Volle Auftragsbücher, steigende Kosten und wachsende Erwartungen setzen viele Handwerksbetriebe unter Druck. Statt für Entlastung zu sorgen, schafft Digitalisierung jedoch häufig neue Komplexität: Insellösungen, Medienbrüche und fehlende Übersicht prägen den Alltag. Wie clever Workflows Handwerksbetriebe dabei unterstützt, ihre Softwarelandschaften zu strukturieren, und warum offene Schnittstellen über Effizienz oder Stillstand entscheiden, zeigt ein Blick in die Praxis.
Der wirtschaftliche Alltag vieler Handwerksbetriebe ist von einem Widerspruch geprägt: Die Auftragsbücher sind gut gefüllt, doch unter dem Strich bleibt oft überraschend wenig übrig. Personalmangel, steigende Lohnkosten und hohe Anforderungen an Erreichbarkeit und Dokumentation treffen auf historisch gewachsene IT-Strukturen. In vielen Betrieben existiert eine lokal installierte Handwerkersoftware, ergänzt durch zahlreiche Insellösungen, die kaum miteinander kommunizieren. Die Folgen zeigen sich täglich im Betrieb: Informationen liegen verteilt, Zuständigkeiten sind unklar, Rückfragen zwischen Baustelle und Büro kosten Zeit, Daten werden mehrfach erfasst. Viele Betriebe hoffen, diese Probleme mit neuer Software zu lösen, und stehen nach teuren Einführungen dennoch vor ähnlichen Herausforderungen. „Ohne eine saubere Systembasis laufen Betriebe Gefahr, viel Geld zu investieren und trotzdem nicht effizienter zu werden“, warnt Chris Möck.
„Die meisten Probleme entstehen nicht, weil Software grundsätzlich schlecht ist, sondern weil Systeme nicht miteinander sprechen“, ordnet Chris Möck ein. Genau diese fehlende Verzahnung steht im Mittelpunkt der Arbeit von clever Workflows. Als auf das Handwerk spezialisierter Digitalisierungspartner unterstützt das Unternehmen Betriebe dabei, ihre Softwarelandschaft nicht in einzelnen Tools, sondern in zusammenhängenden Prozessen zu denken. Die Perspektive dafür entsteht aus der Kombination zweier Welten: Chris Möck bringt seine Erfahrung aus der Softwareindustrie ein, Mitgründer Artem Axt die Praxis aus dem eigenen Handwerksbetrieb. Dieser Ansatz prägt die Arbeitsweise von clever Workflows – im Fokus stehen nicht einzelne Funktionen, sondern Strukturen, die Prozesse verbinden, mit dem Betrieb mitwachsen und langfristig erweiterbar bleiben.
Was Handwerksbetriebe bei Software brauchen – und warum viele daran scheitern
In der Praxis zeigt sich schnell, welche Anforderungen Handwerksbetriebe an ihre Software wirklich stellen. Ein verlässlicher mobiler Zugriff von der Baustelle aus gehört ebenso dazu wie eine zentrale Foto- und Dokumentenablage, die für Büro und Außendienst jederzeit verfügbar ist. Eine digitale Bauakte dient dabei als gemeinsame Informationsquelle und verhindert Informationsverluste. Auch Angebots- und Rechnungserstellung müssen sauber in die bestehenden Abläufe eingebettet sein, statt zusätzliche Arbeitsschritte zu erzeugen. Anbindungen an Großhändler über Schnittstellen wie IDS oder DataNorm gelten inzwischen als Muss-Kriterium, um Medienbrüche zu vermeiden. Ergänzt wird dies durch eine übersichtliche Plantafel oder Disposition, mit der Teams ihre Einsätze klar planen können und relevante Informationen nicht verloren gehen. „Software muss den Alltag vereinfachen, alles andere ist kosmetische Digitalisierung“, bringt es Chris Möck auf den Punkt.
Trotz dieser klaren Anforderungen scheitern viele Digitalisierungsprojekte im Handwerk. Ein häufiger Fehler besteht darin, neue Systeme schrittweise „dranzuschrauben“, ohne die eigenen Prozesse zuvor vollständig zu analysieren und sauber zu strukturieren. Hinzu kommt der Einsatz branchenfremder Tools, etwa allgemeiner Projektmanagement-Software, die wichtige handwerksspezifische Funktionen und Schnittstellen nicht abbilden kann. Der Fokus liegt oft auf einzelnen Features, während die durchgängige Prozesskette von der Anfrage über die Baustelle bis zum After-Sales vernachlässigt wird. Das Ergebnis sind erneut Insellösungen – nur in modernerer Optik. „Digitalisierung funktioniert nur dann, wenn man sie vom Prozess her denkt und nicht vom einzelnen Tool“, betont Möck.
Offene Schnittstellen als entscheidender Vorteil
Der entscheidende Unterschied liegt dabei selten in einzelnen Funktionen, sondern in der Frage, wie offen und anschlussfähig ein System aufgebaut ist. Genau hier entfalten offene Schnittstellen ihren praktischen Nutzen. Sie ermöglichen es, dass verschiedene Programme Daten automatisch austauschen, statt Informationen mehrfach manuell erfassen zu müssen. Betriebe können Speziallösungen für einzelne Anforderungen – etwa Wartung, Ticketing oder Protokolle – an ihre Kernsoftware anbinden, ohne das gesamte System austauschen zu müssen.
Informationen stehen dort zur Verfügung, wo sie gebraucht werden: im Büro, auf der Baustelle oder in der Disposition. Das reduziert Rückfragen, Suchzeiten und Fehlerquellen erheblich. Gleichzeitig sorgt eine offene Systemarchitektur für Zukunftssicherheit, da neue Anforderungen häufiger durch zusätzliche Anbindungen gelöst werden können als durch kostspielige Systemwechsel. Bei Kunden von clever Workflows wurden so Effizienzgewinne von bis zu 60 Prozent erzielt. Im eigenen Handwerksbetrieb der Gründer wäre ohne diese Struktur nach eigener Einschätzung mindestens zwei zusätzliche Büroressourcen notwendig.
Offene Systeme bilden zugleich die Grundlage für den nächsten Entwicklungsschritt im Handwerk: Automatisierung und den gezielten Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Anwendungen wie automatisierte Nachkalkulation, intelligentes Lager oder digitale Vorzimmerfunktionen können echten Mehrwert schaffen – ihr Potenzial entfalten sie jedoch nur, wenn die zugrunde liegende Softwarebasis stimmt und Prozesse bereits sauber automatisiert sind. Ohne vernetzte Systeme bleibt KI Stückwerk. „KI ist kein Wundermittel, sondern ein Verstärker, und der funktioniert nur, wenn die Grundlagen sauber gelegt sind“, ordnet Chris Möck ein.
Orientierung statt Bauchgefühl
Für Handwerksbetriebe bedeutet das vor allem eines: Softwareentscheidungen sollten nicht auf Namen, Versprechen oder Bauchgefühl basieren, sondern auf echter Handwerkstauglichkeit und langfristiger Anschlussfähigkeit. Wer die eigenen Prozesse kennt und auf vernetzte Systeme setzt, reduziert Verwaltungsaufwand, schafft Transparenz und entlastet Teams spürbar – ein entscheidender Faktor in Zeiten von Fachkräftemangel. Um genau diese Prozesse sichtbar zu machen und fundierte Entscheidungen zu ermöglichen, bietet clever Workflows einen kostenfreien Digitalisierungscheck an, der Betrieben eine klare Orientierung für die nächsten Schritte gibt.
Sie möchten wissen, wie gut Ihre aktuelle Softwarelandschaft zu den Prozessen Ihres Betriebs passt und welches Effizienzpotenzial darin steckt? Dann lassen Sie diese von Chris Möck und Artem Axt von clever Workflows (https://clever-workflows.de/) in einem kostenlosen Digitalisierungs-Check strukturiert analysieren.
Pressekontakt:
Axt & Möck Consulting GmbH
chris.moeck@clever-workflows.de
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Offene Schnittstellen oder Sackgasse? Digitalisierungsexperte Chris Möck von clever Workflows über Software-Fehler im Handwerk hinzugefügt von ots am
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