Zeit kostet. Die Frage ist: Wie viel-

Eine Arbeitsstunde kostet Unternehmen in Deutschland heute durchschnittlich 45 Euro. 2025 sind die Arbeitskosten je geleisteter Stunde um 3,6 Prozent gestiegen. Seit 2020 hat sich eine Arbeitsstunde damit um 22,3 Prozent verteuert.

Bei solchen Zahlen lohnt sich eine Frage, die im Arbeitsalltag schnell untergeht: Wie viel Zeit kostet eigentlich die Art und Weise, wie ein Unternehmen seine Arbeitszeiten und Personalprozesse organisiert?

Denn Kosten entstehen nicht erst dort, wo eine Rechnung geschrieben wird. Sie entstehen auch durch manuelle Eingaben, Korrekturen, Rückfragen und Prozesse, die mehrfach bearbeitet werden müssen. Was bei einem einzelnen Vorgang kaum ins Gewicht fällt, kann sich bei mehreren hundert Beschäftigten zu einem erheblichen Aufwand summieren.

Fünf Minuten können einen Unterschied machen

Nehmen wir ein Unternehmen mit 250 Beschäftigten. Wenn sich durch digitale Prozesse im Durchschnitt nur fünf Minuten pro Mitarbeiter und Arbeitstag einsparen lassen, kommen bei 220 Arbeitstagen mehr als 4.500 Stunden im Jahr zusammen. Bei 45 Euro Arbeitskosten je Stunde entspricht das einer rechnerischen Größenordnung von rund 206.000 Euro.

Die Rechnung ist bewusst einfach gehalten. Sie ist keine Prognose und ersetzt keine individuelle Wirtschaftlichkeitsanalyse. Sie zeigt vielmehr, warum es sich lohnt, auch kleine Zeitverluste einmal in Euro zu übersetzen. Genau hier wird der Blick auf die heutigen Prozesse interessant. Rund 29 Prozent der deutschen Unternehmen erfassen ihre Arbeitszeiten laut Bitkom noch mit Excel-Tabellen oder handschriftlichen Stundenzetteln.

Damit beginnt der Aufwand häufig erst nach der eigentlichen Erfassung. Daten müssen übertragen, geprüft und gegebenenfalls korrigiert werden. In der Lohnabrechnung nennen 47 Prozent der deutschen Unternehmen nachträgliche Kontrollen und Korrekturen als Problem. Das zeigt eine Erhebung von SD Worx aus dem Payroll Proficiency Index 2023.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur, was eine digitale Lösung kostet. Sie lautet auch: Was kostet der bestehende Prozess?

Der ROI wird konkret

Mit dem neuen ROI-Rechner von ISGUS lässt sich genau diese Frage für das eigene Unternehmen durchspielen. Anwender geben individuelle Rahmenbedingungen wie Mitarbeiterzahl und Arbeitskosten ein und können damit berechnen, welches Einsparpotenzial sich aus effizienteren Prozessen ergeben kann.

Der Vorteil liegt weniger in einer vermeintlich magischen Zahl als in der Perspektive dahinter: Eine Investition in Workforce Management lässt sich nicht sinnvoll beurteilen, wenn ausschließlich die Anschaffungskosten betrachtet werden. Entscheidend ist das Verhältnis zwischen Aufwand und dem Nutzen, der im täglichen Betrieb entsteht.

Weniger manuelle Datenerfassung, weniger Korrekturen, kürzere administrative Wege und besser nutzbare Informationen können dabei ebenso eine Rolle spielen wie die Entlastung von HR und Führungskräften. Der ROI-Rechner macht aus dieser Überlegung eine konkrete Rechnung.

Workforce Management rechnet sich nicht nur bei der Zeiterfassung

Der wirtschaftliche Nutzen digitaler Personalprozesse entsteht häufig dort, wo mehrere Abläufe ineinandergreifen. ZEUS® Workforce Management von ISGUS verbindet deshalb Zeiterfassung, HR-Management, Personaleinsatzplanung, Betriebsdatenerfassung und Zutrittskontrolle innerhalb einer zentralen Systemlandschaft. Je nach Bedarf kommen die ZEUS® mobile App, SAP-Kommunikation oder die ISGUS Cloud hinzu.

Damit lassen sich Informationen über Prozessgrenzen hinweg nutzen, anstatt sie mehrfach zu erfassen oder zwischen unterschiedlichen Systemen zu übertragen. Arbeitszeiten können beispielsweise direkt für weitere Personalprozesse verwendet werden, während Planung und Auswertung auf einer gemeinsamen Datenbasis aufbauen.

Gerade bei steigenden Arbeitskosten gewinnt diese Verbindung an Bedeutung. Denn jede Stunde, die für eine unnötige manuelle Tätigkeit eingesetzt wird, fehlt an anderer Stelle.

Was kostet es, nichts zu verändern?

Die Frage nach dem ROI einer Software beginnt deshalb nicht bei der Software. Sie beginnt beim Status quo.

Wie viel Zeit fließt heute in manuelle Arbeitsschritte? Wo entstehen Korrekturen? Wie viele Prozesse laufen noch über Excel, Papier oder Medienbrüche? Und welchen Wert hätte die Zeit, die Mitarbeiter und Führungskräfte dadurch zurückgewinnen könnten?

Der ROI-Rechner liefert darauf eine erste individuelle Antwort. Er zeigt, welche Größenordnung das eigene Einsparpotenzial haben kann und schafft damit eine fundierte Grundlage für die weitere Diskussion.

Rechnen Sie selbst nach: Was kostet Sie noch Zeit?