungslos – und das ist in diesem Kontext durchaus ein echtes Qualitätsmerkmal. Wenn eine technische Umstellung für die Nutzerinnen und Nutzer im Alltag kaum oder nur in sehr geringem Maße spürbar ist, ist das in der Regel ein sehr großer Erfolg. Genau das war hier der Fall.

Ralf:

Warum habt Ihr Euch für enaio® als strategisches ECM-Projekt entschieden?

Ines: 

Im Rahmen der Einführung eines Enterprise-Content-Management-Systems standen mehrere Lösungen zur Auswahl, die bereits in der kommunalen Praxis im Einsatz sind. Als eine von drei Optionen wurde enaio® betrachtet, wie es u. a. in den Kommunen Langelsheim, Goslar und Bad Harzburg sowie beim Landkreis im Einsatz ist. Der Betrieb erfolgt dort in einer kommunalen Rechenzentrumsstruktur über die ITEBO und die jeweilige IT-Infrastruktur des Landkreises. 

Ein wichtiger Aspekt für unsere Entscheidung war der Betrieb in einem kommunalen Rechenzentrum. Dieser Ansatz passt gut zu einer langfristig tragfähigen IT-Strategie. 

Ein DMS wie enaio® bietet zudem die Chance, interne Zusammenarbeit zu verbessern und perspektivisch auch interkommunale Prozesse oder Schnittstellen zu Landkreis und Land zu unterstützen. Vor diesem Hintergrund wurde die Anbieterauswahl bewusst auf kommunale IT-Dienstleister und Genossenschaften fokussiert. 

Auch die Belegschaft zeigte eine klare Präferenz für enaio®, insbesondere aufgrund des strukturierten und intuitiven Systemaufbaus, der umfangreichen Funktionalitäten sowie der Möglichkeit, komplexe Organisationsstrukturen abzubilden. Auch flexible Rechte- und Zugriffskonzepte wurden positiv hervorgehoben. 

Ergänzt wurde diese Bewertung durch den Erfahrungsaustausch mit anderen landkreisangehörigen Kommunen, der das Gesamtbild zusätzlich bestätigt hat. 

Nicht zuletzt hatten wir auch schon den Wechsel der Finanzsoftware im Blick und hatten gehofft, diese beiden großen Umstellungen mit einem Projektpartner durchführen zu können.

Ralf: 

Wo steht das Projekt aktuell?

Ines:

Das Projekt befindet sich aktuell noch in der frühen Umsetzungsphase. Ein zentraler Schwerpunkt ist derzeit der Aufbau des Aktenplans – ein inhaltlich wie organisatorisch anspruchsvoller Schritt. Nächste Woche steht zudem der Kick-off für die Einführung der ASV an. 

Ralf: 

Das Finanzverfahren ist eines der wichtigsten Fachverfahren einer kommunalen Verwaltung. Wieso habt Ihr Euch für einen Wechsel auf Infoma online entschlossen? 

Ines: 

Der Umstieg von CIP KD auf Axians Infoma wurde notwendig, da das bisherige System technisch nicht mehr weiterentwickelt wurde. Nach der Übernahme der Firma CIP durch die MACH AG war zwar ein Weiterbetrieb mit Updates angekündigt, eine zukunftsgerichtete Weiterentwicklung jedoch nicht mehr gegeben. 

Ziel der Umstellung ist ein stabiler, sicherer und effizienter Betrieb aller Finanzprozesse der Stadtverwaltung. Insbesondere in der Haushaltsplanung, der Rechnungslegung und im Anordnungswesen bestehen erhebliche Potenziale zur Prozessoptimierung, die sich unmittelbar auf die gesamte Verwaltung – einschließlich Kindergärten, Schulen sowie der Stadt- und Schulbücherei – auswirken. 

Dabei standen mehrere strategische Ziele im Vordergrund: ein verlässlicher Support durch kommunal erfahrene Partner, die Einführung digitaler Workflows in der Haushaltsplanung sowie im Rechnungseingang die revisionssichere digitale Belegablage in Verbindung mit dem Dokumentenmanagementsystem sowie eine verbesserte Liquiditätssteuerung durch vollständige Transparenz aller Rechnungsprozesse. 

Auch Themen wie E-Rechnungen, zentrale Ausgangsrechnungen mit einheitlichen Standards, eine hohe Modulvielfalt ohne aufwendige Schnittstellen sowie die langfristige Zukunftsfähigkeit der Lösung waren entscheidend.

Ralf:

Was waren die Beweggründe zur  Entscheidung für Infoma online?

Ines: 

Die Entscheidung für Axians Infoma beruhte auf einer Kombination aus fachlichen, organisatorischen und strategischen Faktoren.

Die Belegschaft und auch die Kämmerei bewertete das System besonders positiv aufgrund des strukturierten Aufbaus, der intuitiven Bedienung, der Möglichkeit zur Abbildung komplexer Verwaltungsstrukturen sowie der differenzierten Rechte- und Rollenmodelle. Auch die Mandantenfähigkeit – insbesondere im Hinblick auf mögliche Erweiterungen auf Eigenbetriebe und Beteiligungen – spielte eine wichtige Rolle.

Darüber hinaus wurde die Integration in ein Dokumentenmanagementsystem sowie die perspektivische Nutzung moderner Funktionen wie Apps oder mobile Anwendungen positiv bewertet.  

Parallel dazu wurde die Frage der Systemarchitektur (online vs. lokal) betrachtet. Neben einer lokalen Serverlösung und einer Rechenzentrumsvariante zeigte sich die Cloudlösung – insbesondere in der Microsoft-Cloud – als wirtschaftlich und technisch besonders geeignet. Sie bietet Skalierbarkeit, hohe Verfügbarkeit, Datensicherheit in europäischen Rechenzentren sowie eine deutliche Entlastung der internen IT-Ressourcen.

Ralf:

Wo steht das Projekt aktuell?

Ines:

Wir haben uns auf den Weg gemacht – Projektstart war im Mai. Die Projektstruktur steht, die Teams sind definiert und der Microsoft-Tenant sowie die regelmäßigen Jour Fixes sind eingerichtet.

Erste Workshops zur Datenüberleitung – insbesondere im Bereich Stammdaten, Haushaltsplanung sowie Steuern und Abgaben – haben bereits stattgefunden. Die nächsten Arbeitspakete sind definiert und in der Umsetzung.

Ralf:

Die Umstellung des Finanzverfahrens läuft i.d.R. zum Stichtag. Wie laufen die Vorbereitungen? Sind wir im Plan? 

Ines: 

Die Einführung zum Stichtag 01.01.2027 ist weiterhin fest im Blick. In enger Abstimmung mit dem Team der ITEBO wird regelmäßig überprüft, ob das Ziel weiterhin realistisch erreichbar ist und welche Maßnahmen gegebenenfalls erforderlich sind. 

Aktuell sind wir im Plan. Die Infoma-Einführung hat dabei oberste Priorität, wobei auch andere stichtagsgebundene Projekte – wie das Ratsinformationssystem – berücksichtigt werden müssen.

Ralf: 

Wie bereitest Du die Projekte hausintern vor?

Ines:

Intern lege ich großen Wert auf eine strukturierte Termin- und Projektplanung nach dem Prinzip: „Proper planning prevents poor performance“. 

Entscheidend ist für mich jederzeit die klare Transparenz darüber, was wann von wem benötigt wird, sowie die Abstimmung aller Beteiligten auf ein gemeinsames Zielbild. Wo erforderlich, unterstütze ich aktiv bei der Koordination. 

Den Meilensteinplan habe ich in unser Projektmanagement-Tool überführt, um die Zusammenarbeit effizient und nachvollziehbar zu gestalten. Die nächsten Monate werden zeigen, wie gut sich diese Struktur im Alltag bewährt – stay tuned.