Neue Software, Automatisierungen und KI sollen Unternehmen effizienter machen. Doch häufig wird lediglich ein schlechter analoger Prozess digital abgebildet – inklusive unnötiger Freigaben, komplizierter Schnittstellen und doppelter Arbeitsschritte. Das Ergebnis: mehr Tools, höhere Kosten und teilweise sogar langsamere Abläufe.
Digitalisierung macht einen schlechten Prozess nicht automatisch besser. Wer ineffiziente Abläufe einfach in neue Software überträgt, digitalisiert im schlimmsten Fall nur seine eigene Ineffizienz. Erst muss der Prozess funktionieren – dann lohnt es sich, ihn zu automatisieren. Nachfolgend lesen Sie, warum Unternehmen vor der nächsten Softwareinvestition zunächst ihre Prozesse hinterfragen sollten, wo durch Tool-Wildwuchs neue Ineffizienzen entstehen und wie sich Abläufe erst vereinfachen, standardisieren und anschließend sinnvoll digitalisieren lassen.
Digitalisierung beschleunigt Prozesse – sie korrigiert sie nicht
Viele Unternehmen beginnen ihre Digitalisierungsprojekte mit der Auswahl einer neuen Software. Dabei bleibt eine entscheidende Frage häufig unbeantwortet: Ist der zugrunde liegende Prozess überhaupt sinnvoll gestaltet? Denn Software beschleunigt bestehende Abläufe, beseitigt aber keine strukturellen Schwächen. Ein unnötiger Freigabeschritt verschwindet nicht, nur weil er digital erfolgt – statt einer Unterschrift wird künftig lediglich ein Button angeklickt.
Bereits Anfang der 1990er-Jahre zeigte der Managementforscher Michael Hammer, dass nicht die eigentliche Bearbeitungszeit das Problem vieler Prozesse ist, sondern die langen Liege- und Wartezeiten. Sein Beispiel einer Versicherung, bei der ein Antrag 22 Tage im Unternehmen blieb, obwohl die tatsächliche Bearbeitung lediglich 17 Minuten dauerte, verdeutlicht diesen Unterschied eindrucksvoll. Optimiert eine Software nur diese 17 Minuten, bleibt der eigentliche Engpass bestehen.
Hinzu kommt ein bemerkenswertes Paradox: Obwohl Unternehmen immer mehr in Informationstechnologie investieren, stagniert die Arbeitsproduktivität seit Jahren. Technologie allein schafft also noch keinen Produktivitätsgewinn, wenn ineffiziente Abläufe unverändert bestehen bleiben.
Mehr Tools bedeuten nicht automatisch mehr Effizienz
In vielen Organisationen entsteht mit jeder neuen Anwendung zusätzliche Komplexität. Besonders problematisch sind dabei die Übergänge zwischen den Systemen. Wo keine technische Schnittstelle existiert, entstehen manuelle Zwischenschritte – beispielsweise Exporte, Excel-Dateien oder doppelte Dateneingaben. Diese Tätigkeiten tauchen in Prozessbeschreibungen oft gar nicht auf, kosten jedoch täglich Zeit.
Gleichzeitig nimmt die Zahl der Kontextwechsel zu. Beschäftigte wechseln permanent zwischen verschiedenen Anwendungen, wodurch Konzentration verloren geht und Arbeitsabläufe unterbrochen werden. Parallel verteilt sich die Verantwortung auf immer mehr Systeme und Beteiligte. Am Ende fühlt sich niemand mehr für den gesamten Prozess verantwortlich, sodass Verzögerungen zwar sichtbar werden, ihre Ursache jedoch kaum noch nachvollziehbar ist.
Ein weiteres Symptom dieser Entwicklung ist Schatten-IT. Wenn Mitarbeitende generative KI oder andere Anwendungen außerhalb der offiziellen IT-Landschaft nutzen, geschieht dies häufig nicht aus Bequemlichkeit, sondern weil die vorhandenen Prozesse als zu langsam oder unpraktisch wahrgenommen werden. Schatten-IT ist deshalb oft weniger die Ursache eines Problems als vielmehr dessen sichtbare Folge.
Erst vereinfachen, dann standardisieren und automatisieren
Erfolgreiche Digitalisierung beginnt deshalb nicht mit Software, sondern mit Transparenz. Unternehmen müssen zunächst verstehen, wie Prozesse tatsächlich ablaufen und nicht nur, wie sie dokumentiert wurden. Gerade in komplexen Organisationen existieren oft zahlreiche Varianten eines Ablaufs, die in klassischen Workshops kaum sichtbar werden.
Anschließend sollte jeder einzelne Prozessschritt kritisch hinterfragt werden. Die wichtigste Frage lautet dabei nicht, wie sich ein Arbeitsschritt verbessern lässt, sondern ob er überhaupt notwendig ist. Viele Freigaben oder Kontrollschleifen existieren lediglich aus historischen Gründen und erzeugen heute keinen erkennbaren Mehrwert mehr. Erst wenn überflüssige Schritte entfallen, lohnt sich eine Standardisierung.
Im letzten Schritt folgt dann die eigentliche Automatisierung. Dabei zahlt es sich häufig aus, etablierte Standards der eingesetzten Software zu übernehmen, statt diese aufwendig an historisch gewachsene Sonderprozesse anzupassen. Gescheiterte Großprojekte zeigen, wie kostspielig es werden kann, wenn Unternehmen ihre bestehenden Abläufe unverändert in neue Systeme übertragen wollen.
Der eigentliche Engpass liegt zwischen Fachbereich und IT
Oft scheitern Digitalisierungsprojekte jedoch nicht an der Technologie, sondern bereits deutlich früher. Fachbereiche kennen ihre Anforderungen, während die IT die technische Umsetzung verantwortet. Fehlt eine gemeinsame Betrachtung des Gesamtprozesses, gehen wichtige Informationen bei der Übergabe verloren. Untersuchungen zeigen, dass Projekte erfolgreicher verlaufen, wenn beide Seiten Anforderungen gemeinsam entwickeln, anstatt sie nacheinander weiterzugeben.
Auch beim Einsatz von KI zeigt sich dieses Muster. Aktuelle Studien kommen übereinstimmend zu dem Ergebnis, dass der größte Hebel nicht im Algorithmus selbst liegt, sondern in der Neugestaltung von Arbeitsabläufen und Prozessen. Wer lediglich bestehende Ineffizienzen automatisiert, vervielfältigt sie im Zweifel sogar.
Digitalisierung ist deshalb keine reine Technologieentscheidung. Sie beginnt mit der Bereitschaft, bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen, unnötige Komplexität zu beseitigen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren. Erst wenn Prozesse schlank und nachvollziehbar gestaltet sind, kann Software ihr eigentliches Potenzial entfalten.
Über René Schröder
René Schröder ist Gründer und Geschäftsführer der RegSus Consulting GmbH in München. Seit über 20 Jahren begleitet er IT-Transformationen im DACH-Mittelstand sowie in regulierten Branchen wie Energie, Pharma und Finanzdienstleistungen. Sein Schwerpunkt liegt auf der Zusammenarbeit zwischen IT und Fachbereich. Er ist Autor mehrerer Bücher zu IT und Business, zuletzt „E-Mails über den Zaun werfen ist keine Kommunikation“ und „Wir irren uns gern gemeinsam“. Mehr Informationen unter: https://regsus.de/
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