Soft&Cloud startet IT Procurement Services: IT-Beschaffungen vor der Unterschrift prüfen

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Soft & Cloud erweitert ihr Angebot um IT Procurement Services

Prüfung von Verträgen, Lizenzbestand und Bedarf vor Verlängerung oder Neukauf

Unabhängige Empfehlung mit Kostenvergleich, die Entscheidung bleibt beim Unternehmen

Drei Stichtage, ein Muster: Microsoft ändert seine Preise mehrfach, im Juli und Oktober 2026 sowie im Januar 2027. Umso wichtiger ist es, den Überblick zu behalten. Deshalb startet Soft & Cloud die IT Procurement Services. Das Unternehmen analysiert vor der Unterschrift Verträge, Lizenzbestand und Bedarf unabhängig von Herstellern und Lieferanten und zeigt so Einsparpotenziale auf.

Bereits im Juli hat Microsoft die Preise vieler Microsoft-365-Pläne um fünf bis 33 Prozent angehoben. Seit dem 1. Oktober ist im Cloud-Solution-Provider-Programm (CSP) ein Aufschlag von fünf Prozent auf Server-Abos mit Jahreslaufzeit fällig, die monatlich bezahlt werden, etwa für Windows Server und SQL Server. Bestandskunden zahlen beides ab der nächsten Verlängerung.

„Die fünf Prozent sind kein Preis für die Software, sondern für die Zahlweise. Wer beispielsweise 200.000 Euro im Jahr für Windows Server und SQL Server ausgibt und monatlich zahlt, muss ab der nächsten Verlängerung 10.000 Euro mehr überweisen, ohne eine einzige zusätzliche Lizenz zu erhalten“, erklärt Philipp Mutschler, Geschäftsführer der Soft & Cloud GmbH. Auf das Jahr hochgerechnet entspricht dies einem Zinssatz von über zehn Prozent. „Diese Posten stecken in vielen Verträgen, fallen aber nur auf, wenn sie jemand vor der Unterschrift durchrechnet.“

Vertragsdetails bestimmen die Kosten

„Wer Verträge unverändert verlängert, zahlt oft für Konditionen, die er nie bewusst gewählt hat. Genau hier schaffen wir mit unseren neuen IT Procurement Services Klarheit“, betont Siegfried Kern, Head of IT Procurement Services bei Soft & Cloud. Das Problem ist nicht neu, verschärft sich aber zunehmend. Produkte, Lizenzmetriken und Vertragsbedingungen ändern sich laufend, bei einigen Herstellern werden die Preise inzwischen monatlich angepasst. Während Lieferanten sich täglich damit auseinandersetzen und bestens über die aktuellen Bedingungen informiert sind, verhandeln Unternehmen nur unregelmäßig und neben dem Tagesgeschäft.

Das führt zu einem deutlichen Ungleichgewicht am Verhandlungstisch. „Welche Funktionen ein Unternehmen tatsächlich einsetzt und bezahlt, sollte eine bewusste Entscheidung sein und nicht durch Bundling oder häufige Metrikwechsel vorgegeben werden“, so Kern. „Eine Auskunft vom Hersteller oder vom Lieferanten ist nicht falsch, aber nicht immer neutral. Und wer selbst recherchiert, braucht viel Zeit, die im laufenden Betrieb fehlt.“

Vertrag, Bedarf und Alternativen im Abgleich

Soft & Cloud prüft im Rahmen der IT Procurement Services Verlängerungen, Neukäufe und Modellwechsel bei Microsoft, Atlassian, Adobe, Autodesk und weiteren Herstellern. Dazu nimmt das Team Verträge, Lizenzbestand und tatsächliche Nutzung auf, gleicht sie mit dem Bedarf ab und rechnet die Szenarien in einem Kostenmodell durch: von der unveränderten Verlängerung über einen angepassten Lizenzmix und einen Wechsel des Vertragsmodells bis hin zu alternativen Bezugswegen und Kauflizenzen aus dem Gebrauchtmarkt.

Die Entscheidung bleibt beim Unternehmen

Die Prüfung schafft Transparenz über Kosten, Vertragsbedingungen und Alternativen und bildet die Grundlage für eine fundierte Beschaffungsentscheidung. Der richtige Zeitpunkt für eine Prüfung liegt mindestens drei Monate vor dem Verlängerungstermin sowie vor größeren Neuanschaffungen, bei einem Wechsel des Lizenzmodells, bei steigenden Kosten oder vor einer Cloud-Migration. Weitere Services, etwa für das laufende Vertragsmanagement, baut Soft & Cloud schrittweise unter dem Dach der IT Procurement Services auf.

„Wer einen Softwarevertrag unverändert verlängert, hat keine Entscheidung getroffen, sondern eine ausgelassen. Mit den IT Procurement Services schaffen wir die Grundlage dafür, dass sie bewusst getroffen wird. Herstellerunabhängig und am Bedarf des Unternehmens ausgerichtet. Das gilt selbstverständlich auch dann, wenn die Empfehlung nicht auf Lizenzen aus unserem Angebot fällt“, fasst Mutschler zusammen.

Weitere Infos zur Soft & Cloud GmbH: www.softandcloud.com

Die Soft & Cloud GmbH mit Sitz in Münster und München wurde 2014 gegründet und ist einer der führenden Händler von Softwarelizenzen aus dem Remarketing in Europa. Das Unternehmen erwirbt und vertreibt Nutzungsrechte für Unternehmenssoftware und Betriebssysteme, ist TÜV-zertifiziert und wird von BDO geprüft. Rund 50 Mitarbeitende betreuen Kunden in u.a. Deutschland, Italien, Spanien und Frankreich. Mit den IT Procurement Services analysiert Soft & Cloud zudem signifikante IT-Beschaffungen herstellerunabhängig und senkt die IT-Kosten von Unternehmen bei der Beschaffung.