Krankentransport- und Taxisoftware: Welche Funktionen sind wichtig-

Viele Fahrten, ständig unterwegs, und erst am Abend Zeit für die Abrechnung – dieser Alltag ist für Taxi- und Mietwagenunternehmen, die Krankenfahrten anbieten, Normalität. Doch natürlich gibt es digitale Lösungen, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtern. Eine Krankentransport-Software oder Taxisoftware bündelt Fahrtenplanung, Disposition, Abrechnung und Flottenmanagement in einem System. Das spart Zeit, vermeidet Fehler und schafft Überblick. Aber was muss eine gute Software für Krankentransport und Krankenfahrten wirklich können? Welche Funktionen sind unverzichtbar, welche nice-to-have? Dieser Artikel gibt Taxiunternehmen, Mietwagenunternehmen und Fahrdienste für Rollstuhl-, Tragestuhl- und Liegendtransporte einen vollständigen Überblick.

Disposition und Fahrtenplanung

Fahrtenplanung ist das Herzstück jeder Krankenfahrt-/Krankentransport-Software und Taxisoftware. Hier entscheidet sich, wie effizient ein Unternehmen arbeitet. Gute Software ermöglicht die zentrale Auftragsannahme für Einzel-, Serien- und Sammelfahrten, z. B.:

Fahrten zu und von Arztbesuchen

Fahrten im Rahmen des Entlassmanagements aus dem Krankenhaus

Dialysefahrten

Chemotherapie-Fahrten

Reha-Termine

Behindertentransporte

Konsilfahrten

Software für Krankentransport/-fahrten speichert Stammdaten von Patienten, Einrichtungen und Abhol- oder Zieladressen und wird bei Folgefahrten bei Bedarf automatisch übernommen. Und müssen nicht jedes Mal neu eingetippt werden.

Intelligente Fahrtenplanung geht noch einen Schritt weiter. Sie ordnet Fahrten per Drag & Drop zu, zeigt Tourenansichten für den Tag oder die Woche und berücksichtigt dabei Kapazitäten und Qualifikationen. „Gute Krankentransport-Software prüft automatisch, ob ein Fahrzeug für eine Fahrt geeignet ist – zum Beispiel, ob ein Rollstuhl-Transport möglich ist oder ob für die Fahrt ein qualifizierter Beifahrer nötig ist. Das verhindert Fehler schon bei der Planung“, erklärt Tim Dreschmann, Produktexperte für Krankenfahrten und Krankentransporte bei DMRZ. Auch Pufferzeiten, Anschlussfahrten, Sammelfahrten und regelmäßige Terminserien lassen sich so komfortabel planen.

Echtzeit-Disposition ist der dritte wichtige Baustein. Disponenten sehen live, welche Fahrten gerade laufen, wo Fahrzeuge sich befinden und welcher Status aktuell ist – „unterwegs“, „Patient aufgenommen“, „abgeschlossen“ etc. Fällt ein Fahrer aus, gibt es Stau oder kommt eine Zusatzfahrt rein, lässt sich kurzfristig umplanen. Fahrten werden neu zugewiesen, Fahrer werden informiert – alles in Echtzeit.

Und wie schaut das bei DMRZ aus? Die Krankentransport-Software / Taxisoftware von DMRZ bietet genau das: eine übersichtliche Fahrtenplanung mit Drag & Drop, Live-Ansicht aller Fahrzeuge und automatischer Prüfung, ob Fahrzeug und Fahrer für die geplante Fahrt geeignet sind. Serienfahrten, Rechnungsfahrten und Privatfahrten lassen sich mit wenigen Klicks disponieren.

Krankenfahrten-App für die Fahrer/Fahrerinnen

Taxiunternehmen und Fahrdienste arbeiten mobil. Fahrerinnen und Fahrer sind unterwegs, zwischen Einsätzen, beim Patienten. Software, die ausschließlich im Büro funktioniert, ist für diese Branche unbrauchbar. Eine praxistaugliche App für die Fahrer/Fahrerinnen gehört deshalb zur Grundausstattung jeder guten Branchensoftware für Krankenfahrten und -transporte dazu.

App: Überblick und Echtzeit-Dispositon

Mobile Auftragsübermittlung bedeutet: Die Fahrer können jederzeit sehen, welche Fahrten für den Vormittag für ihn/sie disponiert wurden. Kurzfristige Anpassungen erhalten sie als Push-Nachricht oder direkt in der App auf dem Handy. Und es werden alle wichtigen Daten wie Adresse, Patientendaten, Besonderheiten, Zeitfenster etc. angegeben. Und mit einem Fingertipp in der App kann der aktuelle Status einer Fahrt übermittelt werden – ob man auf dem Hinweg zum Dialysezentrum ist, ob man aktuell warten muss, weil die Behandlung der Patienten sich verzögert oder an welchem Ort einer Sammmelfahrt man sich gerade befindet. Eine Funkverbindung ist somit nicht nötig. Und keine Zettelwirtschaft.

Navigation und Live-Tracking machen die Arbeit noch einfacher. Die Ziele werden direkt an die Navi-App übergeben. Gleichzeitig sieht die Leitstelle per GPS, wo sich jedes Fahrzeug gerade befindet. Das hilft bei der Disposition spontaner Fahrten und gibt Sicherheit.

App: Erfassen von Transportscheinen

Transportscheine, Dialyseprotokolle etc. werden über die fotografiert oder gescannt und automatisch dem richtigen Patienten zugeordnet. Moderne Lösungen nutzen dafür Texterkennung, die die Daten automatisch ausliest. Unser Tipp: Entscheide für deinen Fahrdienst, ob direkt die Fahrer/Fahrerinnen oder stattdessen die Mitarbeitenden im Büro sich um das Abfotografieren und Erfassen der Verordnungen kümmern sollen. Das sorgt für Klarheit und verhindert Missverständnisse im Team.

App: Schichten und Arbeitszeiten

Schicht- und Arbeitszeitfunktionen runden das Paket ab. Fahrer können Schichten starten und stoppen und Pausen dokumentieren. Die Daten fließen automatisch ins Arbeitszeitkonto – minutengenau und ohne Nacharbeit.

Beispiel: Die Krankentransport-App von DMRZ

Mit der DMRZ Krankentransport-App haben Fahrerinnen und Fahrer alle Einsätze mobil im Blick. Die App zeigt Fahrten in Echtzeit an, ermöglicht GPS-Tracking und bietet die Funktion SmartSnapp: Transportscheine werden einfach abfotografiert, die Software liest die Daten per Texterkennung aus und ordnet sie automatisch zu. „Mit SmartSnapp fotografieren Fahrer den Transportschein einfach ab – die Software liest die Daten automatisch aus. Das spart nerviges Abtippen und beschleunigt die Abrechnung enorm“, erklärt Tim Dreschmann, Produktexperte für Krankenfahrten und Krankentransporte bei DMRZ.

Abrechnung mit Krankenkassen und Kostenträgern

Die Abrechnung ist für viele Taxi- und Fahrdienst-Unternehmen der zeitaufwendigste Teil der Arbeit. Fehler bei der Abrechnung führen zu Rückläufern, Zahlungsverzögerungen und Mehrarbeit. Möglich sind in der Regel folgende zwei Optionen:

Du arbeitest mit einem Abrechnungszentrum zusammen, das sich vollständig um die Abrechnung kümmert. Nachteile hier: Das ist kostenintensiv, du gibst die komplette Verantwortung ab und oft musst du am Ende selber doch immer noch viel Vorbereitungsarbeit leisten, so dass die Vorteile eines Abrechnungszentrum verpuffen.

Du setzt auf Selbstabrechnung – mithilfe der richtigen Software. Nachteil hier: Du musst die Fahrten und Transportscheine erfassen und abrechnen. Aber je nach Abrechnungssoftware funktionieren viele Bearbeitungsschritte automatisch und es ist am Ende einfacher, als man zunächst denkt. Vor allem behältst du alle Vorgänge weiterhin im Blick und sparst zudem viel Geld. Also achte bei der Wahl nach der passenden Krankenfahrt-/Krankentransport-Software darauf, dass Selbstabrechnung möglich ist – und zwar einfach und effizient.

Worauf du also bei der Suche nach einer passenden Krankentransport-Software / Taxisoftware mit Selbstabrechnung achten solltest: Gute Software nimmt bei der Abrechnung durch vollständige Abrechnungslogik, automatische Prüfungen und digitale Übermittlung viel Last ab.

Vollständige Abrechnungslogik bedeutet: Die Software unterstützt die Abrechnung von Kassen- und Privatpatienten, kennt die relevanten SGB-V-Verfahren (zum Beispiel § 302 SGB V) und beherrscht DTA (Datenträgeraustausch) oder idealerweise auch papierlose Abrechnung. Nicht zu unterschätzen: Zuzahlung, abweichende Rechnungsadressen und unterschiedliche Kostenträger werden in einer guten Krankentransport-Software korrekt verarbeitet.

„Automatisierte Plausibilitätsprüfung ist das A und O bei der Abrechnung“, betont Tim Dreschmann, Produktexperte für Krankenfahrten und Krankentransporte bei DMRZ. „Die Software prüft vor der Abrechnung, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, ob Fahrtdaten plausibel sind und ob genehmigungspflichtige Leistungen vorliegen. Fehlen Unterschriften, Genehmigungen oder stimmen Zeiten nicht, warnt die Software sofort. Das verhindert Absetzungen und spart Korrekturschleifen.“

Digitale Abrechnung und Schnittstellen beschleunigen den Prozess. Daten werden dann elektronisch an Krankenkassen übermittelt. Auch der Export nach DATEV oder in andere Buchhaltungs- und ERP-Systeme ist hier wichtig. Wer viele Serienfahrten abrechnet (Dialyse, Strahlen- oder Chemotherapie, Reha), profitiert von Komfortfunktionen: einmal anlegen, wiederholt abrechnen.

Wo läuft das bei DMRZ: Die Krankentransport- und Taxisoftware ermöglicht die Selbstabrechnung direkt aus der Software heraus – ohne ITSG-Registrierung. Die Krankentransport-Software übernimmt den DTA-Versand, erstellt Sammelrechnungen und Begleitscheine automatisch und prüft alle Daten auf Plausibilität. „Viele Taxi- und Fahrdienst-Unternehmen denken, Selbstabrechnung sei kompliziert. Dabei ist es mit der richtigen Software einfacher als gedacht – und deutlich günstiger als ein Abrechnungszentrum“, sagt Tim Dreschmann.

Fuhrpark- und Ressourcenmanagement

Zuverlässiger Betrieb braucht Überblick über Fahrzeuge und Mitarbeitende. Fuhrpark- und Ressourcenmanagement gehört deshalb zu den Kernfunktionen guter Krankentransport-Software.

Fuhrparkmanagement

Fahrzeugverwaltung und Flottenmanagement erfassen alle Stammdaten der Fahrzeuge, beispielsweise:

Typ und Kennzeichen

Kapazitäten

Transporteigenschaften (Rollstuhl, Tragestuhl, liegend, KTW, RTW)

TÜV-Termine und Wartungen

Schäden und Versicherungen

Bei der Fahrtenplanung über eine gute Krankentransport- und Taxisoftware sollte dann schnell zu überprüfen sein, welche Fahrzeuge für die jeweilige Fahrt geeignet sind. Das Fuhrparkmanagement muss also bei der Disposition aktiv unterstützen. 

Gut zu wissen: Das Fuhrparkmanagement von DMRZ verwaltet die gesamte Fahrzeugflotte und hilft dir dabei, Werkstatt- und TÜV-Termine zu planen. Dank der Verbindung aus Fahrtenplanung und Fuhrparkmanagement kannst du schnell und komfortabel sehen, welches Fahrzeug für eine geplante Fahrt geeignet ist. 

Arbeitszeitkonto und Schichtplan

Mitarbeiter- und Schichtplanung umfasst Stammdaten von Fahrern und Begleitpersonal: Qualifikationen, Führerscheinklassen, Verträge. Einsatz- und Schichtpläne, Urlaub, Krankheit und Arbeitszeitkonten lassen sich digital verwalten. Das spart Papier und gibt jederzeit Überblick.

Echtzeit-Überblick in einer Krankentransport-Software bringt alles zusammen. In der Live-Ansicht siehst du alle Fahrzeuge, Fahrer, Fahrten und die aktuelle Auslastung. Disponenten sehen auf einen Blick, wer gerade nicht unterwegs ist und für eine spontane Fahrt in der Nähe ist. Letzteres ist beispielsweise auch hilfreich, solltest du nicht nur Krankenbeförderung, sondern auch klassische Taxifahrten anbieten.

Eine solche, effiziente Mitarbeiterverwaltung mit Schichtplanung und Arbeitszeitkonto ist auch z. B. auch Bestandteil der DMRZ Krankentransport- und Taxisoftware.

Kunden-, Einrichtungs- und Patientenverwaltung

Taxi- und Fahrdienst-Unternehmen arbeiten oft mit denselben Kunden: Dialysezentren, Kliniken, Reha-Einrichtungen, Pflegeheime, Stammpatientinnen und Stammpatienten. Gute Krankenfahrten-/Krankentransport-Software bildet diese Strukturen ab.

Stammdatenverwaltung erfasst Patientenstammdaten inklusive Versicherung, Besonderheiten (Hilfsmittel, Mobilität, Kommunikationsbedürfnisse) und Kontaktdaten.

Bei wiederkehrende Fahrten und Dauerkunden profitierst du von solchen Komfortfunktionen. Feste Dialysezeiten, Schulfahrten oder regelmäßige Fahrten zu Tagespflegeeinrichtungen lassen sich als Serienfahrten anlegen. Vorteil ist, dass bei einer Serie einmalig alles angelegt wird – und die einzelnen Termine nicht jedes Mal neu eingetragen werden müssen. Das spart wertvolle Zeit. 

Und so ist es bei DMRZ: Die Krankentransport-Software speichert alle Stammdaten zentral und ordnet sie automatisch den Fahrten zu. Wiederkehrende Fahrten lassen sich als Serienfahrten anlegen. Einmal erfasst, immer wieder nutzbar.

Reporting, Controlling und Wirtschaftlichkeit

Wer wachsen will, braucht Zahlen. Reporting und Controlling zeigen, wo ein Unternehmen steht, welche Touren rentabel sind und wo Potenzial liegt.

Kennzahlen und Auswertungen liefern

Umsatz/Erlös nach Kostenträgern

Umsatz/Erlös nach Versicherten 

Fahrten nach Transporteigenschaften

Das hilft bei der Optimierung von Touren und bei der Entscheidung, ob neue Fahrzeuge oder Fahrer nötig sind. Oder welcher deiner Fahrgäste für dich aus finanzieller Sicht an wertvollsten ist.

Export und Weiterverarbeitung ermöglichen den Export von Daten als CSV oder gängigem FiBu-Format. So lassen sich tiefergehende Analysen durchführen oder Daten an den Steuerberater übergeben.

Beispielsweise die DMRZ Krankentransport- und Taxisoftware bietet solche Statistiken, Auswertungen und Export-Funktionen für alle relevanten Kennzahlen.

Technik, Sicherheit, Bedienbarkeit und Schnittstellen

Moderne Taxi- und Krankentransport-Software wird an technischen und UX-Kriterien gemessen. Drei Bereiche sind dabei besonders wichtig: Architektur, Sicherheit und Bedienbarkeit.

Cloud- und webbasierte Architektur bedeutet: Zugriff von überall – Zentrale, Homeoffice, unterwegs. Keine aufwendige lokale Installation, keine manuellen Updates. Die Software läuft im Browser, ist immer aktuell und von jedem Gerät nutzbar.

Datenschutz und Sicherheit sind im Gesundheitsbereich Pflicht. Krankentransport-Software verarbeitet hochsensible Gesundheits- und Bewegungsdaten. DSGVO-konformer Umgang, Rollen- und Rechtekonzepte und verschlüsselte Datenübertragung sind Mindeststandard. „Der höchste Sicherheitsstandard für Cloud-Anbieter in Deutschland ist das C5-Testat des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik“, erklärt Tim Dreschmann, Produktexperte für Krankenfahrten und Krankentransporte bei DMRZ. „Es garantiert physische Sicherheit der Rechenzentren, Netzwerksicherheit, Verschlüsselung, Anwendungssicherheit und Zugriffskontrollen. Wer mit Patientendaten arbeitet, sollte darauf achten.“

Einfache, intuitive Oberfläche ist gerade in der Taxi- und Fahrdienst-Branche wichtig. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben keine IT-Vorkenntnisse, manche sprechen Deutsch nicht als Muttersprache. Klar strukturierte Masken, schnelle Erlernbarkeit und eine logische Bedienführung sind deshalb entscheidend.

Integrationen und Schnittstellen runden das Paket ab. So können Daten beispielsweise an Buchhaltungssoftware übertragen werden. So etwas macht eine Taxisoftware flexibel und zukunftssicher.

DMRZ hat als einer der wenigen Anbieter von Online-Software im Gesundheitswesen das C5-Testat des BSI erhalten. Die Krankentransport- und Taxisoftware ist cloud-basiert, von überall nutzbar und erfüllt höchste Sicherheitsstandards. Seit 2007 bietet DMRZ die Abrechnung von Krankenfahrten an, seit 2010 kamen weitere Funktionen wie Fahrtenplanung, Fuhrparkmanagement und App hinzu.

Kurz & klar: Die wichtigsten Fragen über Taxi-/Krankenfahrt-/Krankentransport-Software

Was kostet Software für Krankenfahrten/Krankentransport?

Moderne Software sollte ohne hohe Anschaffungskosten verfügbar sein. Monatliche Abomodelle mit transparenten Preisen sind bevorzugt. Zum Beispiel DMRZ bietet flexible Tarife – ohne Anschaffungskosten, ohne Installation und ohne Extrakosten für Mitarbeiter-Accounts.

Brauche ich technisches Know-how?

Moderne Krankenfahrt-/Krankentransport-/Taxisoftware sollte auch für Teams ohne IT-Vorkenntnisse intuitiv bedienbar sein. Gute Anbieter bieten persönlichen Support von geschultem Fachpersonal mit kurzen Reaktionszeiten.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Cloud-basierte Krankentransport-Software ist sofort startbereit. Beispiel: DMRZ unterstützt bei der Erstkonfiguration und hat alle Kostenträgerdaten und Krankenfahrt-Vertragsdaten bereits automatisch hinterlegt. Alle Funktionen lassen sich in der kostenfreien Testphase bequem ausprobieren.

Zusammenfassung: Was macht eine gute Krankentransport-Software aus?

Krankentransport- und Taxisoftware für Taxi- und Mietwagenunternehmen, Fahrdienste und Anbieter von Rollstuhl-, Tragestuhl- und Liegendtransporten vereint Fahrtenplanung, Disposition, Abrechnung, Fuhrparkmanagement und App in einem System. Gute Software spart Zeit, vermeidet Fehler und schafft Überblick. Worauf Unternehmen achten sollten: Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit, mobile Nutzbarkeit, Datensicherheit, Selbstabrechnung, transparente Kosten und verlässlicher Support. Cloud-basierte Lösungen bieten maximale Flexibilität – von überall nutzbar, ohne Installation, automatisch aktuell.

Du möchtest wissen, ob DMRZ zu deinem Unternehmen passt?

Tim Dreschmann ist dein Ansprechpartner für die Krankentransport- und Taxsoftware von DMRZ. Von der Abrechnung mit den Kostenträgern über die Fahrtenplanung bis hin zum gemeinsamen Testen: Tim hilft dir herauszufinden, ob DMRZ genau das ist, was du brauchst. Buch dir direkt einen digitalen Beratungstermin. Kostenlos und unverbindlich!

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