MLU hilft Kommunen mit Softwarerobotern bei ihrer Digitalisierung

Öffentliche Verwaltung: Mehr Effizienz durch RPA
 

Mit RPA (Robotic Process Automation) werden wiederkehrende administrative Vorgänge von Softwarerobotern übernommen. Somit kann die Arbeitskraft der Mitarbeiter für anspruchsvollere Aufgaben zeiteffizient genutzt und die Arbeitsabläufe erleichtert werden. Im Rahmen des Landesprogramms „Digitales Rathaus“ möchten viele Gemeinden ihre Verwaltungsprozesse optimieren, indem sie digitale Möglichkeiten nutzen. Für die Bürgerinnen und Bürgern entstehen so neue Optionen für die digitale Kommunikation mit den Ämtern und bei typischen Verwaltungsangelegenheiten. Durch RPA kann die kommunale Verwaltung dann viele Prozesse voll- oder teilautomatisiert abwickeln ? unabhängig vom Kommunikationskanal. Künftig können Bürgerinnen und Bürger dann über die Homepage ihrer Gemeinde Anträge digital stellen, die dann automatisiert weiterverarbeitet werden („Dunkelverarbeitung“).

Für Matthias Rubröder, den Bürgermeister des Marktfleckens Villmar, steht fest, dass RPA durchaus sinnvoll ist als Ergänzung zu den Digitalisierungsstrategien der Kommunen: „Ich sehe da ganz deutlich eine Arbeitserleichterung, die durch RPA möglich ist. Wir sind in den Kommunen personell immer dünner besetzt ? da ist es ein großer Vorteil, wenn man den Kundenservice auf die Weise verbessern und beschleunigen kann. Die Bürger bekommen schnelle Antworten und Standardabläufe können schnell und sicher abgewickelt werden“, so Rubröder.

Aktuell stellt beispielsweise das Land Hessen die Digitalisierungsplattform civento zur Verfügung. Mit ihr können Kommunen Anträge mit einem durchgängigen elektronischen Prozess bearbeiten. Die MLU Matthias Leimpek Unternehmensberatung hat nun ein Konzept entwickelt, das die jeweilige Kommune dabei unterstützt, ihre Digitalisierung prozessual zu optimieren.

Die Kommunen stecken bereits mitten im Prozess der Digitalisierung, was von vielen Bürgern mittlerweile nicht nur begrüßt, sondern auch erwartet wird, weiß Bürgermeister Rubröder: „Die jüngere Generation kann sich das kaum noch anders vorstellen, als Anträge und ähnliches online auf den Weg zu bringen“, so der Bürgermeister von Villmar. Durch die Corona-Pandemie sei die Digitalisierung der Kommunen nun deutlich beschleunigt worden.

Auch die notwendige interne und externe Kommunikation gehört zu der Leistung, die die MLU den Kommunen anbietet. Sie teilt ihr Projekt in zwei Stufen ein: Zunächst erfolgt eine Prozessanalyse, um beispielsweise Verwaltungsprozesse ohne Unterschrift zu digitalisieren. Der Antrag für Fördermittel des Landes Hessen 2021 wird mitsamt einer umfassenden Projektplanung und einem Vorgehensmodell vorbereitet. Im zweiten Schritt hilft die MLU der Kommune, die digitalen Lösungen effizient umzusetzen. Dazu gehören das digitale Behördenpostfach, die Anwendung der Prozessplattform civento mit Integration von Musterprozessen und die Umsetzung des Onlinezugangsgesetz. Dabei werden alle Kommunikationswege berücksichtigt, von der analogen Präsenz im Bürgerbüro über den medialen Kontakt via Homepage oder App und weiterhin auch postalisch.

Die MLU analysiert also zunächst den Status-Quo der Verwaltungsprozesse und die Voraussetzungen beim Auftraggeber, um die erforderliche Digitalisierung effizient einzuführen und dabei alle relevanten Parameter und vorhandenen Möglichkeiten zu berücksichtigen.

Wenn die jeweilige digitale Plattform technisch implementiert ist, werden die momentanen Prozesse gesichtet und schrittweise beispielsweise durch RPA-Lösungen optimiert: Die Prozessbibliothek von civento umfasst aktuell Vorlagen für rund 60 kommunale Verwaltungsprozesse. Die ausgewählten Prozesse werden den Bürgern nun auf der Homepage der Kommune zur Verfügung gestellt. Schließlich werden die noch erforderlichen Schritte der Sachbearbeiter digitalisiert und in Prozessschritte des Softwareroboters programmiert.

Durch die Digitalisierungsplattform des Landes ? ekom21 ? seien die Kommunen bereits auf einem guten Weg, berichtet Bürgermeister Matthias Rubröder. Es sei jedoch natürlich notwendig, die digitalen Angebote ständig weiterzuentwickeln. Als typisches Beispiel, in dem die Softwareroboter durch RPA Arbeit übernehmen können, nennt der Bürgermeister eine Ummeldung: „Das Formular können die Bürger online ausfüllen, das kommt dann per Mail bei uns an und wird von da aus von uns weiterverarbeitet ? hier könnte ein Roboter programmiert werden, der diese immer gleichen Abläufe übernimmt.“

Das Projekt der MLU Matthias Leimpek Unternehmensberatung, RPA einzusetzen, um die Digitalisierung der Kommunen zu unterstützen, hält er für sehr sinnvoll. Gleichzeitig ist ihm wichtig, zu betonen: „Es geht uns dabei nicht darum, Personal einzusparen, sondern das Personal, das wir haben, sinnvoller und effizienter einzusetzen. Außerdem steht außer Frage, dass wir immer auch den persönlichen Kontakt zu den Bürgern aufrechterhalten wollen ? der Besuch der Gemeindeverwaltung wird natürlich auch weiterhin möglich sein.“

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