IT-Self-Service für große Unternehmensstandorte

Je größer ein Unternehmensstandort, desto aufwendiger wird die Ausgabe von IT-Equipment. Laptops für neue Mitarbeiter, Smartphones für den Außendienst, Monitore für Arbeitsplatzwechsel oder kurzfristig benötigte Ersatzgeräte müssen verfügbar sein, im Bestand gefunden, bereitgestellt und an die richtige Person übergeben werden. Auf einem Campus mit mehreren Gebäuden oder bei Unternehmen mit verschiedenen Niederlassungen kommen zusätzlich interne Transportwege hinzu.

Ein IT-Self-Service kann insbesondere die letzte Stufe dieses Prozesses deutlich vereinfachen. Dafür reicht es allerdings nicht, lediglich einen Smart Locker aufzustellen. Die Geräte müssen bereits davor digital verwaltet, ihre Bestandsbewegungen dokumentiert und Transporte zum jeweiligen Ausgabepunkt gesteuert werden. COSYS verbindet dafür Asset Tracking, innerbetrieblichen Transport, mobile Datenerfassung und Smart Locker zu einem zusammenhängenden Prozess.

Asset Tracking schafft die Grundlage für die IT-Ausgabe

Am Anfang steht die Frage, welche Geräte überhaupt verfügbar sind und wo sie sich befinden. Die COSYS Asset Tracking Software verwaltet IT-Assets und Betriebsmittel über zwei zentrale Komponenten: eine mobile App für die operative Erfassung und Buchung sowie den browserbasierten COSYS WebDesk für Übersicht und Auswertung.

Mitarbeiter erfassen beispielsweise Laptops, Smartphones, Tablets oder weiteres Equipment direkt vor Ort per Barcode, Seriennummer oder RFID. Einlagerungen, Auslagerungen und Umlagerungen werden unmittelbar dokumentiert. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welches konkrete Asset sich an welchem Lagerplatz oder Standort befindet. Auch Ausgabe und Rückgabe können als Buchungsvorgänge abgebildet werden.

Im COSYS WebDesk laufen diese Informationen zusammen. Verantwortliche erhalten dort einen Überblick über Bestände, Standorte, Zuordnungen und Buchungsverläufe. Gerade bei mehreren IT-Lagern oder Unternehmensstandorten verhindert das, dass Geräte zwar physisch vorhanden sind, ihr aktueller Aufenthaltsort operativ jedoch erst gesucht werden muss.

Je nach IT-Infrastruktur kann die Lösung über die COSYS Cloud oder On-Premise betrieben und über Schnittstellen in bestehende Systemlandschaften eingebunden werden.

Innerbetrieblicher Transport verbindet Lager und Ausgabepunkt

Bei großen Unternehmensstandorten liegt das benötigte IT-Asset häufig nicht dort, wo es ausgegeben werden soll. Ein Notebook befindet sich beispielsweise im zentralen IT-Lager, soll aber in einem anderen Gebäude des Campus bereitgestellt werden. An diesem Punkt wird aus Asset Management ein logistischer Prozess.

Mit COSYS IBT lassen sich solche innerbetrieblichen Transporte digital begleiten. Das bereitgestellte Gerät wird dem entsprechenden Transport zugeordnet und an relevanten Übergabepunkten mobil erfasst. Dadurch bleibt der Weg zwischen Ausgangspunkt und Ziel nachvollziehbar.

Das ist besonders bei mehreren Gebäuden, weitläufigen Werksgeländen oder dezentralen Niederlassungen relevant. Statt IT-Equipment informell weiterzugeben und anschließend nach seinem Verbleib zu suchen, entsteht eine dokumentierte Bewegungskette. Asset Tracking zeigt, um welches Gerät es sich handelt. IBT bildet ab, wie es zum vorgesehenen Ausgabepunkt gelangt.

Smart Locker ermöglichen die selbstständige IT-Ausgabe

Am Zielstandort übernimmt ein COSYS Smart Locker die eigentliche Self-Service-Funktion. Das vorbereitete IT-Asset wird in ein geeignetes Fach eingelegt und steht dort für den berechtigten Mitarbeiter zur Abholung bereit.

Der Zugriff kann beispielsweise per PIN, QR-Code, NFC oder Scan erfolgen. Unterschiedliche Fachgrößen erlauben die Bereitstellung verschiedener Geräte und Zubehörteile. Gleichzeitig werden Fachbelegungen und Zugriffe digital dokumentiert.

Damit entfällt ein typischer Engpass der klassischen IT-Ausgabe: Mitarbeiter und IT-Personal müssen keinen gemeinsamen Übergabetermin finden. Das ist bei großen Standorten, Schichtbetrieb und flexiblen Arbeitszeiten besonders relevant. Der Mitarbeiter holt sein vorbereitetes Equipment am vorgesehenen Smart Locker ab, während die Ausgabe digital nachvollziehbar bleibt.

Auch Rückgaben lassen sich in den Prozess integrieren

IT-Self-Service endet nicht zwangsläufig mit der Ausgabe. Bei einem Gerätetausch, Mitarbeiterwechsel oder Offboarding müssen Assets wieder zurückgeführt werden. Auch hierfür können Smart Locker als definierter Übergabepunkt dienen.

Nach der Rückgabe lässt sich das Asset erneut erfassen, prüfen und dem entsprechenden Bestand zuführen. Die COSYS Asset Tracking Software dokumentiert Ausgaben, Rückgaben und weitere Bestandsbewegungen und unterstützt damit die Nachverfolgung über verschiedene Stationen hinweg.

So entsteht kein isolierter Ausgabeautomat, sondern ein Kreislauf aus Bestandsführung, Bereitstellung, Transport, Ausgabe und Rückführung.

Prozessanalyse zeigt Engpässe und Auslastungen

Mit jedem Scan, Transport und Locker-Zugriff entstehen gleichzeitig wertvolle Prozessdaten. COSYS Business Intelligence und Prozessdatenanalyse können diese Informationen zusammenführen und für die operative Steuerung nutzbar machen.

Bei Smart Lockern lassen sich beispielsweise Fachauslastung, Belegungsdauer, Durchlaufzeiten und Nutzungsmuster analysieren. Unternehmen können dadurch erkennen, an welchen Standorten besonders viele IT-Assets ausgegeben werden, wo Fächer lange blockiert bleiben oder ob zusätzliche Locker-Kapazitäten benötigt werden. Auch Auffälligkeiten in den vorgelagerten Warenbewegungen werden durch eine konsequente digitale Erfassung besser sichtbar.

IT-Self-Service als durchgängigen Prozess aufbauen

Ein funktionierender IT-Self-Service für große Unternehmensstandorte beginnt damit nicht erst am Smart Locker. Entscheidend ist, dass Unternehmen ihre IT-Assets kennen, Bestandsbewegungen dokumentieren, interne Transporte nachvollziehbar steuern und erst anschließend die Übergabe automatisieren.

COSYS verbindet dafür modulare Software für Asset Tracking und IBT mit mobiler Datenerfassung, Smart Lockern und geeigneter Hardware. Ergänzend stehen MDE-Services, COSYS MDM sowie Business Intelligence und Prozessdatenanalyse zur Verfügung. Dadurch lassen sich sowohl die operativen Gerätebewegungen als auch die dahinterliegenden Prozesse über eine gemeinsame Lösungslandschaft abbilden.

Sie verwalten IT-Equipment auf einem großen Campus, über mehrere Gebäude oder an verschiedenen Unternehmensstandorten und möchten die persönliche Geräteausgabe reduzieren? COSYS analysiert gemeinsam mit Ihnen, wie sich Asset-Bestände, interne Transportwege und Smart Locker sinnvoll zu einem IT-Self-Service verbinden lassen. Kontaktieren Sie COSYS unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.

Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.