Verwaltung sichtbar digitalisieren

Die Gemeinde Pullach i. Isartal ist eine moderne Kommunalverwaltung im Landkreis München, die ihren Bürgerinnen und Bürgern zahlreiche digitale Services bietet und die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse aktiv vorantreibt. Ein Baustein dabei ist die Einführung digitaler Türschilder und die Steuerung der Anzeigen zur Raumbelegung über die Buchungsplattform raum]für[raum.

Wenn Türschilder zum Verwaltungsaufwand werden

Digitale Lösungen entfalten ihren größten Mehrwert, wenn sie Verwaltungsprozesse vereinfachen. Ein Beispiel dafür ist der Einsatz von digitalen Türschildern. In vielen Kommunalverwaltungen werden Tür- und Raumbeschilderungen noch immer manuell gepflegt. Ändern sich Zuständigkeiten, Raumbelegungen oder Termine, müssen Informationen neu gedruckt und ausgetauscht werden. Das kostet Zeit und bindet Ressourcen. Genau mit dieser Herausforderung war auch die Gemeinde Pullach konfrontiert.

„Mit Blick auf eine effizientere Gestaltung von Prozessen innerhalb unserer Verwaltung wollten wir uns von statischen Türschildern verabschieden. Gesucht war eine Lösung, die aktuelle Informationen automatisch bereitstellt und den Verwaltungsaufwand spürbar reduziert.“Viktor Seitz, Leitung Stabstelle Informations- und Kommunikationstechnik,

Gemeinde Pullach i. Isartal

Flexible Arbeitswelten treffen auf statische Beschilderung

Noch arbeiten die Mitarbeitenden in vielen Verwaltungen überwiegend an festen Arbeitsplätzen. Räume und Schreibtische sind klar bestimmten Personen oder Funktionen zugeordnet. Entsprechend spiegeln Namensschilder und Raumkennzeichnungen die tatsächliche Nutzung wider.

Arbeiten Mitarbeitende jedoch an unterschiedlichen Stellen im Haus, wie dies in der Verwaltung der Gemeinde Pullach i. Isartal der Fall ist, oder wechseln innerhalb der Verwaltung den Fachbereich, ändern sich die Voraussetzungen grundlegend. Die tatsächliche Belegung der Arbeitsplätze wird dynamisch. Die Abbildung der Belegung mit einer statischen, personenbezogenen Raumbeschilderung ist somit nicht mehr möglich.

Die Verantwortlichen der Gemeinde Pullach i. Isartal suchten deshalb eine Lösung, aktuelle Belegungs- und Arbeitsplatzinformationen automatisiert bereitzustellen, ohne hohen Pflegeaufwand für die Mitarbeitenden oder die Administration zu verursachen.

Vom Buchungssystem direkt aufs Display

Gemeinsam mit mediaDIALOG führte die Gemeinde Pullach i. Isartal eine digitale Lösung zur automatisierten Raumbelegungsanzeige ein. Zum Einsatz kommen ePaper-Displays, die über den apartis ePaper Manager mit der Buchungsplattform raum]für[raum verknüpft sind. Die technische Integration erfolgte in Zusammenarbeit mit dem Technologiepartner meco IT. So entstand eine Lösung, die Raum- und Belegungsdaten automatisiert auf den jeweiligen Displays darstellt.

Die Administration verwalten jetzt die Zuordnungen der Arbeitsplätze und Räume zentral in raum]für[raum. Auf dieser Grundlage werden die Informationen für die digitalen Türschilder bereitgestellt. Ändern sich Zuordnungen, muss der Administrator sie lediglich in der Buchungsplattform aktualisieren. Die angeschlossenen ePaper-Displays übernehmen die Änderungen automatisch. Manuelle Anpassungen vor Ort entfallen.

Aus Kundenanforderungen entstehen Innovationen

Um die Belegungsinformationen auf den ePaper-Displays anzuzeigen, wurde zunächst ein automatisierter Export der entsprechenden Termindaten eingesetzt. Im weiteren Projektverlauf entwickelten mediaDIALOG und apartis die technische Anbindung über eine REST-API weiter. Heute werden die benötigten Daten über diese Schnittstelle an die Displays übertragen und dort automatisch angezeigt. Dadurch entsteht ein durchgängiger, automatisierter Prozess von der Buchung bis zur Anzeige auf dem Display.

Bei der Gemeinde Pullach i. Isartal wird die API-Schnittstelle explizit für das Ansteuern der digitalen Displays genutzt. Sie wurde jedoch so entwickelt, dass sie auch die Anbindung anderer Drittsysteme erlaubt, wie beispielsweise die von Schließsystemen. Dieses Beispiel zeigt exemplarisch, dass die Entwickler von raum]für[raum individuelle Kundenanforderungen weiterdenken und daraus innovative Lösungen schaffen, die eine Vielzahl von weiteren Anwendungsmöglichkeiten eröffnen.

ePaper-Displays als erster Schritt im Workplace-Management

Viele Institutionen und Behörden befinden sich gerade in einem ähnlichen Wandel wie die Gemeinde Pullach i. Isartal. Einerseits werden Arbeitsplatzkonzepte flexibler gedacht, andererseits bleiben traditionelle Beschilderungssysteme bestehen. Dies kann zu Irritationen führen, wenn beispielsweise die Namen an Bürotüren nicht mehr mit den tatsächlich anwesenden Personen übereinstimmen.

Digitale Displays ermöglichen den Einstieg in ein modernes Workplace-Management mit flexiblen Arbeitsplatz- und Raumbelegungen. Die Arbeitsplätze und Räume werden in raum]für[raum organisiert und gebucht. Die Belegungsinformationen übertragen sich automatisiert auf die angebundenen digitalen Displays und stehen dort in Echtzeit zur Verfügung.

Sowohl raum]für[raum als auch der apartis ePaper Manager sind herstellerunabhängig ausgelegt und unterstützen kompatible Displays unterschiedlicher Anbieter. Das schafft Flexibilität bei der Hardwareauswahl und erlaubt die individuelle Gestaltung der digitalen Beschilderung.

Wie raum]für[raum die Verwaltungsdigitalisierung unterstützt

Gerade für Organisationen, die ihre Arbeitswelten schrittweise modernisieren wollen, bietet raum]für[raum mit einem modularen Ansatz hohe Flexibilität. Die Lösung vereint gleich mehrere Aspekte des modernen Workplace-Managements auf einer zentralen Premium-Buchungsplattform.

raum]für[raum stellt der öffentlichen Verwaltung die Funktionen für ein umfassendes und zukunftssicheres Workplace-Management zur Verfügung – von der Arbeitsplatz- und Raumbuchung über die Verwaltung von Parkplätzen und Fahrzeugen bis hin zur Meeting-Organisation einschließlich Konferenztechnik, der Anbindung verschiedener Videokonferenzsysteme oder Catering. Dabei ist die Plattform so aufgebaut, sodass einzelne Funktionen nach und nach integriert werden können. Die Buchung erfolgt einfach und intuitiv aus den gewohnten Anwendungen heraus.

Neue Beschilderung für neue Arbeitswelten

Die digitalen ePaper-Displays ermöglichen es der Gemeinde Pullach i. Isartal, den gelebten Arbeitsalltag, bei dem viele Mitarbeitende an unterschiedlichen Stellen im Haus tätig sind, durch eine dynamische Raumbeschilderung abzubilden. Sie verfügt damit über eine automatisierte und zukunftsfähige Lösung. Änderungen werden automatisch übernommen, und aktuelle Informationen stehen jederzeit direkt vor Ort zur Verfügung. Der administrative Aufwand sinkt dadurch deutlich, manuelle Prozesse entfallen. Damit haben die Verantwortlichen die Grundlage für die flexible Arbeitsplatzorganisation geschaffen.

„Gemeinsam mit mediaDIALOG konnten wir unser Projekt schnell und pragmatisch umsetzen. Besonders überzeugt hat uns die enge Zusammenarbeit und die kontinuierliche Weiterentwicklung der Lösung entlang unserer Anforderungen. Das Zusammenspiel von raum]für[raum mit den ePaper-Displays sorgt dafür, dass Informationen immer aktuell dort angezeigt werden, wo sie benötigt werden. Das spart Verwaltungsaufwand und erhöht die Transparenz.“Viktor Seitz, Leitung Stabstelle Informations- und Kommunikationstechnik,

Gemeinde Pullach i. Isartal