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Social Collaboration: Die E-Mail-Flut lässt sich verhindern – nicht nur nach Urlauben

Dirk Wipper (rechts) und Dirk Hellmuth von der beyond email GmbH
 

Der Blick ins E-Mail-Postfach ist für Urlaubsrückkehrer meist der totale Horror. Nicht selten dauert es mindestens einen Tag, um alle E-Mails zu checken. Firmen wie die Daimler AG praktizieren daher öffentlichkeitswirksam inszenierte Zero-E-Mail-Strategien. Andere, etwa ein Berliner Abgeordneter, bevorzugen das pauschale Löschen der elektronischen Post. Doch für Dirk Wippern und Dirk Hellmuth zeigt dies nur: „Die E-Mail-Flut ist für viele eines der großen ungelösten Probleme der Gegenwart!“ Nach Ansicht der beiden Geschäftsführer der Bonner beyond email GmbH resultiert es daher, dass die meisten Organisationen weiterhin mit einem völlig veralteten Werkzeug, der E-Mail, arbeiten, statt moderne Social-Tools für Informationen und deren Austausch zu nutzen.

Effizienter und effektiver

Urlaubsrückkehrer sind sofort auf dem neuesten Stand, ohne dass ihr E-Mail-Postfach überquillt, wenn Informationen zentral in einem Social Intranet gesammelt und bereitgestellt werden. „Zudem werden Nachfragen und Missverständnisse vermieden, da jeder sofort umfassend informiert ist“, erklären die Bonner Enterprise 2.0 – Experten. Werden Themen, Meetinginhalte, Dokumente oder Präsentationen zwischen mehreren Personen abgestimmt, minimieren Firmen-Wikis, -Blogs- und -Foren den Abstimmungsaufwand und später die Informationssuche. „Noch wichtiger ist, dass die Beteiligten, deren Postfach sonst mit zig – noch dazu für sie persönlich nicht einmal relevante – E-Mails geflutet würde, nun effizient arbeiten können“, wissen Wippern und Hellmuth. Werde etwa auf diese Weise eine Agenda für ein Meeting erarbeitet, würden bei zehn Teilnehmern im Vergleich zu einer Mail-basierten Koordination mindestens 50 E-Mails obsolet.

Vorhandene Technik nutzen

Unternehmen können die Empfehlungen der Bonner Social-Collaboration-Spezialisten sofort umsetzen, denn: „Die Technologien, die für diese Form der Zusammenarbeit benötigt werden, sind oft in der Unternehmens-IT bereits vorhanden“, erklären Wippern und Hellmuth, da die führenden Anbieter von Unternehmenssoftware diese immer stärker in ihre Standard-Produkte wie zum Beispiel Microsoft SharePoint, IBM Connections oder Salesforce Chatter integrieren. Unternehmen, die diese Möglichkeit jedoch nicht nutzen, müssen weiterhin damit leben, dass ihre Führungskräfte und Mitarbeiter mindestens ein Viertel ihrer Arbeitszeit mit dem Senden, Lesen und Löschen von E-Mails verbringen.

Weitere Informationen unter:
http://www.gestmann.de


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