MDM-Systeme im Vergleich: So finden Unternehmen die passende Lösung

Smartphones, Tablets, MDE-Geräte und Notebooks sind heute fester Bestandteil betrieblicher Prozesse. Sie werden im Lager für die Kommissionierung, im Handel für Bestandsprüfungen, im Transport für Abliefernachweise und im Außendienst für mobile Anwendungen eingesetzt. Je größer und vielfältiger der Gerätebestand wird, desto schwieriger ist eine manuelle Verwaltung.

Ohne ein Mobile Device Management entstehen schnell unterschiedliche Gerätekonfigurationen, veraltete Anwendungen und Sicherheitslücken. Muss die IT-Änderungen an jedem Gerät einzeln vornehmen, steigen Verwaltungsaufwand und Ausfallzeiten. Besonders aufwendig wird dies bei mehreren Standorten, gemeinsam genutzten Schichtgeräten oder mobilen Mitarbeitenden.

Ein MDM-System ermöglicht es, Geräte zentral einzurichten, Anwendungen zu verteilen, Sicherheitseinstellungen vorzugeben und den Gerätestatus zu überwachen. Doch die Lösungen am Markt unterscheiden sich deutlich hinsichtlich Funktionsumfang, Zielgruppe, Bedienung und Kosten. Deshalb sollte die Auswahl nicht mit einem Anbieter, sondern mit den eigenen Anforderungen beginnen.

Welche Geräte sollen verwaltet werden?

Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme. Dabei sollte nicht nur erfasst werden, wie viele Geräte vorhanden sind. Entscheidend sind auch Gerätetypen, Hersteller, Betriebssysteme und Einsatzbereiche.

Ein Unternehmen, das überwiegend Windows-Notebooks und Microsoft-365-Anwendungen nutzt, benötigt eine andere Lösung als ein Logistikdienstleister mit Hunderten robusten Android-MDE-Geräten. In einer Filialorganisation können wiederum Smartphones, Tablets, Kassen- und Kiosksysteme parallel eingesetzt werden.

Neben dem aktuellen Bestand muss auch die zukünftige Entwicklung berücksichtigt werden. Wenn heute nur Android-Geräte verwaltet werden, in zwei Jahren aber zusätzlich iPhones oder Windows-Geräte geplant sind, sollte das MDM-System diese Entwicklung unterstützen können.

Die allgemeine Angabe „Android wird unterstützt“ reicht als Entscheidungskriterium nicht aus. Unternehmen sollten konkrete Gerätemodelle testen. Herstellerspezifische Funktionen von Zebra, Honeywell, Datalogic oder Samsung können sich von den standardisierten Android-Funktionen unterscheiden. Das betrifft beispielsweise Tastenbelegung, Scannerkonfiguration, Firmwareverwaltung und Remote Control.

Wie werden die Geräte im Unternehmen eingesetzt?

Bei der Auswahl des MDM-Systems muss geklärt werden, wem die Geräte gehören und wie sie verwendet werden. Ein privates Smartphone mit geschäftlichen Anwendungen benötigt andere Verwaltungsrichtlinien als ein MDE-Gerät, das ausschließlich für die Kommissionierung vorgesehen ist.

Für private Geräte wird häufig das BYOD-Modell verwendet. Dabei müssen private und geschäftliche Daten voneinander getrennt bleiben. Bei COBO stellt das Unternehmen vollständig verwaltete Geräte zur Verfügung, die ausschließlich betrieblich genutzt werden. COSU eignet sich für Geräte mit einem klar begrenzten Einsatzzweck, beispielsweise ein MDE-Gerät im Wareneingang. Bei COPE gehört das Gerät dem Unternehmen, darf aber zusätzlich privat genutzt werden.

In Lager, Logistik und Produktion sind außerdem gemeinsam genutzte Geräte üblich. Ein MDE-Gerät wird in diesem Fall nicht dauerhaft einer Person, sondern einer Schicht, Abteilung oder Gerätegruppe zugeordnet. Das MDM muss dann eine einheitliche Konfiguration sicherstellen und darf nicht ausschließlich auf personenbezogene Geräte ausgerichtet sein.

Vor der Auswahl sollte deshalb feststehen, ob die Geräte persönlich oder gemeinsam verwendet werden, welche Anwendungen benötigt werden und welche Einstellungen Mitarbeitende verändern dürfen. Auch der Umgang mit Verlust, Defekt oder Mitarbeiterwechsel muss berücksichtigt werden.

Welche Funktionen werden im Arbeitsalltag wirklich benötigt?

Viele Anbieter werben mit sehr umfangreichen Funktionskatalogen. Für die betriebliche Entscheidung ist jedoch nicht die Anzahl der Funktionen ausschlaggebend, sondern deren Bedeutung für die eigenen Prozesse.

Ein Unternehmen mit mehreren Lagerstandorten benötigt beispielsweise eine Möglichkeit, neue Geräte schnell bereitzustellen. WLAN-Zugänge, Anwendungen und Sicherheitseinstellungen sollten automatisch übertragen werden. Werden Geräte einzeln eingerichtet, entstehen bei jedem Rollout dieselben manuellen Arbeitsschritte.

Auch die App-Verwaltung gehört zu den zentralen Anforderungen. Das MDM sollte betriebliche Anwendungen installieren, aktualisieren und bei Bedarf wieder entfernen können. Bei selbst entwickelten Android-Anwendungen ist zu prüfen, ob eigene APK-Dateien verteilt werden können.

Für klar definierte Arbeitsprozesse ist der Kioskmodus besonders wichtig. Im Single-App-Kioskmodus steht nur eine Anwendung zur Verfügung. Der Multi-App-Kioskmodus erlaubt den Zugriff auf mehrere freigegebene Anwendungen. Dadurch können Mitarbeitende keine ungeplanten Apps öffnen oder wichtige Systemeinstellungen verändern.

Bei dezentral eingesetzten Geräten gewinnt Remote Support an Bedeutung. Kann die IT den Bildschirm eines Geräts aus der Ferne einsehen oder bedienen, lassen sich viele Störungen lösen, ohne das Gerät einzusenden. Dabei sollte konkret getestet werden, ob Remote Control mit den vorhandenen Gerätemodellen und Android-Versionen funktioniert.

Auch die zentrale Geräteübersicht sollte in die Bewertung einfließen. Informationen zu Modell, Betriebssystem, Akkustand, Netzwerkverbindung und letztem Kontakt helfen der IT, Probleme frühzeitig zu erkennen. Wichtig ist jedoch, dass die verfügbaren Daten nicht nur gesammelt, sondern auch übersichtlich dargestellt und sinnvoll gefiltert werden können.

Welche bekannten MDM-Anbieter gibt es?

Zu den bekanntesten Lösungen gehört Microsoft Intune. Die Plattform ist besonders interessant, wenn Microsoft 365, Entra ID und weitere Microsoft-Dienste bereits eingesetzt werden. Intune unterstützt verschiedene Betriebssysteme und verbindet Geräteverwaltung mit Identitäts-, Zugriffs- und Sicherheitsrichtlinien. Für Unternehmen mit einer stark durch Microsoft geprägten IT-Landschaft kann dies die Systemintegration vereinfachen.

SOTI MobiControl ist stark auf geschäftskritische mobile Geräte und robuste Hardware ausgerichtet. Die Lösung wird häufig in Logistik, Transport, Handel und Außendienst eingesetzt. SOTI bietet umfangreiche Funktionen für heterogene Geräteflotten, Fernwartung und technische Diagnose. Der große Funktionsumfang kann für komplexe Umgebungen hilfreich sein, erfordert aber eine entsprechende Einführung und Administration.

Omnissa Workspace ONE UEM, früher VMware Workspace ONE, deckt neben mobilen Geräten auch Desktoprechner, robuste Endgeräte und weitere Gerätetypen ab. Die Plattform eignet sich vor allem für größere Unternehmen mit unterschiedlichen Betriebssystemen und komplexen Organisationsstrukturen.

Ivanti MDM kombiniert Geräteverwaltung mit Automatisierung, Sicherheitskontrollen und Zero-Trust-Ansätzen. Die Lösung kommt insbesondere für Unternehmen infrage, die Mobile Device Management in eine umfassendere Strategie für Endpoint Management und IT-Sicherheit integrieren möchten.

COSYS MDM richtet sich besonders an Unternehmen, die Android-Smartphones, Tablets und MDE-Geräte übersichtlich verwalten möchten. Typische Einsatzbereiche sind Inventur, Lager, Logistik, Transport, Handel und Produktion. Die Lösung kann eine interessante Alternative sein, wenn Kioskmodus, App-Verteilung, Gerätekonfiguration und Remote Support benötigt werden, aber keine sehr umfangreiche internationale UEM-Suite erforderlich ist.

Die Bekanntheit eines Anbieters sollte nicht mit der Eignung für den eigenen Anwendungsfall gleichgesetzt werden. Eine große UEM-Plattform kann unnötig komplex und kostenintensiv sein, wenn ausschließlich ein Android-Gerätepool verwaltet werden soll. Umgekehrt kann eine spezialisierte Lösung an Grenzen stoßen, wenn Windows, Apple, Android und Linux gemeinsam mit komplexen Identitäts- und Zugriffsrichtlinien gesteuert werden müssen.

Welche Sicherheitsanforderungen muss das MDM erfüllen?

Ein MDM-System erhält weitreichende Kontrolle über die verwalteten Endgeräte. Deshalb ist die Sicherheit der Plattform selbst ein wichtiges Auswahlkriterium.

Unternehmen sollten prüfen, wo die Daten verarbeitet werden, welche Rechenzentrumsstandorte genutzt werden und ob eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung angeboten wird. Administratoren sollten unterschiedliche Rollen erhalten können. Nicht jeder Mitarbeiter des IT-Supports benötigt die Berechtigung, Geräte vollständig zu löschen oder unternehmensweite Richtlinien zu verändern.

Auch eine Protokollierung administrativer Aktionen ist wichtig. Es sollte nachvollziehbar sein, wer eine Anwendung verteilt, eine Konfiguration geändert oder ein Gerät zurückgesetzt hat. Mehrfaktor-Authentifizierung und klar definierte Administratorrechte sollten insbesondere bei größeren Geräteflotten zum Standard gehören.

Bei privaten Geräten müssen geschäftliche und persönliche Daten voneinander getrennt werden. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, sollte nur der geschäftliche Bereich gelöscht werden können. Bei vollständig verwalteten Firmengeräten muss dagegen eine komplette Sperrung oder Rücksetzung möglich sein.

Darüber hinaus ist entscheidend, wie schnell ein Anbieter neue Betriebssystemversionen und Sicherheitsfunktionen unterstützt. Gerade bei Android Enterprise, Apple und Windows verändern sich Verwaltungsfunktionen regelmäßig. Eine gute MDM-Lösung muss auf diese Entwicklungen reagieren können.

Cloud oder eigener Server?

Viele aktuelle MDM-Systeme werden als Cloud-Lösung angeboten. Das Unternehmen benötigt dadurch keine eigene Serverinfrastruktur für die Geräteverwaltung. Wartung und Plattformupdates liegen weitgehend beim Anbieter. Für Unternehmen mit mehreren Standorten und mobilen Geräten ist dieses Modell häufig einfacher zu betreiben.

Ein eigener Serverbetrieb kann sinnvoll sein, wenn besondere Vorgaben zur Datenhaltung oder zu abgeschotteten Netzwerken bestehen. Gleichzeitig entstehen zusätzliche Aufgaben für Installation, Updates, Backup, Monitoring und Ausfallsicherheit.

Die Entscheidung sollte deshalb nicht nur anhand der technischen Möglichkeit getroffen werden. Maßgeblich ist, welche personellen Ressourcen für den laufenden Betrieb zur Verfügung stehen und welche internen oder regulatorischen Vorgaben erfüllt werden müssen.

Wie können die Kosten sinnvoll verglichen werden?

MDM-Systeme werden je nach Anbieter pro Gerät, pro Benutzer oder über unterschiedliche Lizenzpakete abgerechnet. Manche Basisangebote erscheinen günstig, während Funktionen wie Remote Control, erweiterte Auswertungen oder zusätzliche Sicherheitsmodule separat lizenziert werden.

Für einen realistischen Vergleich sollten die Gesamtkosten über mehrere Jahre betrachtet werden. Dazu gehören neben den Lizenzen auch Einführung, Migration, Schulungen, Support und interne Administration. Ebenfalls relevant sind Mindestabnahmemengen, Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen.

Ein günstiges System ist nicht automatisch wirtschaftlich, wenn jede Konfigurationsänderung viel Zeit benötigt. Gleichzeitig muss eine umfangreiche Enterprise-Plattform nicht sinnvoll sein, wenn der größte Teil der enthaltenen Funktionen ungenutzt bleibt. Das Ziel ist daher nicht der niedrigste Lizenzpreis, sondern ein angemessenes Verhältnis zwischen Funktionsumfang, Administrationsaufwand und betrieblichem Nutzen.

Warum sollte die Entscheidung erst nach einer Testphase fallen?

Eine Präsentation oder Funktionsliste zeigt nur, was eine Lösung theoretisch leisten kann. Ob sie zum Unternehmen passt, lässt sich erst mit realen Geräten und Prozessen feststellen.

In einer Testphase sollte mindestens ein typisches Gerät vollständig eingerichtet werden. Dazu gehören Registrierung, WLAN-Konfiguration, App-Installation, Kioskmodus und Sicherheitsrichtlinien. Anschließend sollten eine Konfigurationsänderung, ein App-Update und eine Supportanfrage simuliert werden. Bei Remote Control ist zu prüfen, ob die Funktion auf dem konkreten Gerätemodell ohne zusätzliche Benutzereingriffe verfügbar ist.

Auch die Bedienung der Verwaltungsoberfläche gehört zum Test. Ein System kann technisch leistungsfähig sein und trotzdem unnötig viel Einarbeitung erfordern. Die späteren Administratoren sollten deshalb selbst Profile anlegen, Geräte gruppieren und Richtlinien verteilen.

Kompakte MDM-Checkliste

Vor der Entscheidung sollten Unternehmen acht Fragen eindeutig beantworten können: Unterstützt die Lösung alle vorhandenen und geplanten Geräte? Lassen sich die betrieblichen Anwendungen zuverlässig verteilen? Sind die benötigten Kiosk- und Sicherheitsfunktionen vorhanden? Funktioniert Remote Support mit den konkreten Gerätemodellen? Entspricht die Datenverarbeitung den internen Datenschutzvorgaben? Ist die Administration mit den verfügbaren Mitarbeitern zu bewältigen? Sind alle Lizenz-, Einführungs- und Supportkosten transparent? Wurde das System unter realen Bedingungen getestet?

Bleiben mehrere dieser Fragen offen, sollte noch keine langfristige Vertragsentscheidung getroffen werden.

Fazit: Der Anwendungsfall entscheidet über das passende MDM-System

Das richtige MDM-System ist nicht automatisch die Lösung mit den meisten Funktionen oder dem bekanntesten Namen. Entscheidend ist, wie gut das System den Gerätebestand, die Arbeitsabläufe und die Sicherheitsanforderungen des Unternehmens abbildet.

Microsoft Intune, SOTI MobiControl, Workspace ONE , Ivanti und COSYS MDM verfolgen unterschiedliche Schwerpunkte. Ein sinnvoller Vergleich ist deshalb erst möglich, wenn die eigenen Anforderungen klar dokumentiert sind.

Unternehmen sollten zunächst Geräte, Betriebssysteme, Nutzungskonzepte und notwendige Funktionen erfassen. Anschließend können geeignete Anbieter ausgewählt und in einer Testumgebung geprüft werden. So entsteht eine Geräteverwaltung, die nicht nur auf dem Papier überzeugt, sondern im laufenden Betrieb Sicherheit, Geräteverfügbarkeit und Wirtschaftlichkeit verbessert.

COSYS unterstützt Unternehmen bei der Auswahl und Einführung eines passenden MDM-Systems. Gemeinsam werden Gerätebestand, Betriebssysteme, Nutzungskonzepte und notwendige Funktionen betrachtet. Auf dieser Grundlage lässt sich prüfen, welches MDM-System zu den vorhandenen Prozessen passt. Ein unverbindliches Testsystem des jeweiligen Anbieters ermöglicht es, die Lösung vor einer Entscheidung mit den eigenen Geräten und Anwendungen praktisch zu erproben.

Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.